Клерк.Ру

Дельные советы (бери и делай): как сократить затраты вашей организации на работу с документами в 5 раз

229

Рано или поздно руководитель любой организации, подсчитывая полученную или недополученную прибыль, начинает задаваться вопросом: «А нужно ли содержать такое большое количество офисного персонала? Чем все эти люди вообще заняты?». Речь идет о персонале, который не формирует выручку, а несет поддерживающие функции. К таким сотрудникам обычно относят секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров, сотрудников ОЦО, делопроизводителей, архивистов, юристов, бесконечное количество ассистентов и т.д.

Для начала стоит выделить причины, которые влекут за собой увеличение штата:

  • рост бизнеса и естественное увеличение количества операций (объем документов, проверка и ввод данных и т.д.);
  • требования госорганов по формированию новых отчетов и статистики в сжатые сроки;
  • неэффективно организованные внутренние процессы (когда вместо прямой, в организации клубок процессов);
  • низкая эффективность персонала (низкая дисциплина, отсутствие контроля, нежелание работать в полную силу, проблемы с мотивацией);
  • желание линейных руководителей управлять не отделами, а департаментами.

Как только на повестке возникают обозначенные выше вопросы, каждый сотрудник, который находится под прицелом оптимизации, пытается доказать свою незаменимость. Здесь мы рекомендуем использовать подход: доверяй но проверяй.

Контроль исполнительской дисциплины

Время прихода и ухода сотрудников (нахождение на рабочих местах) — справиться с данной задачей поможет система контроля управлением доступа (СКУД), а также видеонаблюдение. В настоящее время, при наличии СКУД, без труда и нарушения гражданских свобод, можно получить автоматический отчет о времени нахождения работников на территории офиса.

Мониторинг активности сотрудников за персональным компьютером — здесь не ведется речь о слежке за каждым действием сотрудника. В настоящее время существуют инструменты, которые позволяют вести учет, например, того, с какой периодичностью сотрудник вводит данные в бухгалтерскую программу, какой временной интервал между операциями, сколько по времени сотрудник работал в той или иной системе.

Если основной задачей работника является ввод данных в 1С, а по отчету видно, что он работал в ней лишь ⅔ от своего рабочего времени, вот здесь должен возникнуть вопрос — чем он занимался в остальное время?

Постановка задач только в письменном виде с указанием сроков их выполнения и назначения ответственного лица. Любые задачи (подготовка отчетов по результатам совещаний, согласование договора с контрагентом, подготовка претензии и т.д.) должны быть зафиксированы в ERP системе (допустим Битрикс 24). В настоящее время любая ERP система позволяет по итогам любого периода сделать выгрузку по общему количеству задач, с детализацией на те, которые были выполнены в установленные сроки и с их нарушением.

Хронометраж рабочего дня специалиста — проведите хронометраж рабочего дня специалиста. Для этого попросите его на протяжении недели последовательно фиксировать в специальной таблице (лучше в бумажном виде) любые осуществляемые им действия с указанием количества затраченного времени. Получив отчет, вы сможете провести тестовые замеры и определить реальные сроки на выполнение задач. Также полученные результаты можно сверить с общедоступными существующими нормативами. Несомненно, данная информация позволит изменить ряд текущих процессов и повысить их эффективность.

Определите нормы выработки на сотрудника. Их можно привязать к количеству выполняемых операций (допустим, полный спектр по обработке входящего документа или количество проводок, которые сотрудник должен отработать в системе и т.д.). Понимая динамику изменения объемов, можно будет легко оценить потребность в дополнительном персонале и уровень загрузки текущих сотрудников.

Посчитали и прослезились. Как посчитать реальную стоимость операций

Любая операция, которую осуществляет сотрудник (обработка документов, занесение информации в бухгалтерские программы, проверка реквизит, подготовка документов к отправке) имеет для организации реальную стоимость. Складывается она, обычно из суммы всех выплат сотруднику (з/п, отпускные, премии), с учетом налогов, затрат на использование офисных площадей, административную поддержку (кадровое и бухгалтерское сопровождение работника, ИТ-поддержку) и т.д., поделенную на общее количество выполненных за отчетный месяц однотипных операций.

Например, по нашим подсчетам, средняя стоимость приемки, обработки и подготовки к хранению 1 документа (полный цикл с подсчетом затрат на всех работников, кто осуществлял хоть малейшее действие с документами), без учета его дальнейшего хранения, в организации может составлять до 250 рублей.

Понимая реальное количество входящих в организацию документов в рамках года, нетрудно подсчитать общий объем затрат. Сумма может вас неприятно удивить.

Но стоит немного изменить текущие процессы и стоимость может быть сокращена до 50-70 руб. за 1 документ. Не плохо, да? И такой подсчет можно сделать по каждой операции и найти пути для оптимизации.

ВАЖНО: Если вы хотите определить стоимость любой операции по работе с документами и понять, за счет чего и насколько можно повысить эффективность текущих процессов, мы бесплатно вам в этом поможем. Опишите процесс, задачу, которую хотите решить, и направьте свой вопрос на адрес info@archiv.ru.

Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.

Как можно повысить эффективность процессов работы с бухгалтерскими и финансовыми документами

Понимая реальную себестоимость каждой операции, которую выполняют ваши работники, можно передать непрофильные, часто повторяющиеся функции аутсорсеру, если предлагаемая ими стоимость позволит вам сэкономить.

Выделите и локализуйте дублирующие функции сотрудников (например, ввод данных с одного документа в различные системы, ксерокопирование, сканирование и т.д.)

Оптимизируйте количество проверок правильности оформления документов (задайте себе вопрос — для чего они нужны) и максимально их автоматизируйте (так исключается риск человеческой ошибки).

Что еще можно сделать:

  • оптимизировать процесс работы с ошибочными документами;
  • организовать единый центр сбора и проверки документов;
  • провести нормирование на каждую операцию (поможет реально определять потребности персонала);
  • использовать при работе с документами штрихкод, его наличие позволит решить большое количество проблем, а также вести учет их местонахождения.

А есть ли утвержденные нормы выработки?

В интернете, на государственных порталах, а также на сайтах профильных ассоциаций можно попробовать найти нормативы на необходимые вам действия. Вот, например, Постановление от 26 марта 2002 года N 23. старенький документ, но очень любопытный. Здесь есть нормы для подготовки, утверждения и согласования различных документов.

Вот, как пример, нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству):

Используя подобные исходные данные, можно определить, сколько каждый специалист должен тратить времени на выполнение отдельной задачи. Несомненно, с учетом внедрения современных технологий и уровня автоматизации, существующие нормативы необходимо актуализировать под свою организацию, а большую их часть разрабатывать с нуля.

ВАЖНО: Если вы хотите найти норматив или определить нормы выработки на конкретные действия, можете описать задачу, направить свой вопрос на адрес info@archiv.ru и мы, с учетом нашего 20 летнего опыта, постараемся вам помочь. Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.

Типичные ошибки руководителя

Если вы руководитель и сейчас с негодованием качаете головой, то не спешите с выводами, а для начала просмотрите список типичных ошибок:

  1. Поручение специалисту непрофильной работы. Вы требуете от бухгалтера подготовить документы для участия в тендере, хотя в должностной инструкции об этом ни слова. Чтобы выполнить задачу придется сначала изучить нормативку, сами документы по тендеру и только потом подготовить нужные бумаги. Времени на эти действия бухгалтер потратит гораздо больше, чем если бы этим вопросом занялся профильный специалист по закупкам.
  2. Обратная ситуация — передача сотруднику слишком простой работы, которая занимает только незначительную часть его рабочего дня. В остальное время он просто остается без дела. Необходимо или перевести такого работника на неполный рабочий день или сменный график, или перераспределить обязанности в коллективе по-другому.
  3. Несвоевременная поставка ресурсов. Работник и рад бы распечатать документы, но нет бумаги для принтера. Здесь надо пересмотреть систему снабжения.
  4. Забюрократизированность. Чтобы получить новую компьютерную мышку менеджеру придется пройти с опросным листом пять кабинетов, где все кому не лень — от старшего администратора до младшего дворника подтвердят, что мышь ему действительно нужна. Сделайте процесс получения необходимых ресурсов и оборудования для работы более простым и оперативным.
  5. Сезонность и зависимость от потока клиентов в течение дня. Имеет значение как время года (например, более востребованы работы по строительству дачных домов — весной и летом), так и время дня. Например, в юридическую консультацию основной поток клиентов приходит до 15 часов, стоит ли устанавливать режим работы до 20:00?
  6. Бесплатная нагрузка. Если работнику поручили, в нагрузку, выполнять функцию, которая не была ранее обозначена в его должностной инструкции и при этом за данную работу не осуществляется доплата — результат не будет соответствовать вашим ожиданиям, а сотрудник будет всячески уклоняться от ее исполнения. оформите все по правилам — заключите допсоглашение, внесите изменения в должностную инструкцию, обозначьте доплату, и осуществляйте ее, при условии, что работник качественно выполняет данную функцию.

Есть и множество других факторов, из которых можно сделать вывод, что неорганизованность работы сотрудников — следствие неверно построенных регламентов работы внутренних процессов в организации. А за это отвечает уже руководитель.

Еще один бесспорно важный момент — автоматизация.

Как автоматизировать процессы по обработке документов

Чтобы обработать любой документ, требуется произвести несколько последовательных действий:

  • проверить корректность (по той ли форме представлен, есть ли все необходимые реквизиты, подписи и т.д.);
  • зарегистрировать документ;
  • провести его в программе или системе (например, в 1С и CRM);
  • подшить, архивировать документ.

И это при условии. что не потребовалось отправлять документ на доработку, исправление и потом повторять цикл заново.

При помощи автоматизации можно ускорить время обработки на каждом этапе.

  • Отсканировать документ и распознать;
  • Загрузить его на компьютер или в электронный сервис, где он будет автоматически проверен на ошибки и зарегистрирован, а данные из него подгружены в учетную программу;
  • Провести документ;
  • Направить его виртуальный образ в электронный архив, а оригинал в архивное хранилище.

Автоматизация процессов обслуживания документов, позволяет существенно ускорить их обработку. Это означает:

  • увеличение объемов документации, который может обработать один специалист;
  • освобождение времени работника на другие ключевые задачи, например, обслуживание клиентов, работа с задолженностями, изучение нормативки, проведение инвентаризации и т.д.;
  • для руководства это возможность существенно снизить издержки, в том числе за счет сокращения людских ресурсов в компании.

Делис Архив поможет вашей организации правильно рассчитать текущие затраты на работу и обслуживание документов и предложит варианты по их сокращению в 3-5 раз. Также мы сканируем документы, внедряем системы электронных архивов, осуществляем хранение документов на выгодных условиях.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог