Берем на заметку и внедряем у себя: госорганам сказали, как работать с электронными документами

На государственном уровне давно ведется работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. А вот организации не все еще пользуются электронными документами. Не в последнюю очередь от того, что нет четкого понимания, как организовать систему электронного оборота и хранения (прежде всего внутри организации). Недавно были утверждены требования к системам ЭДО и хранения электронных документов в архивах госорганов, из них можно почерпнуть много полезного.
3,1 тыс. 687
Берем на заметку и внедряем у себя: госорганам сказали, как работать с электронными документами

На государственном уровне давно ведется работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. А вот организации не все еще пользуются электронными документами. Не в последнюю очередь от того, что нет четкого понимания, как организовать систему электронного оборота и хранения (прежде всего внутри организации). Недавно были утверждены требования к системам ЭДО и хранения электронных документов в архивах госорганов, из них можно почерпнуть много полезного.

Хранение электронных документов и электронный архив — разные понятия. Электронный архив создается с помощью программного обеспечения и является набором упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Хранение электронных документов — часть системы хранения документов организации, которая является одним из основных процессов делопроизводства. Бумажный документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.

Электронный архив создается помещением электронных копий документов в базу данных. Но это — не хранение, а облегчение доступа. Электронный документ — это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

Системы электронного документооборота существенно сокращают трудовые затраты на обработку документов и предоставляет гораздо большие возможности по поиску, классификации, созданию, анализу документов.

В России давно ведется работа по стандартизации и унификации принципов построения документооборота, переходу на безбумажные технологии в сфере государственных услуг, оптимизации взаимодействия государственных учреждений. К системам электронного документооборота, используемых в госсекторе, предъявляются особые требования.

Как правильно осуществлять электронный документооборот и хранить электронные документы?

Делопроизводство в государственном секторе подчиняется требованиям и регламентам, основанным на ГОСТах и правовых актах, на основе которых четко описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Разработаны «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020 г. Это сводный регламентирующий документ, содержащий главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в государственных органах при организации внутренней деятельности.

Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.

Но систематизировать электронный документооборот и электронные архивы необходимо и коммерческим организациям, так как требования к документам и их хранению регламентируются законодательством.

СХЭД в архиве государственного органа — информационная система, обеспечивающая включение электронных документов и электронных копий документов (переданных из СЭД или иных информационных систем государственного органа), их учет, управление хранением, доступ к документам до уничтожения или передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Делис Архив не только осуществляет хранение бумажных документов и организует для вас их сканирование, но и поможет упростить и систематизировать работу с документами внутри организации с помощью электронного архива.

Обязательные требования к СХЭД:

  • организация работы с документами в СЭД и СХЭД должна соответствовать нормативным правовым актам Российской Федерации, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах;
  • взаимодействие с иными государственными системами данных;
  • обеспечение многокритериального поиска документов;
  • формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему;
  • обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД;
  • обязательное использование ЭП;
  • протоколирование всех действий пользователя системы.

Эти принципы можно применить и к работе в СЭД и СХЭД коммерческой организации.

Но электронный обмен документами не избавляет от необходимости документацию хранить. Хранение документов в электронном виде должно быть правильно организовано и защищено, ведь сбой системы грозит потерей годами накопленной информации. Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива. Хранение документов — одна из функций любой организации, будь то коммерческая организация или государственное учреждение.

Типовые требования разработаны в целях формирования единой основы для систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов. Требования к СЭД и СХЭД в документе разделены.

Новые требования утверждают непрерывность жизненного цикла документа от создания до уничтожения в рамках автоматизированных информационных систем. Рассматриваются только функциональные требования.

Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Эти критерии компании лучше разработать самой или обратиться к специалистам.

Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД:

  • для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования;
  • в СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
  • создаваемые при включении документа в систему;
  • образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
  • используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
  • связанные с передачей на последующее хранение.

Метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения.

Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9):

«К функциям СЭД относится:

  • Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Отнесение документов к делам
  • Формирование описей дел, документов структурных подразделений
  • Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Мы уже как-то рассказывали о том, что такое экспертиза документов и экспертная комиссия и что будет, если нарушить правила уничтожения документов. Неважно какие у вас документы — бумажные или электронные, принимать решение об их уничтожении можно основываясь на решении экспертной комиссии. Вы же помните, что штрафы за нарушения сейчас ощутимо выросли?

Прием документов в СХЭД (п. 4.3):

«СХЭД должна обеспечивать:

  • Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности
  • Проверку электронных подписей документов
  • Проверку воспроизводимости электронных документов
  • Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

Типовые требования определяют формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».

Обратите внимание! Если вы используете электронные документы должна сохраняться возможность воспроизвести их в привычном виде (например, распечатать или отправить по электронной почте). Именно это имеется в виду под визуализацией. Иначе для вас электронный документ станет лишь набором нулей и единиц.

Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

Этим пунктом зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

  • резервного копирования электронных документов;
  • проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
  • конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы.

Про новые форматы — очень актуально, если вам необходимо загрузить документы в стороннюю программу Например, которая работает с файлами xls, т.е. Excel. Сможет ли ваша система переконвертировать файл в нужный вам формат? Сейчас многие бухгалтерские программы и сервисы работают с обычными сканами и даже фото документов, если вы используете электронный архив со скан-копиями, то сможете легко внести в программу даже большой объем данных, например, многостраничную накладную, счет, даже авансовые отчеты. Аналогично программы позволяют загружать и документы, созданные в электронном виде.

Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6):

Использование ЭД предполагает:

  • Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам
  • Многокритериальный поиск
  • Формирование архивных копий, справок выписок
  • Учет использования электронных дел.

Специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение, чаще всего это кадровые документы, отчеты различные положения и т.д.

Целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками.

Электронный архив имеет те же преимущества, что и электронный документооборот:

  • с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
  • электронные документы всегда доступны: в любой момент можно получить, распечатать, переслать, скопировать;
  • облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
  • упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая 0% ставку НДС.

Если вы выбрали технологию безбумажного документооборота или решили перевести ваши бумажные документы в электронный вид — обращайтесь в Делис Архив. Мы разработаем оптимальную систему документооборота и хранения документов.

Создание электронного архива

А также: организация электронного документооборота, делопроизвоства, хранение бумажных архивов

Узнайте как наладить ваш документооборот

Оставьте свои контактные данные и мы вас проконсультируем:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Начать дискуссию

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

16
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
11
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
283
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

88

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.

Интересные материалы

Ozon изменил принцип расчета сервисного сбора с ПВЗ

Теперь дорогие товары, которые выдает ПВЗ, будут гораздо меньше влиять на оборот и размер сервисного сбора.

43