Клерк.Ру

Берем на заметку и внедряем у себя: госорганам сказали, как работать с электронными документами

131

На государственном уровне давно ведется работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. А вот организации не все еще пользуются электронными документами. Не в последнюю очередь от того, что нет четкого понимания, как организовать систему электронного оборота и хранения (прежде всего внутри организации). Недавно были утверждены требования к системам ЭДО и хранения электронных документов в архивах госорганов, из них можно почерпнуть много полезного.

Хранение электронных документов и электронный архив — разные понятия. Электронный архив создается с помощью программного обеспечения и является набором упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Хранение электронных документов — часть системы хранения документов организации, которая является одним из основных процессов делопроизводства. Бумажный документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.

Электронный архив создается помещением электронных копий документов в базу данных. Но это — не хранение, а облегчение доступа. Электронный документ — это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

Системы электронного документооборота существенно сокращают трудовые затраты на обработку документов и предоставляет гораздо большие возможности по поиску, классификации, созданию, анализу документов.

В России давно ведется работа по стандартизации и унификации принципов построения документооборота, переходу на безбумажные технологии в сфере государственных услуг, оптимизации взаимодействия государственных учреждений. К системам электронного документооборота, используемых в госсекторе, предъявляются особые требования.

Как правильно осуществлять электронный документооборот и хранить электронные документы?

Делопроизводство в государственном секторе подчиняется требованиям и регламентам, основанным на ГОСТах и правовых актах, на основе которых четко описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Разработаны «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020 г. Это сводный регламентирующий документ, содержащий главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в государственных органах при организации внутренней деятельности.

Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.

Но систематизировать электронный документооборот и электронные архивы необходимо и коммерческим организациям, так как требования к документам и их хранению регламентируются законодательством.

СХЭД в архиве государственного органа — информационная система, обеспечивающая включение электронных документов и электронных копий документов (переданных из СЭД или иных информационных систем государственного органа), их учет, управление хранением, доступ к документам до уничтожения или передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Делис Архив не только осуществляет хранение бумажных документов и организует для вас их сканирование, но и поможет упростить и систематизировать работу с документами внутри организации с помощью электронного архива.

Обязательные требования к СХЭД:

  • организация работы с документами в СЭД и СХЭД должна соответствовать нормативным правовым актам Российской Федерации, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах;
  • взаимодействие с иными государственными системами данных;
  • обеспечение многокритериального поиска документов;
  • формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему;
  • обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД;
  • обязательное использование ЭП;
  • протоколирование всех действий пользователя системы.

Эти принципы можно применить и к работе в СЭД и СХЭД коммерческой организации.

Но электронный обмен документами не избавляет от необходимости документацию хранить. Хранение документов в электронном виде должно быть правильно организовано и защищено, ведь сбой системы грозит потерей годами накопленной информации. Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива. Хранение документов — одна из функций любой организации, будь то коммерческая организация или государственное учреждение.

Типовые требования разработаны в целях формирования единой основы для систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов. Требования к СЭД и СХЭД в документе разделены.

Новые требования утверждают непрерывность жизненного цикла документа от создания до уничтожения в рамках автоматизированных информационных систем. Рассматриваются только функциональные требования.

Не рассматриваются системно-технические требования, требования по информационной безопасности, надежности, требования к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД. Эти критерии компании лучше разработать самой или обратиться к специалистам.

Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД:

  • для того чтобы обеспечить соблюдение данных требований при хранении документов необходимо, чтобы при передаче документов на хранение в СХЭД они были аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования;
  • в СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
  • создаваемые при включении документа в систему;
  • образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
  • используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
  • связанные с передачей на последующее хранение.

Метаданные, связанные с документом, формируются на протяжении всего жизненного цикла документа, в том числе и на протяжении всего срока его хранения.

Подготовка к передаче документов на хранение в СХЭД (п.п. 3.8 и 3.9):

«К функциям СЭД относится:

  • Формирование и ведение номенклатуры дел
  • Отнесение документов к делам
  • Формирование описей дел, документов структурных подразделений
  • Экспертиза ценности документов, включающая в себя отбор электронных дел, документов, подлежащих передаче в СХЭД и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Мы уже как-то рассказывали о том, что такое экспертиза документов и экспертная комиссия и что будет, если нарушить правила уничтожения документов. Неважно какие у вас документы — бумажные или электронные, принимать решение об их уничтожении можно основываясь на решении экспертной комиссии. Вы же помните, что штрафы за нарушения сейчас ощутимо выросли?

Прием документов в СХЭД (п. 4.3):

«СХЭД должна обеспечивать:

  • Прием электронных дел, документов и описей структурных подразделений с проверкой комплектности
  • Проверку электронных подписей документов
  • Проверку воспроизводимости электронных документов
  • Формирование ответных сообщений о подтверждении или об отказе в приеме документов».

Типовые требования определяют формат контейнеров ЭД, представляющий из себя «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».

Обратите внимание! Если вы используете электронные документы должна сохраняться возможность воспроизвести их в привычном виде (например, распечатать или отправить по электронной почте). Именно это имеется в виду под визуализацией. Иначе для вас электронный документ станет лишь набором нулей и единиц.

Хранение электронных дел, документов в СХЭД (п. 4.5)

Этим пунктом зафиксированы требования к обеспечению СХЭД возможностей:

  • резервного копирования электронных документов;
  • проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
  • конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы.

Про новые форматы — очень актуально, если вам необходимо загрузить документы в стороннюю программу Например, которая работает с файлами xls, т.е. Excel. Сможет ли ваша система переконвертировать файл в нужный вам формат? Сейчас многие бухгалтерские программы и сервисы работают с обычными сканами и даже фото документов, если вы используете электронный архив со скан-копиями, то сможете легко внести в программу даже большой объем данных, например, многостраничную накладную, счет, даже авансовые отчеты. Аналогично программы позволяют загружать и документы, созданные в электронном виде.

Использование электронных дел, включенных в СХЭД (п. 4.2 и 4.6):

Использование ЭД предполагает:

  • Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам
  • Многокритериальный поиск
  • Формирование архивных копий, справок выписок
  • Учет использования электронных дел.

Специфических требований к системе долговременного хранения электронных документов много. На предприятиях имеется множество систем, которые генерируют документы, подлежащие долговременному хранению, или подразумевающие длительное хранение, чаще всего это кадровые документы, отчеты различные положения и т.д.

Целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками.

Электронный архив имеет те же преимущества, что и электронный документооборот:

  • с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
  • электронные документы всегда доступны: в любой момент можно получить, распечатать, переслать, скопировать;
  • облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
  • упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая 0% ставку НДС.

Если вы выбрали технологию безбумажного документооборота или решили перевести ваши бумажные документы в электронный вид — обращайтесь в Делис Архив. Мы разработаем оптимальную систему документооборота и хранения документов.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог