Факсимиле вместо подписи: когда можно применять, как учитывать и хранить

Применение факсимиле экономит время и помогает снять лишнюю нагрузку с руководителя и ответственных сотрудников. Но важно знать, в каких случаях можно использовать такой способ подписания документов, а в каких — это запрещено законом. Разберем подробно.

Факсимиле вместо подписи: когда можно применять, как учитывать и хранить

Что такое факсимиле

Факсимильная подпись (факсимиле) — это оттиск печати, который воспроизводит собственноручную подпись человека, или цифровое изображение подписи (скан-образ), которое вставляют в электронный документ.

С помощью факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому эта подпись принадлежит.

Например: с помощью факсимиле секретарь может проставить подпись руководителя на сотню поздравительных писем или почетных грамот.

Заказать факсимиле для физических документов можно в любой специализированной компании, которая занимается изготовлением штампов и печатей.

Изготовить цифровой вариант можно самостоятельно, а затем подписывать документы внутри программы (например, такая функция встроена в Adobe Reader и 1С).

Где можно применять

Согласно ч. 2 ст. 160 ГК использование факсимиле допускается в случаях:

  • предусмотренных законом;
  • иными правовыми актами;
  • соглашением сторон.
Например: инвалиды по зрению вправе применять факсимиле, которое заверено нотариусом и подтверждено специальным свидетельством, при совершении операций с наличными в банках (ст. 14.1 закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ).

Компании и ИП вправе использовать факсимиле в локальных документах.

Так, если руководитель принял решение об использовании факсимиле, он должен издать приказ (распоряжение). В приказе прописывают все ситуации, в которых можно применять факсимиле, указывают лиц, ответственных за работу с оттиском и его хранение. Можно разработать отдельное положение о порядке хранения и использования факсимиле на предприятии.

Внутри предприятия подписывать с помощью факсимиле можно следующие документы:

  • уведомления, извещения, приглашения различного формата;
  • благодарственные и поздравительные письма;
  • служебные удостоверения и пропуски;
  • почетные грамоты и наградные удостоверения.

Кроме того, бизнес вправе применять факсимиле в документообороте с контрагентами. Но в этом случае стороны должны зафиксировать свое согласие в письменной форме.

Согласие можно прописать в договоре с контрагентом (дополнительном соглашении) или заключить отдельное соглашение.

Пример условия о применении факсимиле в договоре:

Если организация планирует вести работу с контрагентом в рамках нескольких договоров, можно составить отдельное соглашение об использовании факсимиле для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом.

Организовать хранение большого объема документов помогает Делис Архив. Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют их качество, полноту и сроки поступления. Затем все документы сканируют и добавляют в облако или электронный архив.

Где применять запрещено

Согласно ч. 2 ст. 2 ГК гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основаны на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, включая налоговые и финансовые отношения.

Нельзя использовать факсимиле при подписании:

  • налоговой и бухгалтерской отчетности;
  • уведомлений, заявлений и запросов в налоговую и другие государственные службы;
  • первичную учетную документацию (накладные, акты выполненных работ и т. д.);
  • документы по кассовым операциям (приходные и расходные ордера, листы кассовой книги);
  • счета-фактуры, авансовые отчеты;
  • доверенности;
  • векселя;
  • платежные поручения и прочие финансовые документы;
  • документы, которые требуют заверения у нотариуса.
Кроме того, нельзя использовать факсимиле для подписания кадровой документации. Хотя четкие требования о запрете на применение факсимиле ТК не установлены, но Роструд отдельно подчеркивает этот момент в своих разъяснениях.

Как хранить и учитывать факсимиле

Цифровое изображение подписи лучше хранить на компьютере ответственного сотрудника, который защищен паролем и закрыт от доступа посторонних лиц.

Физическое клише хранят в сейфе. Порядок учета оттисков подписи законом не установлен. Но можно использовать тот же порядок, что и для учета штампов и печатей: завести журнал учета и отмечать в нем даты выдачи и возврата клише.

Пример:

олдлд

Доверьте хранение документов Делис Архив. Вы сможете не только сэкономить место, но и предотвратите вероятность порчи или утери документов, избежите риска разглашения персональных данных и коммерческой тайны.