Как восстановить документы: порядок действий, возможные проблемы и штрафы

Закон обязывает компании и предпринимателей хранить бухгалтерские и налоговые документы. Если случилась непредвиденная ситуация, документы были утеряны или уничтожены, их нужно восстановить. Расскажем, как это сделать и какая ответственность за невосстановление.

Как восстановить документы: порядок действий, возможные проблемы и штрафы

Причем не только данные (например, бухгалтерскую базу), но и сами оригиналы. Игнорирование этого процесса приведет к штрафам от ФНС, трудинспекции и других проверяющих.

Хранение документов

Все сделки и хозяйственные операции должны быть надлежащим образом задокументированы. Формы и содержание документов, за некоторым исключением, определяются руководителем компании. При этом существует обязательный минимум реквизитов, которые обязательно должны быть в каждом первичном документе:

  • наименование и дата составления документа;
  • информация о компании (предпринимателе);
  • данные о совершенной операции или сделке;
  • количественные характеристики операции, в том числе стоимостная оценка;
  • должности сотрудников, которые ответственны за совершение сделки;
  • подписи и фамилии должностных лиц.

Компании и предприниматели обязаны хранить учетные и иные документы, которые использовались для бухгалтерского и налогового учета, минимум пять лет после отчетного периода.

В зависимости от особенностей ведения учета конкретной компанией или предпринимателем, к подобным документам относятся:

  1. первичные учетные документы (акты, накладные и прочие);
  2. кадровые документы;
  3. регистры бухгалтерского и налогового учета;
  4. финансовая отчетность, включая аудиторские заключения;
  5. учетная политика, применяемая компанией.

Минимальные сроки хранения документов и иной информации могут устанавливаться как бухгалтерским, так и налоговым законодательством. Общий срок хранения документации, используемой для расчета налогов составляет пять лет, при этом для отдельных случаев (например, перенос убытком прошлых лет) срок может быть иным.

Поэтому после использования документов, необходимо заранее определить срок их хранения. После истечения этого срока — проводить периодические ревизии, в ходе которых оценивать необходимость хранения отдельных документов или данных о сделках.

Хранить документы необходимо в той форме, в которой они составлены. Переводить бумажные документы в электронный формат (оцифровывать) можно, но хранить бумажную версию все равно надо.

По электронным документам потребуется хранение в том числе данных для подтверждения подлинности электронной подписи, использованной в подобных документах.

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документации, а также — их защиту от изменений и подделки. За сохранность и передачу документов отвечает главный бухгалтер, а за организацию их хранения — руководитель компании. При смене должностных лиц необходимо организовать официальную передачу документов. Правила подобной передачи компания устанавливает самостоятельно.

Безопасное хранение документов, защита от кражи и других ЧП доступно клиентам Делис Архив. Мы сохранить бумажные документы,а по вашему желанию оцифруем их и создадим электронный архив, к которому вас будет доступ в любое удобное время.

Заказать сканирование и пользоваться электронным архивом целый год бесплатно

Утрата документов

При выявлении пропажи или утраты первичных документов, руководитель компании должен приказом назначить комиссию по расследования причин утраты документации. Созданная комиссия выявляет причину потери документов, утраты в результате чрезвычайного происшествия, кражи и т. д., и документально ее подтверждает.

Например, если информация была уничтожена во время пожара, этот факт подтверждается справкой органов противопожарной службы. Если имело место коммунальная авария, то она подтверждается документами от коммунальных служб.

Кроме выявления причин, комиссия должна провести инвентаризацию недостающих документов. Ревизия необходима для последующего восстановления информации. Данные о причинах потери и опись утраченных документов фиксируются специальным актом, утверждаемым руководителем компании. Подтверждающие документы (справки, описи, объяснительные и т. п.) прикладываются к акту, составленному комиссией.

Комиссия должна также определить виновных (если это, к примеру, сотрудники компании), варианты и сроки восстановления документов, ответственных лиц.

Следующий шаг — информирование налоговой инспекции о потере документов. Налоговое законодательство не обязывает компанию сообщать об утрате документов, однако это выгодно самой организации, особенно если в этот момент проходит камеральная или иная проверка.

Кроме того, в период восстановления организация может получить требование о предоставлении пояснений или документов, например, к декларации по НДС или УСН. Если заранее заявить об утрате данных, то у инспекции не возникнет подозрения, что документы пропали в такой неподходящий момент — при получении требования.

Для информирования налоговой службы организация и предприниматель должны обратиться в инспекцию по месту учета с соответствующим заявлением, составленным в произвольной форме. К заявлению следует приложить подтверждение причины утраты документов, копию акта комиссии. Направление в ИФНС заявления не освобождает от обязанности восстановить утраченные документы, это потребуется в любом случае.

Восстановление документов

Начать процесс восстановления можно с банковских выписок. На основе этих данных вы получите перечень контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Каждому из контрагентов необходимо направить официальный запрос с просьбой прислать копии первичных документов, которые оформлялись в рамках договора (запрашивать стоит документ с указанием конкретного периода и отсылки к договору).

Дополнительно необходимо сформировать и направить контрагентам акты сверки расчетов. Это поможет выявить договоры и сделки, которые по каким-либо причинам не отразились в банковских документах, например, если по какой-то поставке еще не проходила оплата.

При получении от партнеров документов, необходимо начать процесс восстановления регистров по расчетным счетам: формировать обороты за несколько периодов и сальдо на отчетную дату. После получения всех актов сверки у вас будет полная информация о расчетах с контрагентами.

Данные по наличным расчетам можно получить через ОФД, если вы используете онлайн-кассу. Если речь идет о расчетах с сотрудниками: выплата зарплаты, выдача подотчет и т. п., то восстановить такие сведения будет сложнее. Можно попробовать запросить у работников сохранившиеся расчетные листки, проверить служебную переписку, где обсуждались вопросы командировок и т. д.

Проще восстановить нужные документы, если организация создавала электронный архив. Его данные не всегда могут быть юридически значимыми (например, отсканированные трудовые договоры), зато можно будет переподписать их в электронном виде или распечатать дубликаты и заверить личными подписями.

Особый подход к хранению кадровых документов: подготовка к архивному хранению, формирование личных дел, защита персональных данных, оцифровка документов, выдача справок по запросу государственных органов или сотрудников. Доверьте работу с кадровыми документами опытным специалистам Делис Архив.

Оставьте заявку и мы рассчитаем стоимость услуги

Восстановить документы по бывшим сотрудникам намного труднее. Если удастся с ними связаться, действия будут такими же, как описано выше — запрос документов, которые есть на руках (расчетные листки, трудовые договоры, соглашения, трудовые книжки и т. п.), а потом переподписание. Если контакта не будет, остается только использовать цифровые копии или распечатывать их, заверять печатью и подписью ответственного лица компании и делать отсылку к акту комиссии.

Запросить сведения о работе (те, которые ранее сдавались по формам СЗВ-ТД) можно в Пенсионном фонде. Также, если отчетность сдавалась в бумажном виде, можно попробовать запросить копии отчетов (6-НДФЛ, РСВ) в налоговой службе, 4-ФСС в Фонде социального страхования, СЗВ-М в ПФР и так далее. Если отчеты сдавались электронно, то доступ к ним у компании сохранится через оператора ЭДО.

По материальным ценностям — основные средства, ТМЦ, капитальные вложения — необходимо провести внеплановую инвентаризацию. По рассчитываемым суммам (например, амортизации) потребуется создать комиссию для определения СПИ и степени износа основных средств и иных объектов. На основании этой информации вы сможете рассчитать накопленную амортизацию. Документы о приобретении ОС и других ТМЦ можно будет получить через контрагентов.

Необходимо проверить и собрать информацию из открытых источников. Например, финансовую отчетность можно получить из государственного информационного ресурса бухгалтерской отчетности (ГИР БО).

Важнейший шаг при восстановлении документов — запрос сверки и информации с налоговым органом. ИФНС обязана по запросу предоставить справки о состоянии расчетов с бюджетом и об исполнении обязанности по уплате налоговых платежей. Также инспекторы могут прислать информацию из ЕГРЮЛ и справку о ваших открытых расчетных счетах.

На основании восстановленной документации и полученных сведений организация должна заново сформировать остатки и обороты по бухгалтерскому и налоговому учету.

Далее необходимо сформировать отчетность и рассчитать налоговые обязательства. Если показатели совпадут с полученными данными из ФНС, ПФР и ФСС, то документы восстановлены в полном объеме. Если будут расхождения, то потребуется либо продолжать восстановление документов, либо подавать уточненные декларации и в дальнейшем рассчитывать платежи в бюджет на основании восстановленных данных по доходам и расходам.

Штрафы за отсутствие документов

За нарушение правил работы с первичными документами установлена ответственность. Налоговый кодекс предусматривает следующие штрафы:

  • за отсутствие документов, если это не привело к занижению налоговой базы — 10 тысяч рублей;
  • если нарушения касаются двух и более налоговых периодов — 30 тысяч рублей;
  • если из-за отсутствия документации была занижена налоговая база — 20% от суммы недоимки, но не менее 40 тысяч рублей.

Дополнительно для должностных лиц, ответственных за учет и контроль документации, установлены штрафы от 5 до 10 тысяч рублей при первом нарушении и от 10 до 20 тысяч — при повторных ошибках. При установлении наказания не играет роли общее количество утраченных документов, имеет значения только последствия этой ситуации.

Отсутствие документов может привести к более значительным штрафным санкциям. Если у налогоплательщика будут отсутствовать документы, подтверждающие принятие к учету товаров (работ, услуг), то при налоговой проверки может быть отказано в праве на вычет «входного» НДС.

Негативные последствия ждут также расходы по налогу на прибыль. Если у компании не будет соответствующих документов, то затраты не получится признать для целей налогового учета.

Статья 5.27 КоАП обещает работодателю, у которого отсутствуют кадровые документы следующие штрафы:

  • юрлицо — 30 000 — 50 000 рублей;
  • должностное лицо (или ИП) — 1 000 — 5 000 рублей.
Платный контент, доступный в «Премиум». Что такое «Премиум»?
Трудовое право