ЭДО с работниками через Госуслуги с 1 сентября 2022. Как подготовиться?

С 1 сентября 2022 у работников и работодателей появится возможность обмениваться документами через портал Госуслуги. Сервис предоставит технические возможности для реализации кадрового электронного документооборота.

ЭДО с работниками через Госуслуги с 1 сентября 2022. Как подготовиться?

Законодательные условия для КЭДО

Постепенный переход к цифровизации документов начался еще в 2002 году, с появлением первого закона «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ. Сейчас отчетность для многих субъектов бизнеса сдается только в электронном виде.

Для оптимизации документооборота на своем предприятии воспользуйтесь сервисом Делис Архив. Мы поможем оцифровать бумажные документы, создадим электронный архив, к которому у вас всегда будет быстрый доступ, убережем документы от порчи или утраты.

В 2019 году подписан закон № 439-ФЗ о введении электронных трудовых книжек. В переходный период использование ЭТК было правом, а не обязанностью. Теперь же для работников, не имеющих стажа и впервые вступающих в трудовые отношения, трудовая книжка только электронная.

Для КЭДО действует похожий принцип — новые сотрудники автоматически подключаются к КЭДО, если его уже используют в компании (есть соответствующие положения, регламенты и т. д.).

Это говорит о серьезности намерений государства по глобальному переходу к цифре.

Изменения, внесенные в ТК в 2021 законом № 377-ФЗ, предоставили работодателям возможность полностью перейти на КЭДО в рамках которого создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде можно без дублирования на бумаге.

Исключения: акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда. Эти документы по-прежнему необходимо оформлять только в бумажном виде!

Технические предпосылки КЭДО

Новая ст. 22.1 ТК позволяет работодателю для организации КЭДО использовать по выбору собственную информационную систему или государственную платформу «Работа в России», с доступом через сайт Госуслуг.

С 1 сентября 2022 года заработает взаимодействие государственной платформы «Работа в России» и информационных систем работодателей с Госуслугами.

ГИС «Работа в России» бесплатна для всех участников процесса. Это создает условия для большинства работодателей с наименьшими затратами интегрироваться в процесс цифровизации кадров.

В рамках развития платформы Роструд обеспечит разработку и утверждение форм и форматов для всех электронных документов к марту 2023 года. Эти типовые формы будут разработаны как комплекс эталонных моделей документирования процессов в сфере трудовых отношений.

На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал Госуслуги.

Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись. Какой вид подписи использовать для подписания конкретного вида документов определено в новой ст. 22.3 ТК.

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) является универсальным инструментом и подходит во всех случаях и для всех кадровых электронных документов.

Механизм взаимодействия работодателя и работника через Госуслуги понятен: свои заявления, уведомления и сообщения работник или соискатель, претендующий на должность в компании, подписывает и направляет в инфосистему работодателя с помощью функционала, доступного в личном кабинете на Госуслугах. Работодатель же получает документы от сотрудников и направляет со своей стороны кадровые документы всем своим работникам.

Мотивационные предпосылки КЭДО

Кадровый документооборот в электронном виде несомненно имеет ряд преимуществ по сравнению с классическим бумажным документооборотом в сфере трудовых отношений.

  • КЭДО исключает ошибки в документах и возможность их утери. Сохранить бумажный архив документов, который уже есть у организации, можно при помощи Делис Архив. При хранении соблюдаются, как технические условия (влажность, температура), так и законодательство о персональных данных. Делис Архив по соглашению с ПФР сам исполнит запросы сотрудников — предоставит справки или выписки.
  • Гибкость системы КЭДО позволяет в короткие сроки отсортировать и найти нужный документ.
  • У бизнеса появляется реальная экономия на бумаге, расходных материалах, почтовых отправлениях, архивных помещениях и прочих затратах, тесно связанных с бумажным документооборотом и архивом.
  • Коммуникация с персоналом становится оперативной. Это возможность подписания документов в любой момент, с любого устройства (смартфон, ноутбук, планшет), при нахождении в любой точке мира.

Например, так можно легко согласовать отпуск или командировку, получить от сотрудника данные по больничному.

  • Сервисы КЭДО интегрируются с учетной системой, что сокращает время кадровика или бухгалтера на ввод данных.
  • КЭДО помогает мониторить все документы сотрудников: можно просматривать статусы документов и сроки их подписания, управлять напоминаниями через e-mail или смс.
  • Электронный документооборот позволяет снизить риски работодателя.

Например, одно из самых частых нарушений ТК — непредставление расчетных листков. С КЭДО их можно быстро, в несколько кликов, отправить всем сотрудникам компании. Работникам будет сложнее оспорить увольнение или перевод, количество конфликтных ситуаций снизится.

Пока КЭДО не обязанность, а право. Но это не надолго. Поэтому бухгалтеру и кадровику следует понимать, что нужно сделать для перехода на КЭДО уже сейчас.

 Узнайте о полезных услугах для кадровой службы от Делис Архив. Вы также можете проверить сроки хранения любых документов с помощью нашего сервиса Архивист.Онлайн.

Как начать работать с КЭДО? Семь шагов перехода

Взвешены все «за» и «против» КЭДО и вы готовы начать использовать все возможности прямо сейчас? Тогда действуйте по порядку.

Шаг № 1. Необходимо назначить лицо, ответственное за разработку ЛНА для перехода на КЭДО, и подготовить соответствующий приказ.

Шаг № 2. Определить, на основании какой информационной системы будет реализован КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или государственный сервис «Работа в России». И в том и в другом случае для работника расходов не возникает. Все мероприятия осуществляются за счет работодателя.

Расходы при переходе на КЭДО. Во-первых, это затраты на саму информационную систему. Если использовать государственную, то тратиться не придется. Во-вторых, выпуск ЭП для сотрудников. Также стоит позаботиться о том, чтобы электронные документы, как и обычные, хранились в архиве. Правда, это будет особый вид хранения и доверить его лучше профессионалам Делис Архив.

Шаг № 3. Следует разработать и издать ЛНА в котором нужно регламентировать основные моменты:

  • сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить КЭДО;
  • порядок доступа к ней;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения.

Кроме того, нужно будет детально описать сам порядок КЭДО:

  • сроки подписания электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
  • периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия посредством КЭДО с работодателем;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Шаг № 4. Настал черед уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их письменное согласие на обмен электронными документами. Заставить перейти на КЭДО сотрудника по закону нельзя. Увольнение или отказ в приеме на работу на основании отказа работника использовать КЭДО запрещены.

Следует провести разъяснительную работу, убедить, показать удобство и преимущества от использования нового механизма в первую очередь для самих сотрудников. Сделать акцент на том, что все это для сотрудников бесплатно. Показать, как работает система, обучить, составить памятки и оказывать техпомощь, пока взаимодействие не войдет в привычку.

Шаг № 5. Организуем процесс получения сотрудниками ЭП. Одна из приоритетных задач для работодателя, она же обязанность перед работниками и государством при переходе на КЭДО — обеспечить безопасность информации. Поэтому на практике работодатели часто принимают решение в пользу универсального инструмента — УКЭП.

При этом работник в системе может использовать простую электронную подпись. Фактически подтвержденной регистрации на Госуслугах и авторизации на этом портале уже достаточно для подписания большинства документов.

Шаг № 6. Вносим соответствующие изменения в трудовые договоры работников, составляя допсоглашения с информацией по переходу на КЭДО.

Шаг № 7. Работодатель должен обеспечить взаимодействие своей информационной системы и портала Госуслуг, чтобы:

  • размещать на портале Госуслуг электронные документы, связанные с работой, если работник подал заявление о выдаче таких документов и указал способ их предоставления — размещение на этом портале;
  • предоставлять работнику или лицу, поступающему на работу, возможность направлять в форме электронных документов в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, в отношении которых ведется КЭДО;
  • направлять в личный кабинет работника на портале Госуслуг документы, подписанные простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, если работник подал заявление о размещении документов в его личном кабинете.

Реформа по переводу документов касающихся трудовых правоотношений в электронный формат стартовала уже давно. Лучше внедрять КЭДО планово, без спешки, выверяя каждый шаг, чем делать это в последний момент, когда КЭДО объявят обязательным.