Почему формат PDF-документов популярен
PDF (Portable Document Format) — стандартизированный формат для хранения и распространения текстовых и графических документов, который имеет ряд преимуществ:
универсальность — независимо от операционной системы и типа устройства вид документа будет везде одинаковый, каким его сохранили перед отправкой;
компактность — файл можно сжать без потери качества содержимого;
интерактивность — в документ можно добавить фото, гиперссылки и другие интерактивные элементы;
безопасность — документы можно защитить от редактирования и ограничить доступ к содержимому с помощью электронной подписи.
PDF идеально подходит для учебников, книг, отчетов, заявлений, приказов, регламентов — в общем, всех документов, которые предполагают длительное хранение и использование.
Долговременное хранение электронных документов обеспечивается за счет конвертирования обычного PDF-файла в формат PDF/A. Уровни PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3 предоставляют дополнительные возможности, например, добавить прозрачность или встроить произвольный файл.
Так, ФНС предлагает (приказ ФНС от 24.03.2022 N ЕД-7-26/236@) создавать электронный договор и другие договорные документы в формате PDF/A-3. В таком случае файл будет содержать информацию, которую сможет прочитать и человек (PDF), и машина (XML).
Способы защиты PDF-документов
Если компания использует формат PDF для хранения электронных документов, например, кадровых документов, отчетов, стратегий развития, то ей необходимо защищать файлы от несанкционированных изменений и от стороннего прочтения.
Шифрование
Шифрование сертификатом ЭП — один из способов защиты документа от третьих лиц. Оно применяется, когда необходимо обеспечить конфиденциальность информации.
Расшифровать документ может только владелец соответствующего сертификата ЭП.
Примеры использования:
Шифрование кадровых документов, которые содержат персональные данные работников, при их обмене или хранении в электронном виде: заявления, приказы, объяснительные и пр.
Шифрование документов, содержащих коммерческую тайну: маркетинговые стратегии, клиентская база, интеллектуальная собственность компании.
Шифрование документов с грифом ДСП.
Электронная подпись
Подписание файла электронной подписью гарантирует авторство и неизменность содержания. Если отредактировать подписанный документ и загрузить его в программу или сервис для проверки действительности подписи, то будет статус «Подпись недействительна».
КриптоАРМ
Электронная подпись, шифрование и защищенный обмен данными
Встроенная подпись с сертификацией
Иногда PDF-документы подписывает несколько человек:
внутренний отчет подписывают непосредственно исполнитель, его руководитель и директор;
партнерский договор подписывают уполномоченные лица двух компаний;
протокол общего собрания участников ООО подписывают все участники общества.
В таких случаях можно защитить PDF-документ с помощью сертификации и встроенной подписи.
Встроенная подпись гарантирует неизменность содержания файла, а сертификация позволит другим подписантам добавить свою подпись или внести комментарий только в заранее размещенные области документа.
Как КриптоАРМ защищает PDF-документы
КриптоАРМ 6 — программа для подписи и шифрования электронных документов со встроенным почтовым клиентом.
С помощью КриптоАРМ 6 вы можете защитить PDF-документы всеми указанными способами:
Шифрование документов разными алгоритмами:
ГОСТ 28147-89, ГОСТ Р 34.12-2015 Магма (ГОСТ Р 34.12-2018) и ГОСТ Р 34.12-2015 Кузнечик (ГОСТ Р 34.12-2018);
AES-256-CBC, DES3-CBC (в ближайшем обновлении);
Присоединенная или отсоединенная электронная подпись (классическая, со штампом времени, усовершенствованная или для архивного хранения). Подробнее об отсоединенной подписи рассказываем в видеоинструкции;
Встроенная подпись PDF-документа по ГОСТ-алгоритмам с защитой от изменений (PAdES). Дополнительно можно конвертировать файл в формат PDF/A-2b. Подробнее об этом рассказываем в статье и в видеоинструкции;
Пакетная встроенная подпись PDF-документов по ГОСТ-алгоритмам с защитой от изменений (PAdES). Подробнее о пакетной подписи PDF рассказываем в статье.
Преимущества использования КриптоАРМ
Российская программа для работы с электронными документами, которая работает с КриптоПро CSP 5.0 на российских и иностранных операционных системах.
Подходит для подписания и шифрования отчетов, подаваемых в государственные органы, и исковых заявлений, подаваемых в суд.
С помощью КриптоАРМ можно создать единый пакет документов с приложенной машиночитаемой доверенностью.
Обмениваться защищенными электронными письмами.
Создавать запрос на выдачу сертификата ЭП и генерировать ключи ЭП.
Подробнее о возможностях КриптоАРМ 6 смотрите в видеообзоре.
Скачивайте КриптоАРМ 6 и пользуйтесь всеми возможностями бесплатно в течение 30 дней!
КриптоАРМ
Электронная подпись, шифрование и защищенный обмен данными
Реклама: ООО «Цифровые технологии», ИНН 1215039585, erid: 2W5zFFxf7Y4
Начать дискуссию