Как оформить МЧД на сайте ФНС 2025 году

В статье мы расскажем, как создать доверенность на сайте налоговой. Вы узнаете, как  руководителю организации подписать файл МЧД при помощи программы для электронной подписи КриптоАРМ, чтобы затем загрузить ее в распределенный реестр ФНС для регистрации. 

Ранее роль доверенности выполняли сертификаты на юридическое лицо, указывающие сотрудника как представителя. Однако такой подход не обеспечивал четкой привязки полномочий к сотруднику и не позволял исключить риски манипуляций с электронными подписями. Введение МЧД устраняет эти проблемы, устанавливая требования для подтверждения полномочий, при подписании физлицом электронных документов от лица компании. 

Сейчас чтобы сотрудник компании (или представитель) мог подписывать документы от имени организации, необходимо:

1. Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи на физлицо в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минцифры России.

2. Получить от руководителя или ИП машиночитаемую доверенность, которая дает право сотруднику подписывать нужные документы. 

3. Доверенность должна быть подписана руководителем усиленной электронной подписью юридического лица или ИП.

Важно: если сотрудник подпишет документы организации без такой доверенности, то их юридическая значимость будет под большим вопросом, информационные системы в приеме откажут, а принятые документ могут быть признаны недействительными.

Машиночитаемая доверенность или МЧД — это аналог бумажной доверенности, разрешающий ее владельцу подписывать электронные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя, а также совершать определенные действия, например, сдавать отчетность в налоговую, участвовать в торгах, совершать сделки.

Можно ли подписывать электронные документы, обладая бумажной доверенностью? Да, можно, но это не практично.

Разберем, почему доверенность называется машиночитаемой. Это особенность формата МЧД. Машиночитаемая доверенность выпускается в виде XML-файла и содержит структурированные поля, а формы доверенностей утверждены государственными органами.

Поэтому информационные системы («машины») легко считывают («читают») данные таких доверенностей. Делают они это автоматически без участия человека.

Обмен документами в электронной форме с юридическими лицами стал более прозрачным. Участникам видно кто в организации подписал тот или иной документ, на основании какой доверенности, и сверить с разрешенными ему полномочиями.

Стало удобно предоставлять другие организации, например бухгалтерам, которые одновременно ведут несколько компаний и ИП, не нужно теперь несколько ключей электронной подписи по числу компаний. Достаточно своего личного сертификата и МЧД от каждой.

Снизились случаи использования сертификатов руководителей в неправомерных целях. Ключи УКЭП для руководителей юридических лиц и ИП выдаются на сертифицированных ключевых носителях (токены и смарт карт USB, NFC) без физической возможности их копирования.

И еще один важный эффект — это универсализация применения МЧД, то к чему движется государство. Через год-два мы увидим, что для взаимодействия с любыми госорганами, бизнес организациями или гражданами, достаточно будет всего одного сертификата физлица и одной доверенности. 

С марта 2025 года все новые доверенности налоговая служба регистрирует только единой формате 003. ФНС предложили также внести в 63-ФЗ «Об электронной подписи», обязывающие все организации, в том числе государственные, принимать электронные доверенности единого формата. 

Получить МЧД можно бесплатным либо платным способом:

1. Бесплатный. На сайте Федеральной налоговой службы РФ через сервис m4d.nalog.gov.ru выпустить доверенность единого формата. 

2. Платный. Через специальные сервисы операторов ЭДО по созданию и управлению доверенностями. Например: Контур.Доверенность, Айтиком Доверенности, Астрал Доверенность и другие. 

КриптоАРМ ГОСТ

Сертифицированное ФСБ средство электронной подписи и шифрования

Попробовать

Начать знакомство с МЧД я рекомендую с доступного и бесплатного сервиса ФНС. Он за последний год стал удобнее, в нем появился мастер для выбора составных полномочий. В целом на оформление самой доверенности вы потратите минут 10, а то и меньше.

Выбираем самый верхний вариант из списка типов доверенностей — «Единую форму доверенности». С марта 2025 года в планах ФНС добавить в данную форму опцию для использования ее в информационных системах ФНС для сдачи налоговой отчетности, что по сути, отменит специальные форматы 5.01 и 5.02.

Заполнить единую форму доверенности несложно, поочередно заполняем:

1. Сведения о доверенности. Указываем идентификатор доверенности, внутренний номер, дату выдачи и дату окончания. 

2. Сведения о доверителе. Для юридического лица: ИНН, КПП, ОГРН, выбираем ЕИО (единоличный исполнительный орган), указываем его данные: дату рождения, ИНН, СНИЛС. А для индивидуальных предпринимателей: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

3. Сведения о представителе. ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, пол, серия и номер паспорта.

4. Сведения о предоставленных полномочиях. Указываем возможность оформления передоверия (допускается многократное, допускается однократное, не допускается). Затем выбираем полномочия. Выбрать их можно из двух готовых классификаторов: Единого классификатора Минцифры России и Дополнительного классификатора ЦПРР ФНС России. Либо добавить собственные текстовые полномочия (не рекомендуется из-за возможных проблем со считыванием). А можно выбрать составные полномочия, с ними поможет новый мастер, где просто и понятно можно подобрать себе полномочия, например:

5. Настройки доверенности. Здесь мы можем задать пароль, который защитит доверенность от подробного просмотра сведений, таких как ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Без пароля можно будет узнать только статус и сроки действия доверенности, а все остальные сведения останутся недоступными.

После заполнения сведений можем посмотреть получившийся результат:

6. Следующий этап — подписание. Проверяем правильность заполненных данных и сохраняем МЧД в формате XML файла. Следующим шагом, нужно, чтобы директор организации подписал данную доверенность усиленной электронной подписью юридического лица. 

Сформированный файл МЧД в формате XML выглядит так: 

ON_EMCHD_20241219_7301121f-747f-4a3e-ba53-79af44c5a218.xml

Общие требования к подписи:

1. Тип подписи: открепленная (или отсоединенная).

2. Кто подписывает: ЕИО (единоличный исполнительный орган) сертификатом усиленной квалифицированной электронной подписи юридического лица либо ИП.

Чем подписывать, каждый выбирает сам. Есть сервисы электронной подписи, есть специальные приложения. В качестве примера покажем, как подписать МЧД в программе КриптоАРМ ГОСТ 3.

Директор, генеральный, кто может действовать без доверенности и владеет сертификатом усиленной квалифицированной подписи юридического лица, подписывает подготовленный xml файл.

После того, как доверенность подписана, загружаем ее и файл подписи доверенности в реестр ФНС — единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей.  Для этого перейдите на страницу https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/upload. 

Согласно постановлениям Правительства № 223 и 224, принятым 21 февраля 2022 года, машиночитаемые доверенности подлежат хранению в следующих информационных системах:

• ЦПРР ФНС;

• портал Госуслуг;

• в аккредитованном УЦ;

• в аккредитованной ДТС (доверенная третья сторона);

• у оператора ЭДО;

• у себя в организации;

• в ФОИВах.

Получая электронные документы от организаций, надо проверять не только сами документы и электронные подписи, но и полномочия подписантов.

Если вместе с документом направлены файлы машиночитаемой доверенности, то проверить их можно несколькими способами:

1. Локально программой КриптоАРМ, проверяется действительность электронной подписи и целостность, низменность доверенности.

2. Онлайн через сервис проверки на ЦПРР ФНС по идентификатору доверенности проверяем ее статус.

3. Сервисы операторов ЭДО, интегрированные с ЦПРР ФНС, проверяют статусы доверенностей автоматически в реальном времени.

Электронные машиночитаемые доверенности становятся, стали неотъемлемой частью электронного обмена в B2G и B2B сегментах, обеспечивая безопасность и прозрачность обмена документами. 

МЧД не обязательно передавать вместе с отправляемыми документами, вместо этого можно передать получателю идентификатор доверенности и ссылку на сервис проверки МЧД, где получатель документов может самостоятельно проверить статус доверенности.

Получатель может попросить передать ему файлы МЧД в одном пакете (архиве) вместе с подписанными документами. КриптоАРМ ГОСТ 3 легко справляется с такой задачей, он создает zip-архив, содержащий подписанные документы и доверенность с подписью.

Напомним что, применение МЧД сотрудниками является обязательным, без исключений, и прием документов принимающей стороной зачастую зависит от того, приложена доверенность к пакету документов или нет.

Надеемся, что статья помогла вам лучше понять, что такое машиночитаемая доверенность, где и как ее получить и как ею пользоваться.

КриптоАРМ ГОСТ

Сертифицированное ФСБ средство электронной подписи и шифрования

Попробовать

Реклама: ООО «Цифровые технологии», ИНН 1215039585, erid: 2W5zFJVPCoz