Что такое электронная подпись и зачем она нужна бухгалтеру
Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронный аналог собственноручной подписи, который создается с помощью ключевой пары и специальных криптографических программ.
В законе № 63-ФЗ выделяют:
ключ электронной подписи — закрытый ключ, который используется для создания подписи и должен быть сохранен в тайне;
ключ проверки ЭП — открытый ключ, который используется для шифрования документов и проверки действительности подписи;
сертификат ключа проверки ЭП — документ, выдаваемый удостоверяющим центром (далее — УЦ) и содержащий информацию о владельце сертификата.
Указанные элементы в совокупности представляют собой то, что записывают на защищенный носитель для последующей работы с электронными документами.
Когда мы говорим «получить УКЭП», «оформить УКЭП», «купить УКЭП», мы имеем в виду выдачу сертификата подписи его владельцу представителем аккредитованного удостоверяющего центра.
С помощью УКЭП бухгалтер подписывает финансовые документы:
договоры, акты, счета-фактуры;
налоговые декларации;
бухгалтерские справки, внутреннюю отчетность компании.
Чтобы вторая сторона (контрагент или орган власти) приняли электронные документы, подписанные бухгалтером, к ним необходимо приложить машиночитаемую доверенность (далее — МЧД).
МЧД — электронный аналог обычной доверенности, который используется в электронном документообороте с другими компаниями и госорганами.
Электронная доверенность нужна в случае, если бухгалтер — сотрудник компании или оказывает услуги как фрилансер на аутсорсе. Другими словами, если бухгалтер одновременно не является директором этой же организации (единоличным исполнительным органом), то он вправе подписывать документы от имени компании только при наличии МЧД.
Многие компании пользуются такой возможностью и передают право подписи финансовых документов бухгалтеру, потому что передавать УКЭП самого директора или индивидуального предпринимателя нельзя. Это запрещено законом и влечет юридические последствия вплоть до привлечения к уголовной ответственности за мошенничество. Подробнее об этом мы рассказывали в статье «Как выбрать СКЗИ: руководство для бухгалтеров».
Как выбрать УЦ
Юридический статус бухгалтера влияет на то, где он получает УКЭП:
Бухгалтер — сотрудник организации. Он подписывает электронные договоры или отчеты от имени компании на основании МЧД. В этом случае бухгалтер обращается в УЦ, аккредитованный Минцифры. Список АУЦ представлен на сайте министерства.
Бухгалтер работает на аутсорсе в статусе самозанятого. Он не оформлен в штат организации и не является индивидуальным предпринимателем. В этом случае он тоже обращается в аккредитованный Минцифры УЦ.
Бухгалтер работает на аутсорсе и зарегистрирован в налоговой как индивидуальный предприниматель. В этом случае он получает электронную подпись бесплатно в УЦ ФНС России либо у его Доверенных лиц. Список пунктов выдачи представлен на сайте регулятора.
Бухгалтер одновременно занимает должность директора и вправе действовать от имени организации без доверенности (единоличный исполнительный орган). В этом случае он также получает электронную подпись бесплатно в УЦ ФНС России либо у его Доверенных лиц как директор компании.
КриптоАРМ ГОСТ
Сертифицированное ФСБ средство электронной подписи и шифрования
Алгоритм получения УКЭП
Неважно, где вы получаете сертификат УКЭП — в коммерческом УЦ или в УЦ ФНС России. Порядок действий будет плюс-минус похож.
Коммерческий АУЦ | УЦ ФНС России/Доверенные лица |
1. Выбрать удостоверяющий центр. | 1. Выбрать пункт выдачи УКЭП. |
2. Оставить заявку на выпуск ЭП на сайте УЦ. | 2. Заполнить заявление на выдачу УКЭП. Оплачивать услугу не нужно, УКЭП от налоговой выдается бесплатно. |
3. Предоставить сведения: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, и оплатить УКЭП + защищенный носитель (если такую услугу оказывают). | 3. Заранее купить защищенный носитель, сертифицированный ФСБ России или ФСТЭК России, у разработчика или дистрибьютора. |
4. Явиться в пункт выдачи для идентификации с документами: паспорт, СНИЛС, ИНН. | 4. Явиться в пункт выдачи для идентификации с документами: паспорт, СНИЛС, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. |
5. Дождаться выпуска ЭП и ее записи на защищенный носитель, который оплатили ранее или принесли с собой. | 5. Дождаться выпуска ЭП и ее записи на защищенный носитель, который принесли с собой. |
Отметим, что получить УКЭП на носителе можно несколькими способами:
очно — личная явка владельца в УЦ. Такой способ идентификации заявителя используют представители УЦ ФНС России;
дистанционно — без личной явки с помощью действующего сертификата УКЭП, по загранпаспорту нового образца с биометрией либо по идентификации через ЕБС (Единая биометрическая система). Такой способ возможен при получении УКЭП в коммерческих УЦ.
Теперь у вас есть УКЭП на носителе, и вы можете подписывать электронные документы. Однако для этого вам понадобятся средства электронной подписи.
ПО для работы с электронной подписью
Чтобы подписать договор или акт, установите УКЭП на устройство с помощью утилиты на защищенный носитель и криптопровайдера:
утилита на Рутокен, JaCarta, ESMART или другие носители поможет изменить стандартный пароль на более сложный;
криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0 понадобится для работы с ЭП;
программа КриптоАРМ ГОСТ 3 предоставит удобный интерфейс для работы с электронными документами и сертификатами ЭП.
КриптоАРМ ГОСТ 3 — сертифицированное ФСБ России средство подписи, включенное в Единый реестр отечественного ПО. Работает с криптопровайдером СКЗИ КриптоПро CSP 5.0 на отечественных и иностранных операционных системах.
Функционал программы:
обмениваться защищенными электронными письмами;
подписывать электронные документы всеми форматами, в том числе для длительного хранения;
проверять электронную подпись и формировать отчет о проверке;
шифровать и расшифровать файлы;
создавать запрос на получение сертификата УКЭП и УНЭП;
генерировать ключи для сертификатов.
С помощью КриптоАРМ ГОСТ 3 вы можете:
подписывать договоры с контрагентами;
заключать трудовые договоры с сотрудниками;
подписывать заявления для подачи в суды;
шифровать документы с конфиденциальной информацией;
защищать персональные данные, коммерческую тайну от утечек;
проверять электронные подписи документов, в т. ч. офлайн;
безопасно обмениваться документами по e-mail.
Пробуйте возможности КриптоАРМ ГОСТ 3 бесплатно в течение 30 дней!
КриптоАРМ ГОСТ
Сертифицированное ФСБ средство электронной подписи и шифрования
Реклама: ООО «Цифровые технологии», ИНН 1215039585, erid: 2W5zFG7mokk
Начать дискуссию