Как самозанятым подписывать договоры и другие документы в электронном виде

Самозанятый — это человек, который работает сам на себя и платит налог на профессиональный доход. Этот налоговый режим действует в России с 2019 года и регулируется законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Бизнес все чаще сотрудничает с самозанятыми. Это удобно: не нужно оформлять людей в штат, платить страховые взносы и вести кадровый учет. Самозанятых привлекают к разным задачам — разработкам сайтов, консультациям, выполнению мелких ремонтов, написанию текстов или продвижению в соцсетях. Такой вариант экономит компаниям время и деньги, позволяет быстро найти специалистов для разовых или небольших проектов.

Самозанятый не нанимает работников по трудовому договору и сам отвечает за свои налоги. С каждого вознаграждения он самостоятельно платит:

• 4% — если получает деньги от физических лиц;

• 6% — если вознаграждение пришло от организации или ИП.

Других налогов и обязательных взносов у самозанятых нет. Им не нужно платить взносы в пенсионный фонд, на медстрахование и другие обязательные платежи.

Главный документ при работе с самозанятым — чек из приложения «Мой налог». Его самозанятый обязан выдать по требованиям закона № 422-ФЗ. Чек подтверждает, что оплата была получена за товар или услугу.

Чек нужно сформировать:

• в день получения оплаты, если исполнитель получил вознаграждение наличными;

• не позднее 9 числа следующего месяца, если заказчик провел оплату безналичным способом.

Передать чек можно в бумажном или в электронном виде — по почте, в мессенджере.

Без чека бухгалтерия заказчика не сможет принять к учету расходы на услуги самозанятого, а у исполнителя возникнут проблемы с налоговой. При первой невыдаче документа он может получить штраф 20% от незадекларированной суммы. Если самозанятый совершит повторное правонарушение в течение полугода после первого, штраф составит 100% суммы (ст. 129.13 НК).

Самозанятый и заказчик заключают ГПД. Документ определяет, какие услуги должен оказать исполнитель, сроки, сумму вознаграждения и другие условия.

Заключать договор нужно обязательно, кроме случаев, когда:

• Сделка разовая — самозанятый сразу передает товар, оказывает услугу и получает оплату (на это указывает письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

• Сумма выплаты меньше 10 000 рублей, и самозанятый сразу выдает чек.

Договор защищает интересы обеих сторон:

• Помогает урегулировать ситуацию при срыве сроков, отказе исполнителя от работы или отказе заказчика от оплаты, при нарушении ее сроков.

• Закрепляет результат услуг, не позволяет заказчику требовать от исполнителя выполнять дополнительные задачи без оплаты.

• Обязывает дорабатывать результат, если услуга оказана с недостатками.

• Не позволяет исполнителю или заказчику менять стоимость услуг в одностороннем порядке.

• Закрепляет вопросы авторских прав.

Также правильно оформленный ГПД защищает компанию от возможной переквалификации отношений в трудовые. Это ситуация, когда налоговая инспекция решает, что сотрудничество с самозанятым имеет признаки скрытого найма работника в штат и доначисляет заказчику налоги как за штатного сотрудника.

Если у заказчика и самозанятого оформлен рамочный договор с описанием общих условий сотрудничества, на каждую отдельную работу или услугу составляют отдельное задание (иногда его называют «спецификацией»). 

В этом документе стороны указывают, что именно должен сделать самозанятый по конкретной задаче, ее сроки, ожидаемый результат, сумму вознаграждения и порядок оплаты.

Многие бизнесы работают с чувствительными данными: разрабатывают новые продукты, внедряют нестандартные решения, тестируют свежие идеи. Утечка информации может стоить денег и репутации. Подписав Non-Disclosure Agreement (NDA), самозанятый берет на себя ответственность не рассказывать никому, что узнал во время сотрудничества.

NDA — это отдельный документ или часть основного договора. Он регулирует, какую информацию исполнитель не имеет права передавать третьим лицам, например коммерческие тайны, рабочие материалы, внутренние документы, технические данные, идеи проекта.

Почему важен NDA:

• Помогает сохранить секреты компании — даже если самозанятый больше не работает над проектом.

• Защищает бизнес от утечки информации к конкурентам.

• Не позволяет использовать полученные данные в собственных целях или для работы с другими заказчиками.

При сотрудничестве с самозанятыми заказчики, кроме договора и NDA, обычно подписывают акты выполненных работ или оказанных услуг. Формально закон № 422-ФЗ не требует оформлять этот документ — достаточно чека из «Мой налог». 

Но юристы рекомендуют всегда подписывать акт. Он подтверждает, что работа выполнена или услуга оказана в полном объеме. В акте прописывают перечень сделанного, стоимость и дату завершения работ. Документ помогает разрешить споры по качеству, срокам выполнения или содержанию заказа.

КриптоАРМ ГОСТ

Универсальная программа для электронной подписи и защищенного обмена. Квалифицированная подпись, шифрование, почтовый клиент. Работает на российских ОС. 30 дней бесплатно.

Попробовать

При сотрудничестве с заказчиком самозанятому нужно передавать ему чеки после каждой выплаты вознаграждения, а также подписывать договор, задание, акты, NDA. Есть два основных способа обмена документами: на бумаге или в электронном виде.

Несмотря на распространение цифрового документооборота, заказчики нередко обмениваются с исполнителями бумажными документами. Сначала подписывают сканы, отправляют их по электронной почте или в мессенджере, а затем передают оригиналы.

Это привычный способ, который не требует специального программного обеспечения. Но у него есть несколько минусов:

• Требуется время на пересылку, если исполнитель и заказчик находятся в разных регионах или городах. Оригиналы приходится отправлять друг другу по почте или курьером и ждать.

• Бумажные оригиналы могут затеряться — это грозит заказчику проблемами, если с проверкой придут контролирующие органы. Самозанятому документы тоже помогают отстаивать свои права, если, например, компания или ИП затягивают сроки оплаты.

Бизнес активно переходит на электронный документооборот со своими контрагентами. Для этого используют электронную подпись (ЭП) и специальную программу, которая позволяет подписывать цифровые документы.

Преимущества такого способа:

• Обе стороны подписывают документы за минуты — не нужно ждать доставку оригиналов.

• Договоры, акты и соглашения с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и бумаги с «живой» подписью.

• Меньше рисков потерять или повредить документ.

Минусы способа — в том, что не у каждого самозанятого есть ЭП и программа для ее использования. Но приобрести и то, и другое легко — после этого можно работать с любыми заказчиками без ограничений.

Если заказчик и самозанятый решили обмениваться документами в электронном виде, потребуется ЭП. Чаще всего исполнители используют один из вариантов подписи:

1. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это электронный аналог ручной подписи, созданная с использованием криптографических средств. Документы, подписанные УНЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, если надлежащим образом оформлено соглашение между сторонами.

Получить сертификат УНЭП можно бесплатно через приложение «Госключ». Для работы с такой ЭП не нужны токены, а для подписания — внешний криптопровайдер. 

2. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый надежный вид ЭП, ее приравнивают к собственноручной подписи на бумаге без дополнительных соглашений. Выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Самый универсальный и надежный вариант для самозанятого — УКЭП. Чтобы работать с ней, кроме сертификата потребуются:

• Токен или смарт-карта — это отдельное физическое устройство (защищенный USB-ключ), на котором хранится электронная подпись и сертификат. Токен защищает подпись от копирования и несанкционированного использования.

• ПО для подписи — тут есть два базовых компонента: КриптоПро CSP и КриптоАРМ.  

  • КриптоПро CSP — это криптографический провайдер, который обеспечивает работу с ЭП на компьютере. Без него подписывать и проверять подписи невозможно. 

  • КриптоАРМ — это программа с простым интерфейсом, которая помогает использовать возможности КриптоПро CSP: подписывать, проверять подписи, шифровать документы, обмениваться файлами по почте и многое другое.

КриптоАРМ ГОСТ

Универсальная программа для электронной подписи и защищенного обмена. Квалифицированная подпись, шифрование, почтовый клиент. Работает на российских ОС. 30 дней бесплатно.

Попробовать

Реклама: ООО «Цифровые технологии», ИНН 1215039585, erid: 2W5zFH4up5n