А подпись я заберу с собой!

Жизнь не стоит на месте: сегодня вы обычный бухгалтер, а завтра — руководитель финансового отдела, который обязан отчитываться о деятельности компании перед государством. Или стали директором, действующим без доверенности от имени организации. Или уволены после проваленной аттестации сотрудников.

Рассмотрим подробнее, влияет ли ваш карьерный путь на возможность пользоваться сертификатом электронной подписи и нужно ли что-то делать компании с этим.

Были линейным сотрудником, но после аттестации или выполнения важного проекта получили повышение до руководителя финансового отдела. Теперь вы управляете командой из пяти человек, отчитываетесь перед директором о достижении внутренних показателей и сдаёте отчётность компании в налоговую или иной государственный орган.

1. Купить сертификат УКЭП вместе с защищённым носителем в любом аккредитованном удостоверяющем центре из списка Минцифры. Если УКЭП планируется применять, в том числе, для кадрового ЭДО, работодатель обязан оплатить или компенсировать стоимость.

2. Получить машиночитаемую доверенность (далее — МЧД) для подписания электронных документов от имени компании. Подробнее рассказывали в статье «Как оформить МЧД на сайте ФНС 2025 году».

3. Загрузить МЧД в сервис госоргана или направлять подписанную отчётность вместе с прилагаемой МЧД.

Информация о выданном сертификате ЭП будет видна в профиле на Госуслугах. Его можно использовать в рабочих и личных целях, например, получать государственные услуги онлайн.

Вы не просто проявили свой профессиональный талант, но и зарекомендовали себя перед инвесторами или участниками общества. Теперь вы директор ООО и несёте юридическую ответственность за деятельность компании.

1. Купить защищённый носитель, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ.

2. Обратиться в УЦ ФНС или к его доверенным лицам для получения сертификата ЭП.

3. Провести аудит ранее изданных МЧД. Смена руководителя организации не влечёт недействительность МЧД, однако мы рекомендуем держать руку на пульсе и своевременно обновлять и выдавать новые электронные доверенности, подписанные действующим директором.

4. Использовать сертификат по назначению: подписывать договоры, акты, счета, декларации, отчёты, иски, приказы и иные электронные документы для взаимодействия с государственными органами, контрагентами и сотрудниками.

КриптоАРМ ГОСТ 3

Сертифицированное средство электронной подписи. Бесплатно в течение 30 дней

Скачать дистрибутив

Медицинские показания, изменения в личной жизни, проваленная аттестация — неважно, какова причина изменения карьерного пути. Главное — проследить за правильным применением электронной подписи.

Сертификат УКЭП организации содержит информацию о компании и о физическом лице, действующем от её имени без доверенности. Поэтому после смены директора прежний руководитель не вправе подписывать электронные документы от имени компании.

В случае смены директора сертификат УКЭП с данными предыдущего руководителя нужно отозвать.

Если вы стали руководителем финансового отдела или сотрудником, который обязан подписывать электронные документы от имени компании, то получите сертификат УКЭП в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре, а также МЧД, подписанную новым директором.

Раньше вы подписывали электронные документы от имени компании: договоры, акты, отчёты, приказы и пр. Для этого использовали свой сертификат УКЭП физического лица и прикладывали МЧД. Теперь эту обязанность исполняет другой сотрудник компании. 

Компания обязана отозвать МЧД, на основании которой вы подписывали электронные документы.

Однако ваш сертификат УКЭП отзывать необязательно. Вы вправе использовать его в личных целях: 

• покупать или продавать квартиры, машины;

• подтверждать авторское право на тексты, изображения, исследования и пр.;

• подписывать кадровые документы;

• обращаться в государственные органы и получать государственные услуги онлайн.

Помимо стандартных оснований для прекращения трудового договора с работником для руководителя организации установлены дополнительные:

• смена собственника;

• грубое нарушение трудовых обязанностей;

• достижение предельного возраста и т. д.

Увольнение директора влечёт прекращение трудовых отношений между физическим лицом и организацией. 

Все сертификаты УКЭП, выпущенные УЦ ФНС или его доверенными лицами, нужно отозвать. 

Если вы руководили финансовым отделом, отчитывались перед вышестоящим начальством и подписывали электронные документы от имени компании, то после увольнения сертификат УКЭП остаётся с вами. 

Организация должна отозвать МЧД.

Карьерный путь человека влияет на его обязанности и возможности по использованию электронной подписи.

Отзывать или не отзывать сертификат УКЭП — зависит от того, какую должность занимает сотрудник:

• стал директором — сертификат УКЭП физлица использует для личных нужд, сертификат УКЭП организации использует для подписания документов от имени компании;

• стал руководителем финотдела с МЧД — сертификат УКЭП физлица использует для решения рабочих вопросов, прикладывая МЧД;

• понижение в должности с директора на руководителя — сертификат УКЭП юрлица с данными физлица отозван; 

• понижение в должности с руководителя финотдела до линейного сотрудника — МЧД отозвана, сертификат УКЭП физлица остаётся у работника.

• уволен с должности директора — сертификат УКЭП юрлица отозван;

• уволен с должности руководителя финотдела — МЧД отозвана, сертификат УКЭП физлица остаётся у бывшего сотрудника.

КриптоАРМ ГОСТ 3 работает с УКЭП как физических, так и юридических лиц. С его помощью можно:

• подписывать электронные договоры, акты, технические задания и иные документы форматами PAdES и CAdES;

• шифровать конфиденциальную информацию;

• обмениваться защищёнными письмами;

• формировать единый архив документов с приложенной МЧД;

• управлять сертификатами электронной подписи.

КриптоАРМ ГОСТ 3

Подпись и шифрование электронных документов. 30 дней бесплатно.

Скачать

Реклама: ООО «Цифровые технологии», ИНН 1215039585, erid: 2W5zFJ4C7H2