График отпусков на 2026 год: частые вопросы о составлении и ответы на них

График отпусков (ГО) — это обязательный локальный нормативный акт для всех работодателей, кроме микропредприятий. Срок утверждения — не позднее 17 декабря 2025 года, за 2 недели до конца года, с учетом выходных дней (ст. 123 ТК).

Регулирующие документы:

• Основной документ: Трудовой кодекс (ст. 123, 124, 125 и др.).

Законы, предоставляющие дополнительные гарантии отдельным категориям:

• Закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах».

• Закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов».

• Закон от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

В ГО включаются все сотрудники, работающие по трудовому договору, включая совместителей и удаленных работников.

Следующие категории сотрудников вправе требовать предоставления отпуска в удобное для них время (как при составлении графика, так и при его изменении в течение года):

• Несовершеннолетние (ст. 267 ТК).

• Женщины перед отпуском по БиР или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК).

• Супруги военнослужащих — в период отпуска мужа/жены (ФЗ № 76-ФЗ).

• Работники-совместители — в период отпуска по основному месту работы (ст. 286 ТК).

• Почетные доноры России (ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ).

• Лица, подвергшиеся воздействию радиации (Чернобыль, Маяк и др.).

• Один из родителей (опекун, попечитель) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК).

Отсутствие графика или его нарушение квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП и влечет:

• Штраф для организации: от 30 000 до 50 000 руб.

• Штраф для должностного лица (руководителя): от 1 000 до 5 000 руб.

Ответ: да, обязательно, если договор заключен до даты утверждения графика (17 декабря 2025 года). Согласно ст. 123 ТК, график составляется на следующий календарный год с учетом всех действующих на момент его утверждения трудовых отношений. Даже если сотрудник фактически приступит к работе только в январе, он уже является участником трудовых отношений и должен быть включен в план отпусков.

Ответ: прямой обязанности указывать точный день (число) в Трудовом кодексе нет. Минтруд в своих разъяснениях (письмо от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659) допускает указание только месяца начала отпуска.

Однако! С точки зрения судебной практики и минимизации рисков крайне рекомендуется указывать конкретную дату. 

Это снимет риски со всех сторон:

• Однозначно определяет начало обязательного уведомления сотрудника (за 2 недели).

• Исключает споры о точном дне выхода на работу.

• Является неоспоримым доказательством при возникновении трудовых споров.

Ответ: да, безусловно. Отпуск исчисляется в календарных днях, и его начало не привязано к рабочему дню сотрудника. Эта позиция подтверждается Рострудом. Такой подход часто используется для экономии рабочих дней и более гибкого планирования.

Ответ: для следующих категорий работников отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Их пожелания при составлении графика являются не просто просьбой, а обязательным требованием закона:

• Несовершеннолетние (ст. 267 ТК).

• Беременные женщины (перед отпуском по БиР или непосредственно после него, ст. 260 ТК).

• Сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК).

• Супруги военнослужащих (в период отпуска супруга, ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

• Один из родителей (опекунов, попечителей) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК).

• Почетные доноры России (ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Ответ: да, абсолютно вправе. Трудовое законодательство не содержит никаких ограничений на этот счет. Отпуск предоставляется в календарных днях, и его начало не зависит от графика работы (сменности) конкретного сотрудника.

Ответ: да, может. Восстановление на работе аннулирует все правовые последствия увольнения. Сотруднику возвращается право на отпуск за соответствующий рабочий год. Сумма компенсации, выплаченной при увольнении, подлежит зачету при выплате ему отпускных. Если суммы компенсации не хватает, работодатель доплачивает разницу.

Ответ: по общему правилу — да, может. График отпусков обязателен для обеих сторон (ст. 123 ТК). Работодатель вправе отказать в просьбе о предоставлении части отпуска не в соответствии с графиком, если на это нет производственной возможности.

Исключение: категории сотрудников, имеющие право на отпуск в удобное для них время (перечислены выше). Им работодатель отказать не вправе.

Ответ: законодательство здесь на стороне работодателя, но человеческий подход помогает сохранить атмосферу в коллективе. Проведите беседу, выясните причины отказа. Понимание мотивов — это 90% успеха в поиске альтернативного решения. Затем предложите варианты компромисса:

• Сдвиньте даты отпуска в пределах того же квартала.

• Предложите сотрудникам поменяться очередностью (если это не нарушает прав других работников и все стороны согласны).

• Разделите отпуск на части, предоставив наиболее желаемый период сотруднику.

Если компромисс недостижим и руководство настаивает на утверждении графика в исходном виде, необходимо защитить интересы компании. Действуйте так:

1. Составьте Акт об отказе от ознакомления с графиком отпусков.

2. Пригласите для подписания акта двух свидетелей (из числа коллег, не из кадровой службы).

3. В акте четко укажите:

• Дату и место составления.

• ФИО и должности присутствующих свидетелей.

• Суть ситуации: «сотруднику был представлен для ознакомления график отпусков на 2025 год, однако он отказался удостоверить этот факт своей подписью, мотивировав это (причина, если она была озвучена)».

Все готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Человеческий фактор — одна из ключевых причин сбоев в работе с графиком отпусков: можно перепутать даты, забыть уведомить сотрудника или потерять заявление о переносе. Внедрение системы КЭДО, такой как EmplDocs (в качестве примера), позволяет выстроить сквозной и прозрачный процесс, который минимизирует ручной труд и человеческий фактор.

На конкретном примере разберем, как КЭДО EmplDocs упрощает каждый этап:

1. Сбор пожеланий:

• Как было: кадровик собирает пожелания по отпуску через e-mail, мессенджеры, смс, постоянно напоминает о необходимости подачи сведений. Вносит данные в проект документа вручную по каждому сотруднику.

• Как стало: каждый сотрудник в своем Личном кабинете самостоятельно указывает желаемые периоды для отпуска. Это снимает с кадровой службы функцию «курьера» и делает сотрудника ответственным участником процесса. 

2. Согласование документов:

• Как было: кадровик формирует проект графика, распечатывает его и ходит по кабинетам для визирования у руководителей подразделений.

• Как стало: руководители получают автоматические уведомления о поступлении заявок на согласование. Они просматривают планируемые отпуска команды в едином интерфейсе, видят нагрузку на подразделение и согласовывают или отклоняют заявки с электронной визой. Все подписи фиксируются в системе.

3. Формирование итогового документа:

• Как было: после всех согласований кадровик вручную переносит утвержденные даты в форму Т-7 в Excel или Word, тратя время и рискуя допустить опечатку.

• Как стало: система автоматически выгружает окончательный, согласованный со всеми сторонами график непосредственно в «1С:ЗУП» или другую учетную систему. Документ формируется без ручного ввода данных.

4. Уведомление сотрудников:

• Как было: кадровик за 2 недели до каждого отпуска ищет в графике даты, распечатывает уведомления, ищет сотрудника для подписи.

• Как стало: система самостоятельно отправляет уведомление сотруднику в его Личный кабинет (и на почту) строго за установленный в настройках срок (14 дней или иной). Факт получения и ознакомления фиксируется автоматически.

5. Юридическая значимость:

• Как было: история изменений и переносов теряется в вордовских файлах и папках на компьютере.

• Как стало: КЭДО обеспечивает непрерывное и неизменяемое документирование всего процесса: от первой заявки сотрудника до всех согласований, уведомлений и последующих переносов. Это формирует надежную доказательную базу на случай проверок или споров.

КЭДО трансформирует график отпусков из статичного, неудобного документа в динамичный, самообновляющийся инструмент. Это экономит десятки рабочих часов кадровиков, исключает технические ошибки и создает прозрачную среду для всех участников процесса — от сотрудника до генерального директора.

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFHrtrAC