Страх ошибки, недоверие к новым технологиям, опасения о безвозвратности отправленного документа — все это главные препятствия, мешающие бизнесу стать цифровым.
Страх 1. КЭДО — это слишком сложно
Если вы слышите от сотрудников: «Это же слишком сложно!» — значит, они представляют себе гору нового ПО, месяцы обучения и постоянные технические сбои, с которыми нужно бороться. Так ли это на самом деле?
Переход можно сделать плавным. Для этого нужно выбрать нескольких контрагентов, с которыми налажены отношения. После — перевести с ними на электронную форму один тип документов, например, счета-фактуры.
В том числе руководители нередко боятся, что внедрение КЭДО станет долгим и дорогостоящим процессом.
Решение: не нужно нанимать программистов и покупать дорогостоящие сервисы. Услуга операторов КЭДО – как аренда автомобиля с постоянным обслуживанием в гараже: вы оплачиваете абонентскую плату и получаете готовый, безопасный и юридический грамотный инструмент. Все сложности оператор берет на себя.
Пример: некоторые КЭДО, построенные на базе 1С-платформы, как, например, EmplDocs работают в контуре привычной 1С-программы для кадровика и доступен в современном веб‑кабинете сотрудникам, без освоения новых программ и долгого внедрения, расширение подключается прямо в 1С.
Страх 2. Работникам будет трудно научиться работать с КЭДО
Нередко сотрудники боятся, что не справятся с набором инструментов и понадобятся дополнительные длительные курсы. Особенно эта мысль может тревожить тех, кто много лет проработал с бумажными документами и с недоверием относится к новшествам.
Решение: современные сервисы КЭДО созданы для пользователей, а не для программистов. Главный принцип качественных платформ – интуитивно понятный интерфейс. Отправка через них документов часто не сложнее, чем отправка письма по электронной почте. Начните с малого: выберите в коллективе нескольких сотрудников, которые первыми освоят систему и станут внутренними экспертами. Их пример и готовность помочь коллегам переходить на электронный формат работы вызовут доверие.
Ключевой момент — это подготовка понятных инструкций и материалов, которые отвечают на самые распространенные вопросы и развеивают сомнения сотрудников. Часто нежелание переходить на цифровую систему связано с недостатком информации или непониманием выгоды новых технологий, что легко устраняется при грамотном обучении и поддержке пользователей.
Многие вендоры КЭДО предоставляют обучающие инструкции и техподдержку, которая своевременно отвечает на любые вопросы. После обучения большинство страхов перед КЭДО развеивается и сотрудники понимают, что работа в системе сводится к нескольким простым действиям.
Страх 3. Мошенники могут украсть личные данные
Один из рисков кадрового документооборота. У сотрудников может возникнуть вопрос: если вся документация, включая персональные данные и подписи, уходит в цифровое пространство, не воспользуются ли этим мошенники? Проблема понятна, потому что рядовые сотрудники не знаю, что происходит внутри системы КЭДО. Многим кажется, что бумаги, лежащие в сейфе, куда надежнее непонятного цифрового облака.
По иронии, бумажный документооборот часто уязвимее цифрового. Папку с кадровыми документами можно просто вынести из офиса, а факс или обычное письмо перехватить. Электронный документ в защищенной системе КЭДО нельзя подделать и незаметно изменить — каждое действие защищено шифрованием.
Решение: КЭДО работает не через обычный e-mail, а через специальных аккредитованных операторов. Эти компании обязаны соблюдать строгие требования по защите информации. Данные передаются по зашифрованным каналам, а доступ к ним защищается усиленной квалифицированной подписью (КЭП), которую практически невозможно подделать.
Руководители могут пригласить представителя оператора КЭДО, чтобы тот объяснил, как именно шифруются данные, кто и при каких обстоятельствах получает к ним доступ, и что делает сама система в случае незаконного вмешательства.
Страх 4. Мошенники могут украсть данные из архива
Сотрудников, как и руководителей, может беспокоить мысль: «Папки с документами надежно спрятаны в сейфе, и даже в случае ЧП они уцелеют. А что будет с электронными документами, если сервер взломают злоумышленники?».
Решение: профессиональные операторы КЭДО хранят информацию в распределенных дата-центрах с повышенным уровнем защиты. Каждое действие с документом фиксируется и контролируется. В случае пожара или наводнения на сервере не произойдет потери данных, так как их копии автоматически и постоянно сохраняются в других, географически удаленных локациях. Архив с данными компании одновременно существует в нескольких местах, причем его копии создаются автоматически и регулярно. Поэтому все риски кадрового документооборота сведены к минимуму.
Чтобы кадровые специалисты и HR перестали бояться, руководители могут запросить у оператора КЭДО подробное описание политики резервного копирования и шифрования. Также можно регулярно проводить выгрузку особо важных документов из системы КЭДО для создания собственного локального архива.
Страх 5. В электронных документах нельзя исправить ошибки
Часть сотрудников переживают: «А что, если я отправлю документ и замечу в нем ошибку? Ведь в электронной бумаге ничего не исправить!». Страх понятный, однако его можно минимизировать четким регламентом.
Решение: пока система КЭДО не стала обязательной, работодатель может разработать удобный для его компании локальный нормативный акт об использовании кадрового электронного документооборота. Например, какие-то документы, в которых сотрудники чаще допускают ошибки, можно оставить на бумаге. Однако и сама система КЭДО выступает в роли интеллектуального фильтра, удаляя наиболее распространенные кадровые ошибки: неверные даты или опечатки в фамилиях.
Страх 6. КЭДО нарушает закон о хранении персональных данных
Внедрение КЭДО нередко наводит HR и кадровиков на мысль: не приведет ли передача персональных данных сотрудников на стороннюю платформу к их утечке и последующим штрафам согласно закону №152-ФЗ? Сам по себе КЭДО не нарушает законодательство. Риск может возникнуть при некорректной организации процесса перехода.
Решение: ответственность за личные данные всегда остается за компанией-работодателем. Она является оператором персональных данных. При подключении к любой платформе КЭДО компания не «передает» информацию в неизвестном направлении, а привлекает другого оператора для их обработки. И этот процесс строго регламентирован.
Чтобы обезопасить себя и исключить риски, компании достаточно:
собрать с сотрудников письменное согласие на обработку персональных данных с указанием конкретного оператора — вашей компании.
составить лицензионное соглашение с вендером — оператором КЭДО. Выбор проверенного поставщика услуг критически важен. Перед началом работы необходимо заключить договор, в котором будет четко прописано, что вендер выступает в роли лица, обрабатывающего данные по поручению работодателя.
Страх 7. КЭДО приведет к сокращению штата
Сотрудники кадровых служб и HR-департаментов часто связывают переход на кадровый электронный документооборот с рисками сокращений рабочих мест. Система действительно автоматизирует многие процессы, но у руля всегда остается человек.
Решение: КЭДО не заменяет кадрового специалиста, а становится его мощным инструментом. Он берет на себя рутинные, механические операции: подготовку шаблонов, проверку дат, рассылку на подпись и архивирование. Это кардинально меняет роль кадровика в компании. Что придет на смену рутине?
Стратегия вместо бумаг. Специалист переключается с оформления документов на анализ и развитие: мотивация команды, планирование карьеры сотрудников, работа с лояльностью.
Эффективность выше. Автоматизация позволит одному кадровому специалисту вести не 100, а 200–300 человек, повышая зону ответственности и ценность для компании.
Творческие задачи. Высвобождается время для тимбилдинга, обучения персонала, совершенствования процессов подбора персонала и коммуникации внутри коллектива.
Пример: по опыту внедрений EmplDocs нагрузка на кадровую службу снижается за счет автоматизации до 60% рутины: подготовка приказов, уведомлений, отпусков, справок. Отдел кадров получает возможность вести КДП большего числа сотрудников и переходить к задачам аналитики и улучшения процессов.
Все готово для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Записаться на демо:
Страх 8. При КЭДО возникнут сложности в прохождении проверки
С бумажными документами алгоритм действий был простым и осязаемым: открыть архив, достать нужную папку и отдать ее проверяющему. С кадровым электронным документооборотом у многих возникает ощущение, что единственный вариант = предоставить полный доступ к платформе КЭДО. Сотрудников пугает, что проверяющие откроют не только нужный документ, а все подряд.
Решение: на самом деле процесс стал еще более цивилизованным и контролируемым. Вам не нужно давать проверяющим доступ к платформе. Вместо этого вы действуете по четкому и простому сценарию. Из системы вы в несколько кликов формируется реестр запрошенных документов (например, трудовых договоров или актов) и выгружается в удобном формате — чаще всего в Excel или PDF.
Ключевой момент: электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), юридически тождественны бумажным с живой подписью и печатью.
Если по какой-то причине проверяющие запросили бумажные копии (что становится редкостью), любой документ из КЭДО можно распечатать. При необходимости на бумажном экземпляре можно поставить чернильную подпись.
EmplDocs помогает компаниям проходить поэтапно подключение КЭДО и с поддержкой:
Пошаговое подключение. Можно начать с ограниченного набора кадровых документов и пилота на части сотрудников, а затем постепенно расширять на другие документы и процессы.
Обучение и материалы. Подключение сопровождается методическими материалами, инструкциями для сотрудников, а также обучающими сессиями для ключевых пользователей, то есть отдела кадров.
Привычная среда. Интеграция с 1С и простой личный кабинет сотрудника делают работу в системе интуитивной, даже для тех, кто всю жизнь работал с бумажным документооборотом.
Поддержка на старте. Команда внедрения помогает настроить процессы, подготовить регламенты и ответы на типовые вопросы сотрудников, чтобы снять основные страхи еще до запуска.
Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFG6WgwJ
Начать дискуссию