24 янв. в 10:38

Для кого подойдет конструктор документов и чем поможет «Форма»

Договоры, доверенности, счета, акты — практически любой бизнес ежедневно сталкивается с так называемой «бумажной» работой. И когда документов становится слишком много, начинают возникать мысли об увеличении штата. Не торопитесь: сейчас с задачами подготовки и подписания документов отлично справляются специальные сервисы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Рассказываем, кому будет полезен конструктор документов и как сервис «Форма» упрощает жизнь предпринимателей.

Онлайн-конструкторы: для тех, кто заполняет много документов

Конструкторы предназначены для самостоятельной работы со значимыми для бизнеса документами. Можно выбрать готовый шаблон или загрузить собственные: это существенно экономит и деньги, и время, которое лучше использовать для более важных дел.

В каких именно сферах такие сервисы наиболее востребованы? Конструкторы документов активно используются представителями буквально всех направлений бизнеса — это онлайн и офлайн-торговля, сфера услуг и производственные компании. Чаще всего работать с большим количеством документов приходится таким пользователям, как:

Юристы. Конструкторы позволяют быстро создавать шаблонные договоры, иски, претензии и другие правовые документы, что значительно экономит время при работе со стандартными задачами.
HR-отделы. Сотрудники кадровых подразделений используют конструкторы для создания трудовых договоров, должностных инструкций, уведомлений об отпусках и других кадровых документов.
Бухгалтерия. Бухгалтеры регулярно работают с большим количеством идентичных документов: счета-фактуры, акты сверки, платежные поручения, авансовые отчеты и т.д. С помощью конструктора можно настроить шаблоны для каждого типа документа или использовать готовые формы, после чего заполнение будет происходить автоматически на основе введенных данных.

Конструктор документов — незаменимый помощник индивидуального предпринимателя, у которого нет собственного штата сотрудников и для бизнеса на старте. По сути, сервис способен заменить сразу несколько работников: он поможет в подготовке договоров с клиентами и контрагентами, бухгалтерской документации и других документов.

Дмитрий — индивидуальный предприниматель, предоставляющий консультации в сфере маркетинга. По каждому проекту необходимо заключать договор, выставлять счета и подписывать акты выполненных работ. Благодаря онлайн-конструктору ему больше не нужно тратить время на ручное заполнение документа. Достаточно просто ответить на вопросы, а Форма сама подставить данные второй стороны на основе ИНН, пропишет сумму контракта прописью, просклоняет ФИО директора и поможет с заполнением банковских реквизитов.А один из главных плюсов для Дмитрия — возможность дистанционного подписания, поскольку многие клиенты находятся в других городах.

Создайте нужный документ онлайн

Воспользуйтесь шаблоном от юриста и скачайте готовый файл

Ключевые преимущества конструкторов документов

Процесс создания документов упрощается. Самостоятельная подготовка даже стандартного документа требует времени и определенных усилий. С помощью конструктора можно в любой момент и без труда сгенерировать нужный документ, а освободившееся время перераспределить на решение более важных для бизнеса задач.
Снижается вероятность ошибок. «Ручное» оформление документов часто сопряжено с ошибками: некорректные реквизиты, неверная дата и другие неточности могут привести к негативным последствиям. Конструктор документов минимизирует риск ошибок, поскольку большинство данных заполняется автоматически.
Документы соответствуют юридическим требованиям. При оформлении документации крайне важно соблюдать все требования законодательства. Готовые шаблоны, которые предлагают конструкторы документов, проверены на соответствие актуальным правилам и нормам, поэтому при их использовании нет риска получить штраф или столкнуться с другими неприятностями.
Есть возможность массовой генерации документов. При работе с большим количеством клиентов, сотрудников или поставщиков часто требуется массовое создание и подписание однотипных документов. Сервис позволяет автоматизировать этот процесс.
Предоставляется удаленный доступ. Работать с конструктором документов можно из любой точки мира: главное — это наличие доступа к интернету. А благодаря дистанционному подписанию документации местонахождение второй стороны также не имеет значения.

А еще использование конструктора документов помогает экономить на оплате труда сотрудников или услуг консультантов. Готовые шаблоны позволяют составлять грамотные документы самостоятельно.

Не самое очевидное преимущество — влияние на репутацию. Правильно оформленные документы формируют положительное впечатление о вашем бизнесе у партнеров и клиентов. Небрежно составленный договор может привести к отказу от сотрудничества.

Как «Форма» помогает бизнесу

Создавать, подписывать и хранить документы на одной платформе — все эти возможности предоставляет сервис «Форма».

Конструктор идеально подходит для любой сферы бизнеса — от торговли, производственных компаний и медицины до консалтинга и образования.

Главные плюсы «Формы»

Моментальное создание документов.
Большая база готовых шаблонов.
Возможность создания пакета документов.
Надежная защита данных.
Дистанционное подписание документов с помощью простой электронной подписи.
Заполнение данных по ИНН.
Разграничение прав доступа.
Отправка на заполнение.

Как пользоваться сервисом? Всего три простых шага: выбираете подходящий шаблон или настройте собственный, ответьте на вопросы по шаблону и получите готовый документ.

С «Формой» работают как крупные компании, так и малый бизнес и самозанятые. Создавайте документы на основе собственных шаблонов или выбирайте готовые: с помощью сервиса уже создано 30 000 документов, и вы также можете оценить все преимущества работы с онлайн-конструктором.

Читайте также: