Какие технологии пришли в нашу жизнь за последнее десятилетие
Инновации однозначно повышают эффективность документооборота и позволяют модернизировать бизнес-процессы. Некоторые из них уже прочно закрепились в офисных пространствах, а некоторым еще предстоит пройти непростой путь от отрицания до принятия и внедрения.
Например, это:
Электронные подписи. Упрощают процесс подписания документов, позволяя делать это удаленно и безопасно.
Машиночитаемые доверенности. Позволяют обмениваться документами на расстоянии.
Искусственный интеллект. Автоматизирует рутинные задачи, такие как сортировка, поиск и анализ документов, а также помогает в извлечении данных и принятии решений.
Машинное обучение. Используется для анализа больших объемов данных и предсказания паттернов поведения, что улучшает управление документами.
Облачные технологии. Позволяют хранить и обмениваться документами в защищенном пространстве, обеспечивая доступ из любой точки мира.
Блокчейн. Обеспечивает надежное хранение и верификацию документов, снижая риск подделок и несанкционированного доступа.
Автоматизация процессов. Используется для автоматизации рутинных задач, связанных с обработкой документов, таких как ввод данных и управление потоками работы.
В эпоху цифровизации все эти технологии становятся не просто удобными инструментами для бизнеса, а необходимостью. Они ускоряют работу с документами, делают процессы удобнее и сокращают затраты.
Однако в поисках новых технологий важно помнить, что надежность и простота использования остаются ключевыми факторами. Было время, когда технология блокчейн обсуждалась как возможное решение для хранения и подписания документов. Но мы уверены: эффективность и удобство уже доступны в облачных сервисах и в системах автоматизированной обработки документов, например, в таких как «Форма».
Сосредоточьтесь на главном, не отвлекаясь на вопросы документооборота и поиски документов среди папок на компьютере. С «Формой» можно:
создавать документы;
подписывать договоры с контрагентами;
вести базу шаблонов договоров;
подключать сотрудников к единому хранилищу документов.
Бесплатный тестовый период доступен при регистрации.
«Форма» vs блокчейн
Блокчейн часто упоминают как перспективное решение для хранения и подписания документов. Однако эта технология имеет свои недостатки:
Сложность внедрения. Технология блокчейн требует значительных ресурсов для настройки и обслуживания.
Отсутствие гибкости. Данные, записанные в блокчейне, сложно изменить, что может стать проблемой при работе с заменяемыми документами.
Проблемы с масштабируемостью. Блокчейн может замедляться при больших объемах данных.
Вместо этого хранить и подписывать документы удобнее в сервисах, которые изначально разработаны для автоматизации документооборота.
Создайте нужный документ онлайн
Воспользуйтесь шаблоном от юриста и скачайте готовый файл
Преимущества хранения документов в «Форме»
Удобство и прозрачность. Все документы и шаблоны доступны в одном месте. Вы можете быстро найти нужный файл, внести изменения и отправить его на подпись, не покидая систему.
Электронная подпись в «Форме». Встроенная функция позволяет подписывать документы сразу в сервисе. Это экономит время и исключает необходимость использования сторонних приложений.
Надежное хранение. Все данные хранятся в защищенном облаке, и доступ к ним имеют только авторизованные пользователи. Это удобно и безопасно.
Гибкость работы. В «Форме» вы можете работать с документами динамично: изменять их, дополнять и быстро отправлять на подпись.
Почему это выгодно вашему бизнесу?
Использование электронных подписей и хранение документов в готовых автоматизированных сервисах, адаптированных под потребности вашего бизнеса, помогает:
Сократить затраты: нет необходимости в бумажной пересылке документов и сложной инфраструктуре.
Ускорить процессы: документы подписываются и отправляются за минуты, а не за дни.
Снизить риски: надежное хранение исключает утрату или несанкционированный доступ.
Выберите эффективность с «Формой»
Блокчейн может звучать впечатляюще, но для большинства задач малому и среднему бизнесу гораздо полезнее готовые инструменты, такие как «Форма». Сервис обеспечивает удобство работы с документами, интеграцию с электронными подписями и защищенное хранение данных.
Расскажите, где вы работаете с документами? В облачном хранилище или обмениваетесь с коллегами по почте? Нам будет интересно узнать ваш опыт и собрать статистику для новых интересных статей.
Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза
Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту
Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFJsv7r8
Начать дискуссию