Все способы безопасно заплатить самозанятому

Многие компании и предприниматели охотно пользуются услугами самозанятых, так как:

• Можно быстро найти исполнителя для выполнения срочной задачи и быстро заключить с ним договор.

• За самозанятых не нужно платить налоги в сравнении с простыми исполнителями-физлицами без специального налогового статуса.

Но есть и «подводные камни»:

• Существует риск переквалификации сотрудничества с самозанятым из гражданско-правовых в трудовые отношения.

• В налоговом учете выплаты самозанятому можно принять к расходам только, если самозанятый выдал чек заказчику. Поэтому, если попадется безответственный или недобросовестный исполнитель, компания рискует столкнуться с проверкой.

• Доходы исполнителя на НПД ограничены суммой в 2,4 млн рублей в год. Если самозанятый с начала года заработал больше, он теряет право использовать льготный режим налогообложения. А значит, выдать заказчику чек он не сможет. Это может случиться неожиданно в процессе сотрудничества.

Эти риски можно свести к минимуму, если соблюдать правила оформления сотрудничества с самозанятыми:

• Использовать точные формулировки в договорах и актах без намека на трудовые отношения и подчиненность внутренним регламентам заказчика.

• Выплачивать гонорар только за фактически оказанные услуги, работы или поставленные товары. Предоплата тоже возможна при сотрудничестве с самозанятым, но ее нужно корректно прописать в договоре. Нельзя при этом использовать трудовую терминологию и называть предоплату «аванс самозанятому».

• Отслеживать получение чека и проверять, все ли данные в нем указаны корректно.

• Правильно оформлять выплаты самозанятому. Какими способами это можно оформить и как переводить деньги — расскажем далее.

Есть несколько способов, как платить самозанятому. Для каждого варианта нужно корректно оформить определенный комплект документов, учесть все риски и требования. Некоторые способы оплаты подойдут только тем, кто сотрудничает с небольшим количеством самозанятых, но есть и такие, которые удобны при массовых выплатах.

Деньги можно перевести с расчетного счета на карту самозанятого. Порядок заполнения платежного поручения стандартный, как при перечислении любому другому исполнителю, но есть нюансы:

• Если самозанятый — это физлицо без статуса ИП, то при перечислении вознаграждения в платежном поручении нужно заполнять поле «20» — «Назначение платежа (кодовое)». Для доходов за оказанные услуги или выполненные работы предусмотрен код «1». Если самозанятый — ИП, поле «20» заполнять не нужно.

• В назначении платежа максимально подробно распишите, за что платите, чтобы у банка не возникло подозрений и он не приостановил дистанционное банковское обслуживание по 115-ФЗ.

• Используйте правильные формулировки: «Оплата услуг лектора самозанятому по договору №…», «Перечисление оплаты за пошив штор по договору №…» и т. п. 

Если рассчитываетесь с исполнителем на НПД, проследите, чтобы он прислал вам чек не позднее 9 числа следующего месяца. Обращайте внимание на корректность заполнения полей чека, требуйте замены, если данные чека не соответствуют действительности или малоинформативны:

• Дата чека должна не может быть раньше даты, когда самозанятый получил деньги.

• Самозанятый должен указать в чеке предмет сделки и сослаться на номер и дату договора, если он был.

Когда компания сотрудничает с большим количеством самозанятых, формирование платежек может занимать много времени, а бухгалтер может делать ошибки в реквизитах, сумме, назначении платежа.

Ошибка в реквизитах чревата возвратом средств, который бухгалтер может сразу и не заметить, и, как следствие, заказчик рискует нарушить срок оплаты.

Ошибка в сумме в большую сторону может обернуться дополнительной претензионной работой, если самозанятый откажется возвращать излишне перечисленные деньги.

Массовые выплаты физическим лицам

Безналичные расчеты и электронный документооборот с исполнителями

Подключить

Это тоже способ безналичной оплаты. Владелец карты может через банковское приложение перевести деньги фрилансеру по номеру телефона, банковской карты или СБП. В этом случае исполнитель должен сформировать чек в приложении «Мой налог» в день получения оплаты.

Законодательство не запрещает самозанятым принимать наличные, но требует при их получении сразу формировать чек.

Наличные можно выдать из кассы напрямую исполнителю. Для этого нужно сформировать расходный кассовый ордер, указать в нем:

• фамилию, имя, отчество самозанятого;

• сумму оплаты;

• основание, например, номер договора или за что;

• кто выдал.

Самозанятый должен расписаться в РКО в знак получения наличных. РКО нужно зарегистрировать в кассовой книге КО-4.

Если самозанятый зарегистрирован как ИП, то максимальная сумма наличных расчетов по одной сделке с ним ограничена суммой 100 тыс. рублей (указания ЦБ № 5348-У).

Если наличными с самозанятым расплатился подотчетник, он просто прикладывает чек от исполнителя к авансовому отчету.

Как оформлять документы для сотрудничества с самозанятыми

Забирайте бесплатно запись вебинара, где разобрали все нюансы

Заполните форму, вышлем запись вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Это еще один способ безналичной оплаты, причем самый удобный из всех существующих вариантов. Специализированный сервис позволяет обмениваться документами онлайн берет на себя формирование чеков, проверку статуса самозанятых и помогает минимизировать риски. 

Заказчик может настроить выплаты, как ему удобно, например, отправлять деньги после подтверждения выполнения работ или переводить вознаграждения всем своим исполнителям массово по реестру. 

Сервис Jump.Finance берет на себя рутинную работу и упрощает сотрудничество с самозанятыми:

• Бухгалтеру не нужно формировать платежное поручение на каждого исполнителя. Даже когда их тысяча, нужно сделать всего один реестр. 

• Сервис позволяет без доплат обмениваться с исполнителями договорами, актами и другими документами онлайн: подписывать полный пакет документов простой электронной подписью в пару кликов

• Jump.Finance автоматически проверяет действительность статуса самозанятого по базе ФНС и не пропустит платеж, если доходы исполнителя после него превысят 2,4 млн рублей.

• Jump.Finance автоматически формирует чек, регистрирует его в ФНС и хранит в своей системе. Риск отказа ФНС принять в расход выплату фрилансеру исключен. А если самозанятый аннулирует чек, сервис уведомит об этом заказчика по почте и в личном кабинете. Это тоже помогает снизить риски отказа ФНС принять в расходы выплату, даже если исполнитель оказался неблагонадежным.

• Jump.Finance легко интегрируется с 1С: это позволяет пользоваться функциями сервиса, работая в привычной учетной программе. Прямо в 1С можно проверять статус исполнителя и лимиты, отправлять выплаты и формировать акты, а также обрабатывать банковские выписки.

• Запуск работы через сервис займет всего один день, а переводить деньги исполнителям можно круглосуточно, даже в выходные дни и праздники.

Реклама: ООО «Джаст Лук», ИНН 5406678646, erid: 2W5zFGhwctx