1. Использование некорректного наименования документа
Договор купли-продажи вместо договора поставки, справка вместо путевого листа, платежное поручение вместо расписки — вариантов некорректного наименования документов множество. Ошибочное наименование документа неправильно отражает его содержание и может повлечь за собой массу проблем, среди которых:
Возникновение спора между сторонами — причем если дело дойдет до судебных разбирательств, наименование документа будет иметь ключевое значение.
Высокая вероятность признания документа недействительным.
Сложности во внутреннем документообороте компании.
Риски в ходе проверок контролирующими органами.
Как избежать? Эффективное решение — наличие в компании механизма предварительного согласования или внутреннего контроля для исключения ошибок при подготовке документов. Ответственное лицо должно проверить правильность заполнения заголовка документа перед его подписанием и дальнейшим использованием.
Например, в системе Листоход отслеживать согласование документов можно даже без участия в процессе. Сервис позволяет гибко настроить участие сотрудников в согласовании, а благодаря моментальным уведомлениям на электронную почту участники своевременно узнают о важных обновлениях и изменениях. В системе реализована не только возможность согласования, но также исполнения и ознакомления с документами. Еще одна из важных функций сервиса — архив документов, в котором сохраняется вся загруженная документация.
2. Отсутствие даты
Распространенная ошибка при работе с документами — отсутствие даты, и совершается она чаще всего из-за невнимательности. На первый взгляд может показаться, что это не такое серьезное нарушение, но на практике именно оно влечет за собой самые негативные последствия для бизнеса.
Например, при возникновении спора с контрагентом суд может отказаться принять документ из-за нарушения установленных требований. Также документы без даты не получится зарегистрировать в качестве входящих или исходящих. А еще именно по дате стороны могут судить об актуальности документа.
Как избежать? Всегда проверять, указана ли в документе дата. Тщательный контроль за правильностью составления документации — это единственный способ избежать данной ошибки.
3. Использование устаревших форм документов
Форма считается устаревшей, если она не применяется из-за изменения законодательства, внутренних требований компании или технических нововведений. Нередко с этой проблемой компании сталкиваются при подготовке первичных документов бухгалтерского учета, но отслеживать актуальность используемых форм нужно при работе с любой документацией.
Использование устаревшей формы документа приводит к штрафам со стороны контролирующих органов. Кроме того, такие документы могут быть признаны недействительными, и это приведет к признанию недействительными совершенных на их основании операций.
Как избежать? В компании должен быть назначен сотрудник, на которого возлагается обязанность по отслеживанию законодательных изменений и оперативному внесению изменений в образцы документов. Также рекомендуется регулярно устраивать ревизию всем применяемым в компании формам.
Простая система для согласования документов
Забудьте об ошибках в согласовании документов и ускорьте процессы в компании всего за несколько дней
4. Несоответствие документов требованиям ГОСТ
Организационно-распорядительные документы — а к ним относятся, например, приказы, уставы, распоряжения, акты, справки и другая документация компании — должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТа 7.0.8-2013. Причем ГОСТы распространяются как на бумажные, так и на электронные версии. Не обязательно следовать таким требованиям на все 100%, но это надежный ориентир при составлении унифицированных документов. Это снижает вероятность того, что контролирующие органы посчитают документ недействительным.
Как избежать? Всегда проверяйте шаблоны организационно-распорядительных документов компании на соответствие требованиям ГОСТ. Как показывает практика, это единственный способ исключить риск ошибки.
5. Некорректная регистрация документов
Значительная часть документации подлежит регистрации, и это направление работы также нередко становится источником ошибок. Один документ регистрируется дважды, не соблюдаются сроки регистрации или некорректно заполняется отметка о регистрации.
Еще один важный момент — соблюдение правила календарного года. Оно предполагает, что документы регистрируются в пределах календарного года, и повторение номеров в этот период не допускается. Исключение составляют описи дел постоянного хранения.
Как избежать? Обязательное условие — разработка инструкции для ответственных за это направление сотрудников. Четкое определение требований и установление единой системы регистрации документов в компании позволяют избежать ошибок и путаницы. Или другой способ — использовать систему согласования, исполнения и хранения документов Листоход. Ведь при согласовании в системе сохраняются все договоры или любые другие документы. Каждому документу автоматически присваивается свой уникальный номер и записывается дата. То есть у вас автоматически без малейших усилий формируется реестр документов.
6. Некорректное наименование в документе составителя или одной из сторон
Нередко ошибки допускают в наименовании субъектов экономической деятельности, например, в названии компании. Чаще всего это происходит в результате описки или опечатки, но, тем не менее, недостоверная информация в документе может лишить его юридической значимости.
Идентифицировать субъект экономической деятельности даже при наличии ошибки позволяет максимально полное указание его наименования. Одного названия — например, ООО «АгроСтрой» — недостаточно. Рекомендуем указывать все основные реквизиты.
Как избежать? Чтобы избежать ошибок в собственной документации, следует разработать шаблоны для различных видов документов: в этом случае сотрудникам не придется каждый раз самостоятельно вводить реквизиты. Также необходимо внимательно перепроверять реквизиты контрагентов.
7. Подписание документа неустановленным (неуполномоченным) лицом
Наличие на документе подписи неустановленного или неуполномоченного лица — грубое нарушение порядка ведения документации. Например, договор подписал сотрудник компании, чьи должностные обязанности и полномочия не предусматривают возможность подписания данного документа. Нередко бывает, что вместо руководителя документ подписывает другое лицо, проставляя перед подписью косую черту.
При возникновении спора подобные документы будут признаны недействительными. Для компании такие ситуации могут обернуться финансовыми убытками и нанести ущерб репутации.
Как избежать? Необходимо зафиксировать порядок подписания документов и четко определить круг лиц, которые имеют право ставить подпись на различных видах документации. Разработайте систему контроля, предусматривающую согласование документа перед подписанием: это позволит исключить случайные ошибки.
Сервис Листоход способен изменить ваши представления о согласовании документов: система позволяет реализовать сценарий документооборота любой сложности. Для начала работы потребуется всего несколько дней, причем в системе Листоход нет ограничения на количество пользователей. А для максимального удобства у сервиса есть адаптивная мобильная версия — работать с документами можно из любого места и в любое время.
Читайте также:
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFGuYgEU
Начать дискуссию