Бумажный документооборот — по-прежнему головная боль для многих компаний.
Поиск нужных бумаг отнимает драгоценное время, согласование часто превращается в многоступенчатую переписку. И всегда есть риск потерять важный документ. Все это тормозит бизнес-процессы и отвлекает сотрудников от других задач.
Например, HR-менеджеру нужно согласовать отпуск сотрудника. Бумажное заявление сначала передают на подпись руководителю, затем — в отдел кадров, потом — в бухгалтерию. Каждый этап занимает время. Если хотя бы одна из сторон задержит или потеряет заявление, процесс затягивается, и сотрудник не может вовремя получить одобрение своего отпуска.
В то же время все больше компаний переходят на цифровые инструменты, чтобы ускорить принятие решений, сделать процессы более эффективными. Мы предлагаем не ждать подходящего момента, а провести в своей компании челлендж «Неделя без бумаг». За пять дней вы на практике убедитесь, как легко можно перейти к электронному документообороту и автоматизировать рутинные задачи с помощью сервиса «Листоход».
Что такое «Неделя без бумаг»
«Неделя без бумаг» — это челлендж, рассчитанный на пять рабочих дней. Каждый из них посвящен отдельному шагу перехода к цифровому документообороту.
Главная цель — избавить сотрудников от бумажной рутины, упростить процессы согласования и хранения документов, автоматизировать повторяющиеся задачи.
Этот челлендж отлично подойдет для бухгалтерии, HR-специалистов, юристов, руководителей и всех, кто ежедневно сталкивается с огромным количеством документов. Присоединяйтесь и убедитесь: внедрение электронного документооборота — это быстро, удобно и совсем не страшно!
План по дням: как проходит челлендж
День 1. Аудит текущего документооборота
В первый день вашей «Недели без бумаг» предлагаем провести небольшой и полезный аудит — взглянуть на то, как сейчас проходит работа с документами в компании или отделе.
Что делать? Выберите отдел, который будет участвовать в челлендже, соберите команду из сотрудников, которые чаще всего работают с бумагами. Составьте список основных процессов, где вы используете бумажные документы: приказы, договоры, акты, заявки на оплату.
Ответьте на вопросы:
На каких этапах оформления чаще всего возникают задержки?
Какие документы дольше всего согласовываются?
Какие бумажные процессы требуют больше всего времени или усилий?
Были ли ситуации, когда важный документ терялся или про него забывали?
Где чаще всего появляются ошибки?
Результат дня 1. Вы получаете карту текущего состояния — полный список «узких мест», связанных с бумажными документами.
День 2. Выбор процессов для автоматизации
Второй день — время понять, с чего начать оптимизацию и автоматизацию. Важно не пытаться «оцифровать» сразу все. Лучше выбрать 2–3 простых, но массовых типа документов — например, приказы, акты, счета на оплату или стандартные договоры. Процессы их обработки проходят часто и по единой схеме.
Что делать? Посмотрите на результаты вашего аудита и найдите процессы, в которых:
наибольший объем ручной работы;
часто возникают задержки;
возможны ошибки сотрудников.
Сформулируйте стартовый список из 2–3 процессов и убедитесь, что все участники согласны с выбором. Опишите или нарисуйте блок-схему бизнес-процессов, планируемых к автоматизации, согласуйте ее с другими сотрудниками.
Результат дня 2. У вас есть список процессов, для которых вы будете создавать электронные маршруты, и команда, готовая к переменам.
День 3. Настройка «Листоход» под ваши задачи
В этот день вы переходите от планирования к действиям — настраиваете цифровой инструмент, который заменит бумажную рутину.
Что делать?
1. Пригласить коллег в систему. Создайте учетные записи для всех участников процесса, кто работает с выбранными типами документов.
2. Создать маршруты согласования. В сервисе «Листоход» вы можете легко задать порядок прохождения документа — кто, в какой последовательности, на каком этапе согласует или подписывает. Есть два типа маршрутов:
Последовательное согласование — документ проходит по цепочке, от одного согласующего к другому.
Параллельное согласование — документ одновременно отправляется всем согласующим.
3. Интегрировать «Листоход» с другими сервисами. Например, если у вас есть «Битрикс24», вы можете настроить интеграцию с ним и согласовывать документы в привычном интерфейсе. Все уведомления об их движении поступают в единый центр уведомлений на портале, поэтому сотрудники могут оперативно реагировать на обновления.
Результат дня 3. Рабочие маршруты документов созданы, система готова к практическому применению.
День 4. Пилотный запуск
Сегодня начинается настоящее тестирование: вы запускаете согласование и подписание документов без бумаг.
Что делать?
Отправить, подписать, согласовать первые документы. Например, оформите приказ или счет (тип документов, выбранный в день 2) полностью в электронном виде.
Вовлечь команду — провести обучение и дать инструкции. Проведите короткий инструктаж или пошаговую демонстрацию для сотрудников. Покажите, как создать и отправить документ, как согласовать, где посмотреть статус и т. д.
Обеспечить поддержку от команды «Листоход». Если потребуется помощь, наша команда на связи — через чат, форму обратной связи.
Результат дня 4. Первые документы полностью проходят «цифровой» маршрут. Сотрудники понимают, как работает новая система и могут самостоятельно пользоваться сервисом.
День 5. Анализ результатов
Заключительный день челленджа посвящен подведению итогов. Теперь вы можете сравнить этот опыт со стандартной бумажной работой, оценить удобство и перспективы автоматизации документооборота в вашей компании.
Что делать?
Оценить эффективность и сэкономленное время. Подсчитайте, сколько времени ушло на согласование и подписание электронных документов в сравнении с предыдущими бумажными процессами. Во сколько раз ускорился процесс? На каких этапах сократились задержки?
Собрать обратную связь от команды. Проведите короткий опрос или встречу: что коллегам понравилось в электронном согласовании, что вызвало затруднения, где хотелось бы доработать процесс? Обратная связь поможет понять, как сделать переход еще более комфортным для всех.
Принять решение о масштабировании. Обсудите, на какие процессы и отделы вы готовы расширять практику согласования документов в электронном виде.
Результат дня 5. Вы видите реальную пользу от цифровизации и получаете список идей для дальнейшего роста.
Преимущества подхода «Неделя без бумаг»
Успех цифровизации во многом зависит от того, насколько плавно и понятно проходит переход к новым инструментам. Поэтому челлендж строится на поэтапном внедрении.
В чем преимущества подхода:
Безболезненный переход — пошагово и с поддержкой. Каждый день — логичный маленький шаг: сначала аудит, потом выбор процессов, настройка маршрутов, практика. Такой подход «без стресса» уменьшает тревогу сотрудников перед новым, не требует одновременно ломать устоявшиеся процессы, сразу перестраивать весь документооборот.
Быстрые результаты и wow-эффект для команды. Первые успехи видны сразу же. Уже на третий или четвертый день появляется первый «вау-эффект»: вместо долгих согласований и хождений с бумагами — простое и понятное электронное подписание, четкий порядок, мгновенный обмен документами.
Не требует больших затрат или IT-ресурсов. Для участия в челлендже не нужны сложные внедрения, новые серверы или специальная команда айтишников. Настроить систему можно без специальных технических знаний. Любой сотрудник осваивает работу в сервисе за 1–2 дня.
Как продолжить работать после челленджа
Челлендж — это только старт. Вы убедились, что цифровой документооборот работает, теперь можно уверенно двигаться дальше.
Расширьте охват: подключайте другие отделы и процессы. Теперь, когда команда освоилась с электронным согласованием, можно вовлекать новые отделы: бухгалтерию, юристов, закупки, IT и других. Каждый подраздел легко интегрируется в систему — просто приглашайте сотрудников и добавляйте их к нужным маршрутам.
Настройте автоматические уведомления для удобства. В «Листоход» можно настроить уведомления не только внутри сервиса, но и на электронную почту, в ваш аккаунт Телеграм или в Центр уведомлений Битрикс24.
Закройте все альтернативные пути выполнения бизнес-процесса. Исключите работу через телефон или e-mail. Отвечайте на обращения, но направляйте инициаторов использовать только «Листоход». В корпоративной системе всегда побеждает один маршрут: важно, чтобы это был ваш, а не обходной путь.
Получите консультацию или поддержку от команды «Листоход». Первые шаги пройдены — возможно, появились вопросы или новые идеи по автоматизации процессов.
Команда «Листоход» всегда готова помочь — например, проконсультировать по сложным сценариям, помочь в настройке интеграции с Битрикс24. Вы можете оставить заявку через чат поддержки внутри сервиса, заполнить контактную форму или связаться с менеджером.
Заключение
Переход на электронный документооборот — это проще, чем кажется на первый взгляд. Не нужно ждать идеального момента, закладывать огромный бюджет или разбираться в сложных технологиях. Начать цифровизацию можно уже сегодня — постепенно, легко и без стресса для коллектива.
Челлендж «Неделя без бумаг» с «Листоход» — отличный старт. Вы увидите быстрый эффект, вдохновите команду на перемены, сэкономите время и избавитесь от бумажной рутины. Без переплат, сложных процедур и долгих внедрений.
Присоединяйтесь к челленджу и избавьтесь от бумажных документов всего за 5 дней с помощью «Листоход».
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFFvJkrc
Начать дискуссию