Клерк.Ру

Фатальные ошибки бухгалтера и способы их избежать

111

«Вам не страшно работать бухгалтером?». Такой вопрос – не редкость, особенно после того, как на законодательном уровне утвердили возможность взыскивать налоговую задолженность компании с главного бухгалтера.

Да, работа нервная и ответственная. Хороший бухгалтер должен обладать нечеловеческой внимательностью, повышенными способностями к концентрации и всегда быть в тонусе. Поговорка «не ошибается только тот, кто ничего не делает» тут не работает, потому что цена ошибки бухгалтера слишком высока.

Давайте посмотрим, какие промахи могут стать фатальными для бухгалтера, и, самое главное, как их избежать.

Главные ошибки бухгалтера

1. Неиспользование возможностей минимизации налоговой базы

Не самая критичная, но одна из самых дорогих ошибок бухгалтера. Если специалист досконально знает Налоговый Кодекс, то он может сэкономить компании немалые суммы. Например, если фирма понесла серьезные убытки из-за изменения курса рубля, то бухгалтер может поступить двумя способами: списать полученный убыток в полном объеме, как это многие привыкли делать, или воспользоваться возможностями статьи 141 по переносу убытка на последующие налоговые периоды. За первый способ никто не накажет, зато второй может повысить ценность сотрудника и его репутацию, ведь ему удалось сохранить финансовую привлекательность для инвесторов и кредиторов, не показав убыточный баланс.

2. Отсутствие привычки проверять все реквизиты

Главным правилом бухгалтера должно быть: «Проверь еще раз». Часто в спешке мы отправляем документы без доскональной перепроверки. Невнимательность – главный враг на рабочем месте. Да, все ошибаются. Но когда ошибается менеджер по продажам – конца света не случается. Когда ошибается бухгалтер – он подставляет под удар и компанию, и себя.

К примеру, бухгалтер морского торгового порта в Одесской области по невнимательности допустила подписание реестров перечисления алиментов с недостоверными сведениями на банковские счета сторонних граждан. Цена этой ошибки – 1,5 млн гривен.

3. Неотслеженные правки других пользователей

«Ой, я забыл тебе сказать, что поправил сумму, мы с клиентом в последний момент передоговорились». Особенно эти «ой» опасны, когда правки вносятся задним числом, а у вас уже все посчитано по старой информации.

Казалось бы, при чем тут тогда ошибка бухгалтера, если правки внес другой человек? Все просто: ошибка бухгалтера была в том, что у него нет ни уведомлений о правках, ни смекалки на то, чтобы эти правки запретить на программном уровне. Не хотите отвечать за чужие ошибки? Не давайте другим ошибаться.

4. Упущенная упрощенка

Распространенная ситуация: компания на УСН отказывается от полноценного учета и ведет бухгалтерию в книге доходов и расходов. Соблазн «не заморачиваться» велик, но по факту он выдает лишь недальновидность финансовой стратегии.

Да, на упрощенной системе налогообложения разрешено учитывать финансы в книге доходов и расходов, но в ней слишком легко упустить момент, когда компания превысит допустимый лимит выручки и потеряет право на УСН. Тогда как при ведении полноценного учета можно заранее увидеть, что, например, крупную сделку из четвертого квартала можно провести в первом квартале нового года и сохранить привилегии упрощенки.

5. Отсутствие первички

Мы все знаем, что операция, проведенная без первичной документации, не имеет никакой силы, но продолжаем верить менеджерами, которые «клянусь, в понедельник принесу» – а в каком месяце и даже году будет этот понедельник, не уточняется.

Ответственность в итоге будет нести не забывчивый менеджер, а персонально вы. Как и в случае правок, легко обвинить другого и сделать вид, что это не ваша вина, но не забывайте о приоритетах и интересах. Менеджер уже заключил сделку и забыл о документах, у него нет мотивации предоставить документы. Ваша задача – эту мотивацию создать. Иначе штраф от 5 до 10 тысяч будет ваш.

6. Неверные проводки, путаница с корреспонденцией счетов

Шуточки про то, как «дебет с кредитом» не сходится смешны только для тех, кто никогда не делал сложные проводки. Неверные проводки смело входят в топ самых распространенных бухгалтерских ошибок. Даже опытные специалисты допускают ляпы в сложных проводках и путаются в корреспондирующих счетах, а новичкам и подавно надо по десять раз все перепроверять и советоваться со старшими коллегами.

7. Слепое выполнение указов руководства 

Чтобы сохранить УСН, компания может пойти на многое. Но одно дело – провести крупную операцию в другом квартале, и совсем другое – не провести вообще. Например, компания, которая занимается грузоперевозками, в конце года получила крупное взыскание долгов на 25,5 млн. Чтобы не потерять УСН, директор отдал распоряжение бухгалтеру не учитывать эту сумму. Устное распоряжение.

В суде ничего доказать не удалось. Налоговый долг компании в 5,7 млн будет списан с бухгалтера.

На те же грабли наступил бухгалтер крупного интернет-магазина электроники, которого арестовали за неприменение онлайн-касс. Да, это было решение руководства: и кассы не применять, и налоги не платить. Но отвечать в итоге пришлось бухгалтеру.

За что и как могут наказать бухгалтера?

Бухгалтеру вообще много и часто приходится отвечать. Для этой профессии предусмотрено пять видов ответственности:

  • Дисциплинарная
  • Материальная
  • Административная
  • Уголовная
  • Гражданско-правовая (субсидиарная + нанесение вреда)

Самые распространенные проблемы, за которые приходится отвечать бухгалтеру:

  • Отсутствие первичной документации.
  • Ошибки в расчетах пособий и отпускных.
  • Неполное возмещение НДС.
  • Нарушение сроков сдачи отчетности.
  • Предоставление документов и отчетов по старой форме.
  • Нарушение кассовой дисциплины.
  • Ошибки в первичной документации: опечатки, ошибки при расчетах, неверные проводки.

Как не нажить себе проблем?

1. Ограничивать доступ к документам

Например, сервис «Контроль данных» позволяет разрешить доступ к редактированию только ответственным лицам или вовсе запретить правки для всех, кроме вас.

2. Следить за изменениями в законодательстве

Золотое правило: начинайте каждое рабочее утро не с болтовни с коллегами и не с котиков в интернете, а с чтения профессиональных новостей. Законодательство сейчас меняется с такой скоростью, что без регулярного отслеживания изменений вы наверняка заполните какую-нибудь форму по старому образцу, не сдадите новую отчетность, допустите ошибку и подведете компанию под штраф.

3. Вести журнал первичной документации

Когда сотрудники знают, что подача документации регистрируется в журнале «под подпись», они понимают, что будут нести ответственность за ее отсутствие лично. Если бухгалтеру зададут вопрос: «где первичка по этой операции?», он может смело отправить в журнал и показать, что сотрудник ее не сдал.

Увы, многим такая мера кажется чрезмерной или обременительной, особенно в небольших коллективах с теплой атмосферой, но вся эта теплота быстро остывает, когда дело доходит до судебных разбирательств. Так что лучше показаться занудой сейчас, чем потом отвечать за чужие промахи. Отражайте операции без первички в учете только при письменном согласовании с директором (или собственником) и с определением предельных сроков, устанавливайте дедлайн предоставления документов. 

Если вы уверены, что у вас попросту нет времени на журнал, не торопитесь с выводами. Лучше сэкономить это время при помощи автоматизации другой операции – к примеру, сервис Fasta освободит вам немало временных ресурсов на вводе первички. Но журнал должен быть – это ваша безопасность.

4. Хранить письменные распоряжения руководства и другие важные документы

Еще один пункт к вопросу об ответственности. Сегодня вы с пеной у рта убеждаете директора, что не надо так делать, или что надо внести какие-то изменения, а он бьет кулаком по столу – я так решил. А завтра не будет никакого «я вас предупреждала», при первой же возможности руководитель в опасной ситуации скинет ответственность на бухгалтера.

Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда была возможность доказать, что опасное решение или некорректную операцию вы исполняли по распоряжению начальства.

Например, одного бухгалтера уволили в связи с принятием необоснованного решения по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Причинами увольнения назвали ошибку в указании КБК при перечислении торгового сбора и нарушение кадрового учета. Бухгалтер подала на компанию в суд с требованием отменить решение, заменить запись в трудовой, выплатить заработную плату за период простоя и моральную компенсацию. И она выиграла дело, потому что предоставила суду письмо в ИФНС за подписью директора, в котором значилось, что КБК верен, и компания не согласна с требованием налоговой о назначении штрафа, и трудовой договор, в котором нет обязанностей ведения кадрового учета.

5. Досконально знать свои служебные обязанности по договору

Из предыдущего примера плавно вытекает следующий пункт. Если любой другой сотрудник может просто пробежать глазами договор и убедиться, что ему не придется пасти единорогов на поле цветущих папоротников, то бухгалтер обязан изучить и запомнить каждый пункт, чтобы знать, за что именно он будет нести ответственность.

Никто не запрещает делать вам сверх своих служебных обязанностей, но вы будете знать, что в случае чего вы за это не понесете наказания.

6. Не брать доступ к печати и клиент-банку с правом подписи

Часто директора с легкостью скидывают на бухгалтеров всю ответственность, в том числе право подписи, доступ к печати и клиент-банку. А сотрудники на это так же часто соглашаются, потому что «приятно, значит, доверяет». Но стоит помнить, что такие доступы – не только привилегия, но еще и дополнительная ответственность. Множество дел в суде было выиграно только потому, что доступ к печати и клиент-банку был только у генерального директора, что автоматически снимало ответственность с бухгалтера.

7. Проверять себя

Чтобы быть уверенным в собственных знаниях и понимании актуальной ситуации в законодательстве, бухгалтеру стоит периодически – хотя бы раз в год – проходить сертификацию, чтобы убедиться в собственной компетентности и получить дополнительную уверенность и для себя, и для компании.

Не стыдно обнаружить у себя пробелы в знаниях. Стыдно считать, что ты и так все знаешь, и поплатиться за свои ошибки или заставить платить за них других.

8. Не полагаться только на себя и пользоваться инструментами-помощниками

Самое частое оправдание, которое используют бухгалтеры, чтобы объяснить свои ошибки, звучит как «не хватает времени на доскональную проверку». Невнимательность, усталость, плохое настроение – все это снижает концентрацию и увеличивает вероятность ошибки.

Да, мы не роботы и можем ошибаться. Так, может, стоит взять в помощники робота? Или хотя бы умный сервис. К примеру, «Контроль данных», благодаря которому вы сможете проверять номенклатуру, настроить обязательное заполнение реквизитов, разграничить права сотрудников, проверять корректность ввода документов, назначить ограничения для папок номенклатуры и т.п.

Если вы работаете в облачной 1С, не бойтесь лишний раз обратиться в техподдержку или созвониться с консультантом 1С. Лучше потратить немного времени – а в 42Clouds техподдержка отвечает в течение минуты – и разобраться с моментом, в котором вы сомневаетесь, чем потом нести ответственность за ошибку.

Будьте бдительны, спокойны и осмотрительны. Не забывайте, что «дружба дружбой, а служба службой» – не позволяйте личным симпатиям подставлять вас подл опасность. И высыпайтесь! Недосып – худший враг внимательности. Так вы сведете вероятность ошибки к минимуму, обезопасите себя и будете спать спокойно.