Опоздавшая первичка: решаем проблему с возвратом документов с приложением MCOB

Всегда остро стоит вопрос о своевременном получении оригиналов первичных документов от поставщиков, т. е. до сдачи отчетности в ИФНС. Ведь от наличия первички напрямую зависит сумма налога к уплате, наличие дебиторской, кредиторской задолженностей и финансовый результат компании. И конечно, право на вычет по НДС!

Отражение документов, поступивших с опозданием приводит к необходимости корректировать отчетность, что привлекает внимание налоговиков. 

Кажется, что вернуть 100% первичных документов в бухгалтерию невозможно – ведь у контрагентов достаточно поводов их не возвращать.

Самая распространенная причина – партнер не заинтересован в том, чтобы потратить свое время и силы на отправку документов, ведь товар или услуги он уже получил. Тем более, что возврат документов может быть связан с затратами, если придется оплачивать заказное письмо или услуги курьера.

Кроме того, некоторые контрагенты не подписывают документы с очень “дальновидным расчетом” – чтобы потом по этим документам не платить.

Компания должна для себя разработать мероприятия по сбору первичных документов, закрепить ответственных и предусмотреть контроль. 

Сначала, немного о законодательных нормах.

В этом году принят ФСБУ 27/2021 для первички и бухгалтерского документооборота

Минфин РФ утвердил новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта, где закреплен новый порядок оформления, исправления и хранения первичной документации и регистров бухучёта. 

Основные положения:

• документы следует составлять на русском языке. В первичке на иностранном языке должен присутствовать построчный перевод;
• все суммы в регистрах бухучёта надо указывать только в российских рублях;
• в стандарте закреплено такое понятие, как вид подписи для заверения электронной первички, вид подписи определяется по соглашению сторон;
• хранить документы следует в том виде, в котором они были составлены. Переводить документы бухучета, оформленные на бумажных носителях, в электронный формат для последующего хранения не допускается.

Вернемся к организации сбора первичных документов. 

Основные этапы процесса:

• назначьте ответственных сотрудников;
• установите сроки возврата первичных документов (для реализации, например можно установить 2 месяца);
• регламентируйте процесс сбора и контроля возврата ( для эффективности, можно % по сбору первичных документов определить как один из KPI ответственного сотрудника. 

Процесс сбора первичных документов достаточно громоздкий. Это связано с тем, что в обозначенных выше этапах нужен доступ к учетным данным. Надо иметь реестры недостающих документов. Их надо уметь формировать самостоятельно или запрашивать у бухгалтера. По мере предоставления и отражения документов в системе учета, реестры постоянно меняются. Как можно оперативно и с малыми человеческими ресурсами решить данную задачу? 

Мы разработали собственное решение. С помощью нашего сервиса можно в любой момент и с любой точки сформировать реестры и отправить ответственному сотруднику или контрагенту. 

Как решить проблему с помощью нашего СЕРВИСА?

Настройте систему напоминаний. Это должно быть плановой работой сотрудника, ответственного за полноту возврата документов. Все очень просто сделать, используя мобильное приложение МСОВ.Налоги.

• скачайте приложение, ссылка ниже;
• подключитесь к своей учетной системе по инструкции;
• смотрите список недостающих документов и как их сбор повлияет на сумму налогов;
• формируйте и отправляйте реестры с напоминанием о возврате В ДВА КЛИКА в любом месте, в любое время, используя любой удобный мессенджер.

Скачать приложение