Кадровый переворот: как работать с удаленными иностранцами по новому закону

Удаленка прочно вошла в нашу жизнь. Новые поправки в ТК с 2021 года установили порядок взаимоотношений работодателей и удаленного персонала. Но сегодня многие компании активно привлекают к труду иностранных работников. Как применить новые нормы к иностранцам? Что делать с миграционным учетом? Читайте в нашем материале.

Трудовой договор с удаленным иностранцем

Нормы трудового права распространяются на трудовые отношения с участием иностранцев только в пределах территории РФ (ст. 11 ТК РФ). Поэтому, если работник фактически находится за рубежом, и будет выполнять свою функцию за пределами РФ, то заключить с ним трудовой договор нельзя. В таких ситуациях отношения между сторонами оформляют гражданско-правовым договором. О нюансах договора ГПХ мы расскажем в следующий раз. Сегодня рассмотрим особенности трудового договора на удаленке, если иностранец работает в России.  

Порядок оформления трудовых отношений с иностранцем аналогичен порядку найма российских граждан.

Отдельные нюансы оформления трудового договора с иностранным работником: валюта договора, перевод на иностранный язык, наличие разрешения или патента – мы подробно рассматривали в отдельном материале.

Разберем, какие моменты нужно отразить в договоре с удаленным иностранцем.

Место работы

Удаленка – это форма занятости вне места нахождения работодателя, а также вне территории или объекта, подконтрольного работодателю. Поэтому рабочее место удаленщика может быть где угодно (ст. 312.1 ТК РФ).

Однако в договоре важно указать место работы. Например: ООО «Старт», г. Тверь.

Если работник будет выезжать в офис к работодателю из другого населенного пункта – это будет считаться командировкой. Указание места работы необходимо, чтобы обоснованно возместить работнику командировочные расходы.

Важно: работодатели часто забывают, что иностранные сотрудники ограничены в передвижении по территории РФ. Когда можно направить иностранца в командировку, читайте вдругой нашей статье.

Режим труда и отдыха

Если в трудовом договоре или локальном акте организации не предусмотрен режим рабочего времени, удаленщик вправе установить его по собственному усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ).

Поэтому, если работодателю важно взаимодействовать с сотрудником в определенные часы – это нужно обязательно отразить в документах.

Если работодатель устанавливает режим рабочего времени индивидуально для каждого работника – этот пункт включают в трудовой договор. Если же режим устанавливают для всех работников сразу – можно включить этот пункт в коллективный договор или иной локальный акт организации.

Важно: удаленного работника нужно ознакомить с локальным актом под роспись или посредством обмена электронными документами.

Порядок расчета и выплаты компенсаций

Если удаленщик будет использовать для выполнения трудовой функции личное имущество: компьютер, ноутбук, принтер, МФУ и т. д., работодатель вправе назначить сотруднику компенсацию.

Размер компенсации и порядок ее выплаты включают в трудовой договор. Компенсацию можно выплачивать в фиксированном размере или определять сумму расчетным путем. Однако нужно помнить, что размер выплаты должен быть экономически обоснован. 

Базой для использования расчетного метода обычно выступают срок полезного использования имущества и амортизация.

Пример: удаленщик использует для работы личный ноутбук. Его стоимость – 65 тыс. рублей. Стороны решили, что компенсация за использование имущества будет определяться ежемесячно расчетным путем. Бухгалтер посчитал компенсацию за февраль 2021 года:

1. Срок полезного использования ноутбука: 36 месяцев (код ОКОФ 330.28.23.23).

2. Амортизация: 1 806 рублей (65 000 / 36).

3. Количество рабочих часов в феврале при 40-часовой неделе: 151 час (производственный календарь).

4. Доля рабочего времени в общем объеме часов за месяц: 22 % (151 / (28 * 24) * 100 %).

5. Сумма компенсации за февраль: 397 рублей (1 806 * 22 % / 100 %).

Также в договор включают условие о возмещении работнику затрат на приобретение расходных материалов. Например: канцтоваров, картриджей, бумаги для печати и т. д.

Возместить расходы можно на основании предъявленных первичных документов: чеков, квитанций.  

Участие в электронном документообороте

Обмен документами по желанию сторон может осуществляться электронным способом.

Для удаленного подписания трудового договора и допсоглашений к нему сотруднику потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная ЭЦП (312.3 ТК РФ).

Важно: по письменному требованию работника работодатель обязан направить ему экземпляр трудового договора и допсоглашений к нему на бумажном носителе в трехдневный срок.

Иностранец может получить ЭЦП самостоятельно в удостоверяющем центре. Ему потребуется: паспорт (своей страны с нотариальным переводом или загранпаспорт), ИНН и СНИЛС. Кто оплачивает стоимость ЭЦП, стороны определяют сами. Если расходы на ЭЦП возмещает работодатель – это условие включают в трудовой договор.

Если работодатель участвует в эксперименте по электронному кадровому документообороту, то именно он и оплачивает ЭЦП для сотрудника. В такой ситуации требовать от сотрудника покупку подписи за свой счет – неправомерно.

Для обмена другими документами (приказом на отпуск, командировку, расчетными листками, уведомлениями, заявлениями и т. д.) усиленная подпись не обязательна. Порядок направления таких документов стороны могут закрепить в договоре по собственному усмотрению. Например, прописать, что документы направляют по e-mail, WhatsApp¹ или Telegram. Главное, зафиксировать обязанность сторон подтверждать прием документов.

Ведение трудовой книжки

Бумажную трудовую книжку работодатель теперь ведет только по желанию удаленного работника. С текущего года, тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые уже не заводят, а ведут книжки в электронной форме.

Условие о ведении трудовой книжки прописывают в договоре.

Если работник решил, что сведения о трудовой деятельности будут отражаться в бумажной трудовой, он должен направить документ работодателю. Например: по почте ценным письмом с описью вложения.

Уведомление в МВД о заключении договора с иностранцем

О приеме на работу иностранца по трудовому договору нужно уведомлять территориальный орган ГУМВД по месту осуществления деятельности удаленного сотрудника. Уведомление подают по форме, утвержденной приказом МВД РФ № 536 от 30.07.2020.

Срок подачи уведомления – три рабочих дня со дня заключения договора. Уведомления можно подать на бумажном носителе или в форме электронного документа (п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Миграционный учет

В общем порядке принимающая сторона должна поставить иностранца на миграционный учет в течение 7 дней со дня его прибытия на территорию РФ.

Для граждан Таджикистана срок удлиняется до 15 дней, а для граждан Армении, Казахстана и Киргизии – до 30 дней.

Но с удаленными работниками не все так однозначно. Если работодатель и его удаленный сотрудник находятся в разных субъектах РФ, то ставить на учет этого сотрудника работодатель не обязан.

Например: организация находится в Москве. Она принимает на удаленку по трудовому договору иностранца, который находится в России и фактически пребывает в Пскове. Работник будет выполнять свою трудовую функцию, не выезжая из Пскова.

Так как иностранец пребывает в другом субъекте РФ, то оснований для постановки его на учет в Москве нет. Иностранец должен встать на миграционный учет в субъекте пребывания.