Варианты автоматизации закупок в 1С

Вы удивитесь, но даже в больших компаниях пополнение запасов часто делается вручную «на коленке». Да, конечно, нет одной волшебной кнопки, которая всё сделает за вас, но тем не менее автоматизируются и значительно упрощаются многие процессы в жизни закупщика. С компьютером закупки делаются в несколько раз быстрее и точнее, чем вручную, и работа, которая занимала дни, выполняется за пару часов. Поэтому, рано или поздно, многие компании задумываются об автоматизации.
1 тыс. 577

Вы удивитесь, но даже в больших компаниях пополнение запасов часто делается вручную «на коленке». Да, конечно, нет одной волшебной кнопки, которая всё сделает за вас, но тем не менее автоматизируются и значительно упрощаются многие процессы в жизни закупщика. С компьютером закупки делаются в несколько раз быстрее и точнее, чем вручную, и работа, которая занимала дни, выполняется за пару часов. Поэтому, рано или поздно, многие компании задумываются об автоматизации.

Постараемся раскрыть, какие альтернативы ручным закупкам существуют. Ведь автоматизироваться можно по-разному. Вариантов много и у каждого есть свои плюсы и минусы. Давайте разбираться.

Начнем с самого простого. С того, чем все так или иначе уже пользуются – старый добрый Эксель. Он сильно облегчает труд закупщика, имеет множество возможностей, позволяет проводить сложные расчеты и обрабатывать уникальные ситуации.

Существуют и специализированные модули прогнозирования для Excel. К сожалению, все достоинства Экселя упираются в три принципиальные проблемы, которые мешают его широкому применению:

Во-первых, высокий порог входа. Нельзя с нуля открыть Эксель, нажать пару кнопок, и уже через 5 минут получить результат. Нужна довольно кропотливая настройка, которую не каждый сможет сделать. Хороших специалистов и консультантов дефицит, найти их не так-то просто, да и цены кусаются.

Второе – выгрузка данных. Эксель не может подтягивать данные прямо из 1с. Нужно сохранить данные из 1с и как-то загружать их в нужном виде в Excel. Полбеды, если бы это была сложная, но однократная настройка на начальном этапе. Нет, все сложности с выгрузкой и приведением её в подходящий для Экселя формат испытываются регулярно, каждый раз, при каждом заказе поставщику. Огромное количество времени и сил уходит не на продуктивную работу (анализ данных), а на мартышкин труд по выгрузке-загрузке данных.

Третье — не все процессы могут быть автоматизированы через формулы на листах Эксель, требуется нормальный язык программирования. Чтобы чуть приподнять этот потолок, можно использовать для автоматизации встроенный в Эксель скриптовый язык VBA. Но полноценного приложения с его помощью не создать. Так или иначе приходится переходить к специализированным программам

Первая альтернатива Экселю, которую обычно рассматривают это типовой механизм автоматизации закупок в 1с. В версии 1С: Управление торговлей 11 он более развит, чем в 10.3 и для покрытия базовых потребностей теоретически вполне может подойти. По-факту же, очень-очень немного компаний смогли его освоить и начать реально эксплуатировать.

На это есть две причины:

во-первых, решение очень запутанное. И все его плюсы обнуляются сложностью понимания и освоения. Большинство франчайзи 1с и частных специалистов также в нём не разбираются. Определённо, есть специалисты 1с, которые могут настроить типовую систему закупок, но найти их практически нереально. Рекламных предложений о подобных услугах нет, а обращение к вашей обслуживающей фирме или к большинству других не даст результатов.

во-вторых, несмотря на сложность, очень многие важные для закупщика функции отсутствуют: нет аналогов, сезонных коэффициентов (не путать с теми, что используются в планах продаж), уровней обслуживания, балансировки и многих других полезных вещей. Полный их перечень можно найти здесь.

Следующая альтернатива — самостоятельная разработка системы автозаказа, силами своих штатных или сторонних специалистов. Это неплохое решение, оно было особенно популярно несколько лет назад.

Вам сделают именно то, что нужно и именно так, как вы это видите. К тому же, не нужно будет тратить время на освоение новой сложной системы, ведь вы создаёте её сами, понимая, как она будет работать.

Есть три минуса, из-за которых этот подход становится всё менее популярным:

Во-первых, ни вы, ни программисты — не эксперты в области статистики и закупок, да и не обязаны ими быть. По этой причине, вы получаете продукт, который не обладает каким-то развитым математическим аппаратом и сложными алгоритмами. Он отражает только ваши, в большинстве случаев поверхностные, знания в этой области. На первом этапе этого достаточно, но со временем, по мере усложнения процессов и роста аппетита к автоматизации, многие потребности закупщиков останутся незакрытыми. Решение получается полезным, но примитивным.

Казалось бы, почему не доработать систему ещё раз? Также, как она была разработана изначально. Всё не так просто и это второй минус собственных разработок — развивать систему чрезвычайно трудно. Быстро делается только первая версия программы. Все дальнейших усовершенствования запутывают внутренний механизм, усложняют разработку и требуют больше времени и денег. Что еще важнее, специалисты (хоть штатные, хоть внешние) не сидят вечно на одном месте. Они увольняются, переходят с одного места работы на другое. И когда уходит единственный программист, понимающий внутренности сложной разработки, найти замену очень трудно.

Каждый новый программист отнекивается, не хочет разбираться в чужих косяках, утверждает, что всё плохо и проще сделать заново. В итоге добавляет новый функционал в виде заплатки, что ещё больше всё усложняет. На системную работу времени и желания нет. Аналогичные проблемы, даже в ещё большем объеме, возникают, когда разработку делают внешние фирмы (франчайзи). Специалисты меняются ещё чаще, система запутывается быстрее и уже нет никого, кто бы понимал как она работает.

Единственный способ развивать свое решение — выводить его на рынок, предлагать другим компаниям и за их счёт, за их деньги продолжать доработку и совершенствование. Именно так рождено большинство готовых систем, ещё одна альтернатива в автоматизации закупок. Готовая система автозаказа, избавляет от проблем с разработкой и уменьшает время ожидания результатов, не нужно ждать пока её разработают. К тому же, такие системы уже обкатаны на других предприятиях, на многие грабли уже наступили и исправили.

Загуглим. Тут тоже не один вариант. Есть системы, которые работают независимо от 1с и требуют обмена данными с ней, и те, которые не только разработаны на платформе 1с, но и встраиваются прямо внутрь вашей существующей базы 1с.

Да, путь тернистый, но когда есть выбор – это хорошо.

Давайте разбираться, что вам подойдет больше. Начнём с внешних по отношению к вашей базе 1С систем. Они различаются по возможностям и ценам. Есть решения со средними возможностями за десять тысяч рублей в месяц. А есть мощные решения, со всеми функциями, которые только могут понадобится компании в области закупок, за один-два миллиона рублей единовременно.

У внешних систем есть несколько важных минусов:

1. Необходимость в настройке обмена. Так как решение внешнее, для его работы необходимо выгружать данные из 1с и загружать обратно. Это влечет проблемы:

  • Выгрузку/загрузку нужно настраивать. Обычно она не работает "из коробки". Настройку компания-продавец решения может перепоручить вашим штатным специалистам или вообще третьей компании. Это вносит лишнее звено в систему, внедрение усложняется и затягивается.
  • Такая настройка стоит денег, что еще больше увеличивает стоимость решения.
  • Сам процесс выгрузка/загрузка занимает время. Данные обновляются не оперативно.
  • Не всегда реализована загрузка результатов в 1с. Сформированные заказы поставщикам или перемещения нужно вносить из системы автозаказа в 1с своими силами (либо доработать модуль обмена).

2. Нет оперативной расшифровки. Нельзя, например, два раза кликнуть по колонке "Продано" и открыть один из документов, который эту продажи сформировал, т.к. документ остался в 1С, а вы работаете в другой системе.

3. Нет возможности менять данные в 1с из системы автозаказа: увидели неправильную цену, отчего-бы её сразу не поменять — а нельзя. Товарная категория, дополнительные свойства — нужны и в обычной работе. Но приходится их менять и в системе автозаказа и в 1с параллельно. Либо настраивать выгрузку/загрузку.

4. Необходимость в обучении. Кнопок, флажков и возможностей очень много. Первое время совершенно непонятно куда нажимать и что с этим всем делать. Нужно затратить время и силы закупщика на освоение. Правда, это касается всех готовых систем. В каждой так или иначе нужно поломать голову, чтобы понять принцип работы.

5. Этот процесс очень облегчают консультанты, служба поддержки и возможность доработки "под себя". Но часто, мощные системы имеют неадекватно высокую стоимость таких доработок и консультаций.

Если вас не пугает обмен данными и цена, то берите. Такие системы очень мощные и закрывают почти все задачи закупщика.

Системы, разработанные на платформе 1с не могут пока тягаться с мощными многомиллионными внешними решениями. Но со средними их вполне можно сравнить и при сопоставимом функционале, стоимость решений на 1с в разы меньше.

Плюсы:

  • Проще, чем Эксель, не требует высокой квалификации пользователей.
  • Настраивается легче, чем типовой механизм 1С, есть техподдержка от разработчиков, шире и глубже функционал.
  • Имеет открытый исходный код, доступна для доработки под нужды компании штатными или внешними специалистами.
  • Нет обмена, данные доступны менеджеру по закупкам онлайн. Все цифры расшифровываются до документа, возможно редактирование данных в 1с

Минусы:

  • Система недоступна пользователям, работающим не в 1с, либо на не поддерживаемых конфигурациях.
  • Единицы внешних консультантов и фирм, готовых помочь с освоением системы. Консультироваться можно только с разработчиками либо доходить до решения своим умом.

PS. Многофункциональная система для автоматизации закупок в 1С "min-max.pro" позволят оптимизировать товарные запасы, прогнозировать спрос и в интерактивном формате работать с поставщиками. Получить демо-версию на 14 дней можно здесь

Начать дискуссию

ПСН

ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Верховный Суд поддержал рекомендации Роспотребнадзора обеспечивать водой и спецодеждой работающих в жару

ВС РФ признал законными Рекомендации по работе в условиях сильной жары и повышенных температур, изданные Роспотребнадзором.

Бесплатно с Кадры

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Обо всех изменениях кадрового законодательства, нововведениях в ТК, нюансах заполнения ЕФС-1 и новых формах налоговой отчетности рассказываем в мини-курсе.

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами
Лучшие спикеры, новый каждый день

Прокуратора может изъять акции «Макфы» в пользу государства

Прокуроры доказывают в суде, что производство макаронных изделий под брендом «Макфа» имеет коррупционное происхождение. Их бенефициары вели бизнес, работая в органах госвласти.

ЭДО

Минтранс хочет провести эксперимент с переходом на ЭДО грузоперевозок на всех видах транспорта

Проведение эксперимента по переходу на электронный документооборот затронет грузоперевозки автомобильным, морским, речным, железнодорожным и воздушным видами транспорта.

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов

Лекарство от негатива. Тирамису — самый популярный в мире десерт.

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов
3
29
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Приложение Райффайзенбанка снова работает

Специалисты устранили внутреннюю техническую ошибку, которая не позволяла клиентам отправить деньги.

Как нанять толкового бухгалтера в компанию: рекомендации экспертов

Ошибки бухгалтера приводят организацию к лишним затратам и огромным штрафам, а в особенно тяжелых случаях могут довести до ликвидации компании. Как же не допустить этого и нанять хорошего специалиста? Составили инструкцию для руководителей с комментариями наших экспертов.

Как нанять толкового бухгалтера в компанию: рекомендации экспертов

Меняются правила работы с госзакупками: что такое цифровой контракт, кто и в какой форме должен его составлять

С 1 апреля у заказчиков на госзакупках появляются новые обязательства. Теперь после проведения тендера они должны заключать цифровой контракт в единой информационной системе.

Иллюстрация: Вера Ревина, Клерк.ру

Верховный Суд защитил недвижимость предпринимателя от притязаний церкви

Коммерсант много лет добросовестного использовал для сельского хозяйства арендованный земельный участок, на который вдруг стала претендовать РПЦ.

1
72

ФРМР: обязательная регистрация (до 01.04.2024) медицинских и фармацевтических работников

Медицинские и фармацевтические работники, а также лица, которые обучаются медицинским и фармацевтическим специальностям, должны зарегистрироваться в ФРМР. Разбираемся в этой подсистеме ЕГИСЗ.

ФРМР: обязательная регистрация (до 01.04.2024) медицинских и фармацевтических работников

Управление персоналом. Принципы управления человеческим ресурсом

Даже при условии стремительного развития автоматизации в бизнесе еще невозможно отказаться от человека. От персонала требуется обслуживание оборудования, предоставление консультационных услуг, ведь машины пока не обладают теми способностями для разъяснения сложных вопросов, как это способен сделать человек.

Управление персоналом. Принципы управления человеческим ресурсом
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🔥 Четыре новые онлайн-курса этой весны уже в подписке Клерк.Премиум!

Оформите годовую подписку Клерк.Премиум со скидкой 50% за 9900 рублей и получите доступ к самым свежим материалам и курсам!

Российский экологический оператор: нужно отказаться от пластиковых бонусных карт и бумажных чеков

В РЭО создали концепцию по сокращению отходов. Экологи, Минприроды и ФНС поддерживают идею перейти на электронные чеки и не печатать бумажные.

6
85

С какими страхами сталкиваются предприниматели. Чего боятся успешные люди

По данным ВЦИОМ, те или иные фобии есть у каждого восьмого жителя России. Предприниматели, в том числе достигшие определенных высот – не исключение. Почему страх нельзя отрицать, и какие чаще всего преследуют людей в бизнесе.

С какими страхами сталкиваются предприниматели. Чего боятся успешные люди

Какие проблемы может решить управленческий баланс в финансовом анализе

Собственник бизнеса, который хочет уйти из операционной деятельности компании, должен научиться читать управленческий баланс. Из него можно понять, что происходит с предприятием, развивается оно или угасает.

1
52

О том, как налоговая со своим уставом в чужой монастырь залезла. Судебная практика

Все более увеличивающееся желание налоговых органов пополнить бюджет (а иногда, просто показать принципиальность налогоплательщику) заставляет инспекторов открывать для себя новые грани неизведанного и пытаться разбираться в тех отраслях права и знаний, которые для них всегда были чуждыми.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк

Для замены лет при оплате больничных будет специальная форма бланка

В общем случае при расчете больничных берут зарплату за 2 предыдущих года. Но если там был отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Для такой замены сотрудница должна написать заявление.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Как работает риск-ориентированный подход регулятора (об этом говорил Президент в своем Послании к Федеральному собранию) при контроле пользователей касс и ОФД ? Каковы правила и как устроена система кассовой дисциплины. Что ждет нарушителей, рассказываем в обзоре.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Интересные материалы

Оставленная в рабочем компьютере флешка с электронной подписью «стоила» коммерсанту 2+ млн рублей

Благодаря оперативно принятым мерам полицейскими Красноярского края свыше 2 млн рублей не попали в руки мошенников.