Нужна ли касса, если есть эквайринг: когда ККТ обязательна и как избежать штрафов

Большинство покупателей сегодня платит картами, ведь это удобнее, гигиеничнее и безопаснее. По данным ЦБ, 85% россиян в прошлом году выбирали безнал, а по количеству платежей Россия в тройке мировых лидеров.

Для бизнеса это значит, что без эквайринга уже не обойтись, иначе есть риск потерять клиента. Но важно помнить — он работает в паре с онлайн-кассой, а не вместо неё.

Ранее редакция Монеты разбирала, что такое эквайринг и как его подключить. А в этой статье мы поможем разобраться:

• в чём различие между эквайрингом и онлайн-кассой;

• когда по закону обязательно использовать эти технологии;

• нужна ли касса, если есть торговый эквайринг;

• нужна ли касса для интернет-эквайринга.

Это технология, с помощью которой бизнес даёт покупателям возможность оплачивать покупки безналичными способами.

Есть два основных вида этой услуги:

В большинстве случаев услуга работает в связке с контрольно-кассовой техникой. Разберём, что это такое и нужна ли касса для интернет-эквайринга.

Это кассовый аппарат нового поколения, который также называют контрольно-кассовой техникой (ККТ). В отличие от устаревших моделей, новые аппараты работают по следующим стандартам:

• Фиксация данных. Информация обо всех кассовых операциях записывается не на ленту, а на небольшой чип — фискальный накопитель (ФН). Данные, записанные на накопитель, нельзя изменить или удалить.

• Подключение к интернету. ККТ подключается к интернету, и информация обо всех операциях сразу передаётся оператору фискальных данных (ОФД), который направляет их в налоговую.

• Удалённый контроль. Налоговому инспектору не нужно приезжать на торговую точку и получать доступ к ККТ, чтобы провести проверку. Вместо этого он запрашивает данные у ОФД через интернет.

В крупных предприятиях онлайн-касса работает как часть цифровой экосистемы, а для малых предприятий это в первую очередь способ работать легально и автоматически отчитываться перед налоговой.

Внешне эти аппараты могут быть похожи, но они выполняют разные задачи. Рассмотрим отличия с помощью таблицы:

Если покупатели платят онлайн, используется интернет-эквайринг, обычно в сочетании с облачной кассой. Это разные услуги, которые работают в связке и дополняют друг друга: интернет-эквайринг позволяет принимать оплату через сайты, мессенджеры, мобильные приложения, а облачная ККТ — формировать электронные чеки и отправлять данные в ОФД.

Согласно статье 16.1 закона «О защите прав потребителей», бизнес обязан предоставлять покупателям возможность безналичной оплаты, если его годовая выручка за прошлый год превысила 20 миллионов рублей. Но если при этом на конкретной торговой точке она не превысила 5 миллионов рублей, то владелец бизнеса освобождается от этой обязанности.

Что касается ККТ, то её обязан использовать практически весь бизнес при расчётах с покупателями-физлицами. Об этом сказано в законе № 54-ФЗ. Также в нём описаны категории бизнеса, которые могут легально работать без кассы.

Например, от применения кассовой техники освобождены все, кто занимается специфические видами деятельности:

• торговлей в киосках мороженым;

• ремонтом и окраской обуви;

• изготовлением и продажей изделий народных художественных промыслов;

• продажей ценных бумаг;

• другой деятельностью, указанной в пункте 2.1 статьи 2.

Ещё ККТ могут не применять:

• организации и ИП, работающие в отдалённых и труднодоступных местностях, списки которых утверждают местные власти;

• самозанятые граждане и ИП;

• ИП на патентном режиме налогообложения, если они занимаются видами деятельности, указанными в статье 2;

• организации и ИП, занимающиеся деятельностью, связанной с религией и религиозными обрядами.

Это неполный список: все категории бизнеса, которым не требуется ККТ, указаны в законе № 54-ФЗ.

Также в законе прописаны случаи, когда ИП или организация может применять кассовую технику без подключения к интернету. Например, если бизнес работает на территории военного объекта или находится в отдалённой от сетей связи местности — без интернета или с плохим интернетом. Списки таких территорий составляют власти регионов, поэтому самостоятельно присвоить этот статус нельзя.

Все вышеописанные случаи касаются продажи товаров, работ или услуг населению — физлицам. А если расчёты проходят между организациями или ИП, правила следующие:

• При безналичном переводе денег между расчётными счетами сторон ККТ не требуется.

• Но если представитель организации или ИП расплачивается картой, продавец обязан провести платёж через ККТ и выдать чек.

Пример. Если ИП реализует с лотка мороженое, он может принимать оплату картами, не пробивая продажи по кассе и не выдавая кассовый чек. В этом случае эквайринг нужен только для привлечения покупателей, чтобы обеспечить выбор в способах оплаты и повысить их лояльность. Если ИП занимается продажей шин и дисков, онлайн-касса обязательна независимо от того, использует ли он эквайринг. Если компания перевела деньги за поставленный товар на расчётный счёт предпринимателя, ККТ не нужна.

Использование эквайринга не отменяет обязанность использовать онлайн-кассу — она нужна всем, кроме случаев, когда закон прямо разрешает работать без ККТ.

Сам по себе POS-терминал не заменяет кассовую технику. Но бывают случаи, когда эквайер или НКО вместе с эквайринговыми услугами предоставляет решения для соблюдения закона № 54-ФЗ, например интеграцию с облачной ККТ.

Может ли эквайринг работать без кассового аппарата? Да, он может работать как вместе с кассовой техникой, так и без неё. Поэтому бизнес, исходя из своего вида деятельности, должен сам определить, нужна ли ему дополнительно касса, чтобы соблюдать закон.

Онлайн-кассы делятся на типы: стационарные, мобильные, POS-системы — каждая предназначена для своего формата торговли.

Также эквайеры предлагают технологии, которые позволяют подключить ККТ вместе с эквайрингом, например мобильные приложения или облачные онлайн-кассы.

Рассмотрим подробнее каждый из вариантов.

Это аппараты, которые совмещают несколько функций в одном корпусе: фискальный накопитель, сенсорный экран с возможностью выбора товарных позиций из меню, принтер чеков. Этот вариант часто используют в сфере фастфуда.

Стационарные ККТ подключаются к электричеству и проводному интернету, но есть модели, которые могут работать автономно. Имеют слоты для подключения POS-терминала, либо эта функция встроена в аппарат.

Также их называют смарт-терминалами. Такие аппараты имеют слот под сим-карту для беспроводного интернета. В корпус встроен фискальный накопитель, принтер чеков, POS-терминал и аккумулятор для автономной работы. Также в устройство может быть встроен сканер, который считывает штрихкоды товаров.

Мобильные ККТ удобны при выездной торговле, а также на точках, где мало места для большого аппарата или нет возможности постоянно держать его подключённым к проводному интернету и электросети. 

Это системы на основе фискального регистратора — устройства, которое содержит фискальный накопитель и принтер чеков. Поскольку функции этого аппарата ограничены, он всегда используется вместе с другими устройствами.

Каждый продавец формирует POS-систему под себя. Например, она может состоять только из фискального регистратора и компьютера или планшета с кассовой и складской программами. Или система может иметь ещё больше элементов: весы, сканер штрихкода, POS-терминал, денежный ящик.

Весы торговые «АТОЛ MARTA»	Сканер штрихкода 2D «АТОЛ SB2108 Plus»	Терминал «АТОЛ PT-5»	Денежный ящик «АТОЛ FlipTop-B»

POS-системы используются на торговых точках с большим потоком покупателей, потому что у фискального регистратора самая быстрая скорость печати чеков. А ещё такую систему легко подстроить под особенности торговой точки, выбрав и подключив нужное оборудование.

Некоторые банки предлагают установить на смартфон приложение, благодаря чему он начинает работать как POS-терминал. При этом банк обеспечивает соблюдение закона № 54-ФЗ, предлагая варианты для подключения облачной ККТ.

Это аппараты, которые физически находятся не там, где проходит расчёт с покупателем. Управление ими происходит удалённо через интернет. При этом такие устройства умеют формировать только электронные чеки.

Пример — интернет-магазин. Покупатель вводит платёжные данные через специальную форму на сайте. Информация поступает на облачную ККТ, которая формирует электронный чек и направляет данные об операции в ОФД. А оператор направляет чек покупателю по СМС или на электронную почту.

Помимо интернет-магазинов, этот вариант могут использовать все продавцы, которые по закону не обязаны выдавать бумажные кассовые чеки, обходясь электронными. Согласно пункту 5.6 статьи 1.2 закона №54-ФЗ, это следующие виды деятельности:

• разносная торговля;

• курьерские услуги;

• пассажироперевозки;

• услуги на выезде.

Облачную ККТ можно купить и обслуживать самостоятельно, но удобнее арендовать. Такую услугу предоставляют IT-компании, производители кассовой техники и операторы фискальных данных. Провайдер размещает технику в своём дата-центре и берёт на себя обслуживание:

• Обеспечивает постоянную работу устройства за счёт бесперебойного электропитания и интернета.

• Следит за исправностью самого аппарата и фискального накопителя.

• По мере необходимости заменяет ФН, а отработанные хранит или передаёт владельцу бизнеса.

Часто провайдер помогает зарегистрировать кассовую технику в ФНС, а также включает в тариф договор с ОФД либо сам выступает оператором данных.

Итак, физическая ККТ может иметь встроенный эквайринг или работать в связке с POS-терминалом. А эквайринг может включать фискализацию — подключение услуги облачной онлайн-кассы.

Если бизнес работает без ККТ или применяет её неправильно, ему грозит ответственность по статье 14.5 КоАП:

Применение ККТ повышает цифровизацию бизнеса. Преимущества для ИП и юрлиц следующие:

• Безопасность данных. Данные, передаваемые с кассового аппарата в ОФД, шифруются, хранятся на защищённых серверах оператора и передаются напрямую в ФНС.

• Сокращение операционных расходов. Применение ККТ снижает трудозатраты, уменьшает ошибки, связанные с ручным вводом, и сокращает расходы на документооборот. 

• Интеграция с ОФД-сервисами. Большинство ОФД предлагает дополнительные модули: аналитику, маркировку, интеграцию с бухгалтерией и складскими системами.

• Прозрачность расчётов. Благодаря автоматической передаче данных в ОФД и ФНС все платежи находятся под дистанционным контролем.

• Эквайринговые услуги тоже дают бизнесу массу плюсов:

• Расширение географии. Бизнес может принимать платежи онлайн, в том числе через интернет от клиентов из других городов или стран.

• Ускорение обслуживания. Безналичная оплата занимает секунду, что важно при большом потоке клиентов. 

• Безопасность оборота. Деньги зачисляются на счёт без физического контакта с наличностью, что снижает риски краж, подделок, ошибок при пересчёте и недостач.

• Рост продаж. Предоставляя возможность безналичной оплаты, бизнес получает больше клиентов, особенно среди тех, кто не носит с собой наличные.

Подведём итог: нужна ли онлайн-касса, если есть эквайринг? Здесь важно не то, пользуется ли бизнес эквайринговыми услугами, а то, какую именно деятельность он ведёт. Если эта деятельность попадает под исключения, описанные в статье 2 закона № 54-ФЗ, то кассовая техника не нужна. Если же он не попадает под исключения, то применение ККТ обязательно.

Но нужно учитывать, что многие банки и НКО вместе с эквайрингом предлагают услуги фискализации, помогая подключить облачные ККТ от своих партнёров. При этом клиенту не нужно покупать аппарат, потому что он пользуется облачной кассой как услугой. Также он может получать дополнительные опции: регистрацию онлайн-кассы в налоговой, скидки на договор с ОФД и другие.

Эквайринг с подключением облачной ККТ подходит для любого бизнеса, который принимает оплату через интернет, а также для всех видов бизнеса, которые могут выдавать покупателям электронные кассовые чеки вместо бумажных.

Реклама: ООО «МОНЕТА ЛАБС», ИНН: 1683001376, erid: 2W5zFGzTCVW