Договоры ГПХ без бумаги: как перевести гражданско-правовые договоры в электронный формат

Бумажные договоры долгое время были единственно надежным вариантом оформления отношений. Лет 10–20 назад компании уже начали обмениваться сканами, отправлять соглашения по факсу, но с неизменным условием — стороны обязались в течение определенного срока (например, 14 дней) отправить оригиналы документа на бумажном носителе. 

С внедрением ЭДО в повседневную жизнь практика изменилась. Сегодня договоры, оформленные в электронном формате, на бумаге никто не дублирует. Дело в том, что юридическую значимость, целостность и авторство такого документа подтверждает электронная подпись. 

Документы с КЭП не уступают по юридической силе бумаге, подписанной собственноручно, то есть оба варианта считаются равнозначными (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Дополнительно распечатывать их не нужно. Договоры хранятся в том формате, в котором их составили изначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). 

С ПЭП и НЭП ситуация сложнее, но не намного. Сторонам нужно соблюсти условия п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ, а именно — заключить еще специальное соглашение о признании простой электронной подписи. Этого будет достаточно, чтобы сотрудничать в электронном формате без дублирования документов на бумаге.

Чем отличается электронный договор от скан-копии? Скан бумажного договора — это всего лишь изображение документа, изготовленного на бумажном носителе. Обмен такими файлами по email не является гарантией того, что такой договор был подписан именно вашим контрагентом (или уполномоченным им лицом), а не неизвестным третьим лицом. Потому риск оспаривания факта заключения такого договора является значительным. 

Переход на электронный формат увеличивает скорость документооборота, экономит ресурсы и повышает прозрачность всего процесса: вам не нужно контролировать, какая редакция актуальна, где второй экземпляр, подписала ли его вторая сторона. Все материалы, история согласования и обмена хранятся в одном месте. 

Это очень удобно даже для малого бизнеса, но особенно цифровизация договоров востребована:

• организациями с большим количеством типовых договоров и допсоглашений;

• компаниями, которые работают регулярно с ИП, самозанятыми и физическими лицами;

• фирмами с удаленными сотрудниками и контрагентами из других регионов.

Какие договоры можно перевести в электронный формат:

• договоры ГПХ с юридическими лицами, ИП и самозанятыми;

• договоры оказания услуг / выполнения работ;

• NDA — соглашения о неразглашении конфиденциальной информации;

• приложения, акты, дополнительные соглашения, протоколы разногласий.

На практике «оцифровать» без потери юридической силы можно большинство документов, но важно выбрать подходящий тип ЭП и грамотно заключить с партнерами соглашение о применении ЭДО и использовании электронной подписи.

В российском праве используется несколько видов электронных подписей (ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

• УКЭП. Приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений. Используется для отчетности в ФНС, при взаимодействии с государственными органами, для договоров с повышенными рисками.

• НЭП. Такая подпись позволяет установить подписанта и выявить возможные изменения файла. Часто используется в ЭДО между компаниями, но также требует оформления дополнительного соглашения.

• ПЭП. Подтверждает, что документ подписан конкретным человеком через коды, пароли, логины, но не гарантирует неизменяемость файла сама по себе. ПЭП активно используется, например, для верификации транзакций в мобильном банкинге или приложениях сервисов. 

Клиент заходит в личный кабинет, для подтверждения какого-то действия ему приходит на смартфон SMS-код, push-уведомление или одноразовый пароль по email. Он вводит комбинацию цифр в поле, и сделка подтверждена. 

По умолчанию простая подпись не равна рукописной, но становится ею, если стороны заранее договорились об этом (в пользовательском соглашении или отдельном пункте договора). Например, селлер подтверждает выплату комиссии маркетплейсу через SMS, и это официально засчитывается как согласие. Плюс работы с ПЭП — это мгновенная обработка без личных встреч, доступность для физлиц и самозанятых и простота оформления.

Договоры ГПХ, как и первичку, можно подписывать в том числе ПЭП — законодатель не делает ключевых отличий от УКЭП или НЭП в этом вопросе. Но чтобы придать документам юридическую силу, нужно составить с контрагентом соглашение о признании ПЭП.

Соглашение должно соответствовать требованиям ст. 9 закона № 63-ФЗ и содержать:

• согласие обеих сторон на применение ПЭП для подписания электронных документов;

• порядок идентификации подписанта;

• условие о конфиденциальности ключа ПЭП и ответственность за разглашение;

• порядок проверки ПЭП — подробное описание процедуры проверки подлинности подписи;

• перечень документов, которые могут быть подписаны ПЭП в рамках сотрудничества;

• порядок действий при технических сбоях.

Заключать соглашение с каждым контрагентом отдельно необязательно. Вы можете работать через публичную оферту, то есть разместить шаблон соглашения на сайте, а каждый подрядчик акцептует ее самостоятельно по кнопке «Согласен». Этого достаточно, чтобы приступить к сотрудничеству по ПЭП: подписать таким образом договор, а затем обмениваться в его рамках первичными документами.

Когда ПЭП не подходит:

• отчетность (ФНС, СФР);

• трудовые договоры;

• счета-фактуры, УПД (статус 1) (требуется обязательно УКЭП согласно подп. 2.2 п. 6 ст. 169 НК);

• договоры, содержащие гостайну.

Разберем поэтапно, с чего начать цифровизацию бизнес-процессов и перевести все договоры компании в электронный вид.

Для начала соберите и систематизируйте информацию:

• Какие шаблоны чаще всего используются в вашей организации — договоры подряда, оказания услуг, авторского заказа, аренды и т. п. 

• Кто выступает подрядчиком — фрилансеры, самозанятые, ИП.

• Как часто требуется подписание — ежемесячно, ежеквартально, раз в год.

• Требуют ли подписания в процессе сотрудничества сопутствующие документы — акты, спецификации, накладные, приложения и т. п.

Для наглядности систематизируйте данные, например, в Excel-таблице. Это поможет оценить объем текущего документооборота и посчитать затраты, которые уходят на оформление бумаг. 

Не обязательно ставить перед собой сразу глобальную задачу и оцифровывать все подряд, что найдется в офисе. Рекомендуем начать с массовых (которые заключаете на потоке ежемесячно) и простых договоров. Например, переведите в электронный формат типовые контракты ГПХ со сторонними исполнителями и акты выполненных работ. Оставьте на бумаге сложные сделки — с недвижимостью, банковские кредиты, коммерческую концессию и т. д.

Учитывайте требования закона № 63-ФЗ, возможные риски, удобство и доступность для себя и контрагентов. Если сделки несложные и массовые, а среди ваших подрядчиков много самозанятых, ИП или физлиц без статуса предпринимателя, оптимальное решение — это ПЭП.

Для законного внедрения ЭДО обязательно издайте приказ о переходе на электронный документооборот и скорректируйте учетную политику организации (п. 2 ч. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ «О бухучете»).

Внесите условие о признании ПЭП равнозначной собственноручной подписи в шаблоны договоров с контрагентами или подготовьте отдельное соглашение (по ст. 9 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Напомним, что закон позволяет согласовать переход на электронные документы с ПЭП через публичную оферту. Тогда каждый подрядчик сможет присоединиться к предложенным условиям сотрудничества самостоятельно. 

Некоторые компании до сих пор просто сканируют бумажные договоры ГПХ и рассылают изображения по email или в мессенджерах без электронной подписи.

Такой документооборот нельзя считать юридически значимым. 

ПЭП и НЭП требуют согласия сторон (ст. 9 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Без него документы недействительны для бухучета, налогового учета и суда. Поэтому порядок взаимодействия должен быть обязательно закреплен (достаточно — через оферту), чтобы у суда и госорганов не возникало сомнений в действительности сделки. 

Серьезным нарушением будет применение простой или неквалифицированной электронной подписи в ситуациях, когда по закону требуется усиленная квалифицированная подпись (например, при подписании счетов-фактур). В таких случаях документ может быть признан недействительным, а у компании возникают правовые и налоговые риски.

Обратная ситуация — использование усиленной подписи там, где достаточно простой. Это не нарушает требования, но приводит к лишним расходам и усложняет процессы. Компания тратит больше времени и средств без объективной необходимости.

Хотите понять, как онлайн-подписание можно встроить именно в ваши процессы?

Оставьте заявку на консультацию — вы получите аудит текущего документооборота и рекомендации по оптимизации

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Простая электронная подпись — это полноценный инструмент для быстрого подписания договоров и первичных документов. 

Важно при этом, чтобы стороны соблюдали требования ст. 6 и 9 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, то есть заключили соглашение о признании ПЭП равнозначной собственноручной подписи, где прописаны способы идентификации (SMS-код, push, логин+пароль) и проверки подлинности. Сделать такое соглашение можно в виде оферты, а не подписывать лично с каждым новым подрядчиком.

ПЭП равна собственноручной подписи на бумаге. ФНС и Минфин признают такие документы для вычетов НДС, расходов по налогу на прибыль и УСН «Доходы минус расходы».

Главное преимущество использования ПЭП в повседневной бизнес-практике — это скорость документооборота и удобство. Стороны сделки могут подписывать документы прямо со смартфона из любой точки мира.

Как это работает в Подпислон. Вы регистрируетесь в сервисе и добавляете своих контрагентов, им не нужно дополнительно нигде регистрироваться или скачивать приложения. При подписании договора ваш подрядчик получит код в смс-сообщении и с его помощью сможет подписать документ прямо с телефона. 

Читайте также:

• Электронная подпись в сделках с недвижимостью.

• Как составить согласие на обработку персональных данных и какой подписью его подписать.

• Можно ли одновременно вести бумажный и электронный документооборот с сотрудниками: как организовать работу в 2025 / 2026 году.

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFGDd2AM