Как ускорить оформление услуг в клинике, онлайн-школе или сервисной компании 

Очередь в зоне ресепшен в клинике или долгое ожидание ссылки на оплату в онлайн-школе — не просто неудобство: каждая лишняя потраченная минута снижает вероятность повторного обращения клиента и увеличивает риск его потери. Процесс оформления услуг может замедляться по причине:

• ручного ввода данных;

• сложных интерфейсов;

• отсутствия автоматизации оплат;

• плохой интеграции систем;

• незнания сотрудником четкого алгоритма действий при нестандартной ситуации.

Но чаще всего причиной медленного оформления становится бумажный документооборот: в клиниках, сервисных компаниях и онлайн-школах он занимает большую часть времени администраторов. Сотрудникам приходится тратить время на перенос информации из документов на бумаге в CRM-систему (что нередко сопровождается опечатками и необходимостью повторных уточнений), информация дублируется, возникают сложности с поиском и хранением документации.

Чтобы ускорить обслуживание и не терять клиентов на этапе оформления, необходимо перевести подписание в цифровой формат. При внедрении электронного документооборота — процесса обмена электронными документами с использованием специализированных сервисов — их подписание происходит с помощью электронной подписи. В РФ в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи» видов ЭП три: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП).

ПЭП — самый доступный вариант. Для того чтобы подписать документ простой ЭП, достаточно ввести полученный на телефон код в специальное поле. Этот вид подписи хорошо знаком практически каждому пользователю: именно с ее помощью физлица подтверждают свои действия в приложениях банков.    

НЭП отличается большей защищенностью, чем простая подпись. Но и получить ее сложнее: неквалифицированная ЭП создается при помощи криптографических средств. Самой защищенной является КЭП, однако для обычного гражданина ее выпуск в большинстве случаев нецелесообразен. Квалифицированную подпись получают в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Минцифры России, а сертификат записывают на специальный носитель.

Для бизнеса, работающего с физлицами, подойдет простая электронная подпись. ПЭП можно подписывать большинство категорий документов, включая:

• договоры — оказания услуг, бытового подряда, ГПХ;

• соглашения;

• NDA;

• акты оказания услуг или выполненных работ;

• накладные;

• гарантийные талоны;

• согласие на обработку данных и другие.

Исключение — документы, содержащие гостайну, врачебную или адвокатскую тайну. 

Ключевое отличие ЭДО с контрагентами и госорганами от ЭДО с клиентами-физлицами заключается в том, что у граждан редко есть КЭП. Поэтому для подписания документов с клиентами необходимо использовать сервисы, поддерживающие ПЭП.

В первую очередь составьте полный перечень документов, которые компания подписывает с клиентами-физлицами. Классифицируйте их по уровню риска: какие документы можно подписывать простой ЭП, для каких обязательна КЭП, а также оцените, как часто требуется их подписание. 

Это позволит систематизировать информацию и получить представление об объеме документооборота с физлицами.

Начинать цифровизацию рекомендуется с тех бумаг, которые создают максимальный трафик и заставляют клиентов ждать. Это обеспечит моментальный эффект: очереди сократятся, а лояльность вырастет. 

Чтобы обмениваться электронными документами на законных основаниях, необходимо издать приказ о переходе на ЭДО и внести изменения в учетную политику организации. В учетной политике предусмотрите пункт о подписании документов ПЭП.

Для работы с физлицами используют специализированные сервисы ЭДО, которые берут на себя технические и юридические вопросы. При выборе сервиса учитывайте возможности решения, его соответствие требованиям законодательства, удобство интерфейса и тарифы. Огромный плюс — прием оплаты от клиента после подписания документа, что особенно актуально, если бизнес работает онлайн.

Сначала проведите внутренний «тест-драйв» на сотрудниках: выполните полный цикл подписания документов (при регистрации на сервисе Подпислон предоставляется возможность бесплатно отправить на подпись 10 тестовых документов). Проверьте корректность интеграции сервиса с CRM. А прежде чем запускать ЭДО с физлицами в полном объеме, протестируйте его на группе реальных клиентов и соберите обратную связь.

Порядок использования электронных подписей регламентирует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы подписанный ПЭП документ приобрел юридическую силу, клиент должен присоединиться к оферте. Это обязательное условия для признания простой ЭП аналогом собственноручной подписи.

Юридическую силу документов, подписанных ПЭП, подтверждает судебная практика. Анализ решений судов позволяет убедиться, что проблем с признанием документов, для подписания которых использовалась простая ЭП, не возникает.

Специализированный сервис Подпислон — это решение, востребованное в различных сферах: от медицины и онлайн-образования до туризма, аренды и сервисных компаний. С ним вы можете подписывать документы с физлицами как в полностью дистанционном формате, без личного присутствия клиента, так и в офисе, чтобы не тратить время и деньги на печать и в целом сделать процесс более комфортным. 

Как происходит подписание документов с клиентами клиник, онлайн-школ и сервисных компаний через сервис Подпислон:

1. Сотрудник компании добавляет документ в личном кабинете и отправляет его клиенту.

2. Клиенту приходит СМС со ссылкой на страницу подписания.

3. Клиент изучает документ и выражает свое согласие подписать его с использованием ПЭП.

4. Сервис отправляет клиенту СМС с уникальным кодом для подписания.

5. Клиент подписывает документ: для этого ему нужно ввести код из СМС.

6. В своем личном кабинете сотрудник компании видит, что документ подписан.

7. Подписанный документ направляется клиенту по электронной почте.

Среди возможностей сервиса — конструктор документов, многостороннее подписание, верификация через Сбер ID, прием оплаты от клиентов после подписания, удобное управление для групп компаний и брендирование страницы подписания. Для законного получения данных клиента на сервисе предусмотрена форма запроса в разделе «Клиенты»: после ее заполнения все сведения попадут в карточку клиента.

Хотите понять, как онлайн-подписание можно встроить именно в ваши процессы?

Оставьте заявку на консультацию — вы получите аудит текущего документооборота и рекомендации по оптимизации

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Электронный архив защищен надежнее бумажного: к нему нельзя получить доступ без авторизации в системе, он не может быть случайно или умышленно поврежден, а электронные документы не затеряются.

Да, это законно при условии соблюдения установленных требований. В частности, чтобы простая электронная подпись имела юридическую силу, клиент должен присоединиться к оферте.  

Использование сервиса ПЭП не отменяет возможность оформления документов на бумаге.

Сервис Подпислон — решение, которое одинаково удобно как для бизнеса, так и для клиентов. А чтобы превратить процесс подписания документов из отдельной задачи в часть автоматизированной воронки продаж, в Подпислон предусмотрена интеграция с популярными CRM — Битрикс24 и amoCRM. Для интеграции с любой другой системой можно использовать открытый API. 

Читайте также:

• Договоры ГПХ без бумаги: как перевести гражданско-правовые договоры в электронный формат.

• ПЭП в первичке: как доказать реальность сделки перед налоговой и избежать доначислений.

• Какие документы бизнес сможет подписывать онлайн в 2026 году: полный разбор по видам документов.

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFGkb2eV