Клерк.Ру

Чек-лист аутсорсера перед проверкой ФНС

803

Наверняка уже десятки статей попадались вам с подобным заголовком. И вы считаете, что ничего нового и полезного узнать уже невозможно. Но это не совсем верно. Впереди нас ждет 4-ый квартал 2020 года. Последний шанс инспекторов ФНС в этому году дособрать не собранное.

Время идет, «правила игры» меняются, добавляются новые экстремальные условия. Самый свежий пример — это глобальная пандемия и её спутница — самоизоляция. Кроме этого, нет сомнений, что налоговые инспекторы, так же как и вы, читают аналогичные чек-листы. Поэтому они могут знать ваши слабые места. И вам остается готовиться и обновлять информацию о налоговых проверках.

Виды проверок: камеральные и выездные, допрос в налоговой.

Камералка — это регулярное явление. Её проводят инспекторы для соблюдения законодательства о налогах и сборах на основе налоговой декларации и документов, которые налогоплательщик самостоятельно сдал в налоговую инспекцию, а также документов, которые имеются у налогового органа.

В результате неудачной камеральной проверки перед вами может замаячить выездная проверка или допрос в налоговой.

На допрос можно прийти и с адвокатом. А вот посылать адвоката вместо себя нельзя. (Подтверждение: Письмо ФНС России № ЕА-4-15/13203 от 17 августа 2020 г.)

Выездная налоговая проверка проводится на территории (в помещении) налогоплательщика, но в том случае, если налогоплательщик не может предоставить помещение для проведения выездной проверки, она проводится по месту нахождения налогового органа.

Некоторые причины выездной проверки

Программа «АСК НДС-2» показывает все разрывы по НДС. Если вы оптимизируете НДС неправильно или у вас ненадежные (хотя бы с точки зрения ФНС) контрагенты, есть риск, что в цепочке кто-то «сольется». Например, не предоставит отчетность в налоговую, и на вас свалится необходимость доказывать, что вы-то уж, самый что ни на есть, ответственный налогоплательщик.

Налоговики могут заметить явные признаки дробления:

  • общие учредители, руководитель и главбух;
  • работа на общей территории, использование одного телефонного номера и сайта;
  • общие контрагенты;
  • сдача бухгалтерской и налоговой отчетности с одного IP-адреса;
  • обслуживание группы компаний в одном банке;
  • поступила жалоба в налоговую от сотрудников и клиентов. В последнее время налоговая активно рекламирует необходимость белой зарплаты и контроль чеков онлайн-кассы.

Получение субсидии или кредита на возобновление деятельности в период пандемии. Получили льготу? А мы сейчас придем и проверим — достойны ли вы этого. Сколько у вас трудоустроенных сотрудников? Действительно ли вы работаете по пострадавшему ОКВЭДу?

Любые организации, в том числе и аутсорсинговые, могут стать объектом проверки. Для бухгалтера-аутсорсера подготовка клиентов к налоговым проверкам — это не только строчка из прайса.

Как приготовить сани летом

Неважно — готовитесь к проверке вы сами или помогаете своим клиентам — начинайте делать это уже сегодня, не ждите завтрашнего дня.

  • Делегируйте полномочия по различным операциям разным сотрудникам. Распределите, кто за что отвечает. Так у вас больше шансов подготовиться к визиту любых проверяющих органов. Ответственность будет нести отдельное должностное лицо, и соответственно административный штраф выпишут тоже на него. Это подтянет и личную ответственность сотрудников за свою работу.
  • Пользуйтесь бесплатными услугами личного кабинета налогоплательщика: запрашивайте справки и акты-сверки с налоговой. Проверьте достоверность сведений о вашей компании в ЕГРЮЛ.
  • Вы знакомы с термином «должная осмотрительность»? Это означает, что вы несете ответственность за тех, с кем работаете. Проверяйте информацию о контрагентах на официальных ресурсах: прозрачный бизнес, fssprus.ru, kad.arbitr.ru , zakupki.gov.ru, fedresurs.ru. Изучите сайт контрагента, запросите учредительные документы, посетите офис и производство поставщика по возможности. Он не посчитает вас параноиком, даже если вы сделаете фото офиса и скопируете все доверенности (наверняка и сам так делает!). Причем сведения не просто надо проверить, нужно их сохранить, чтобы в случае претензий от налоговиков представить доказательства проявленной осмотрительности при выборе делового партнера или клиента.
  • Проверьте соотношение налогов и выручки. Платите, но меньше, чем по отрасли в вашем регионе? Ждите приглашения директора на беседу в налоговую. Это ждет и предпринимателей на системе УСН доходы-расходы. Готовьтесь предоставить КУДиР, если работаете в убыток и платите минимальный налог (1% от доходов).

Немаловажно уделять внимание технической стороне организации учета — программному обеспечению, ЭДО, автоматизации рабочих процессов. Этому посвящен целый модуль курса в Школе бухгалтерского бизнеса.

Ваши действия, если проверка уже неизбежна

Не паниковать! Уверенность в себе руководителя это фундамент на котором построена работа любой компании. В аутсорсинге также важно держать марку. Если ваша фирма успешно прошла проверку, то и клиенты будут в вас больше уверены.

Но в любом случае вам предстоить сделать:

  1. Убедиться, что все документы в наличии, подписаны, подшиты как положено.
  2. Заглянуть в архив — правильно ли хранятся документы. В том числе проверить сроки хранения (может часть из них пора уже уничтожать в связи с истечением срока хранения) и выполнение правил защиты персональных данных сотрудников.
  3. Перечитать доверенности и приказы. У всех ли сотрудников есть необходимые полномочия (например, на подписание первички — счетов, актов, счетов-фактур и т.д.)
  4. Убрать «лишние документы». Они есть всегда, что у генерального директора, что у сотрудников.
  5. Не забудьте про «рабочий стол» компьютера. На глаза инспекторов могут попасться неофициальные папки, файлы, черновики. В них нет ничего плохого, но кто знает, что извлекут оттуда инспектора.
  6. Изучите правила проверок и судебную практику в вашем регионе. В первую очередь прочитайте «Основания и порядок продления срока проведения выездной проверки» (Приказ ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@ (ред. от 27.08.2020) или «Процедуру проведения выездных налоговых проверок». Изучите и напишите шпаргалку с основными моментами.

В соответствии с пунктом 1 статьи 89 НК РФ выездная налоговая проверка проводится на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа. Налогоплательщика обязательно знакомят с указанным решением, далее вручают требование о предоставлении документов за проверяемый период.

В соответствии с пунктом 6 статьи 89 НК РФ выездная налоговая проверка не может продолжаться больше двух месяцев. Этот срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях — до шести.

Помните о своих правах. Запрещается проведение налоговыми органами повторных выездных налоговых проверок по одним и тем же налогам за уже проверенный налоговый период за исключением случаев, когда такая проверка проводится в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика или вышестоящим налоговым органом в порядке контроля за деятельностью налогового органа, проводившего проверку.

  1. Морально подготовьте сотрудников, объясните, что эта процедура не нарушит обычной работы и не обязательно распластываться по стене и повторять «только бы пронесло», когда инспектор проходит рядом.
  2. Подготовить контрагентов. Их могут вызвать на допрос в налоговую или провести встречную документарную проверку.

Незваные гости

Только уполномоченные сотрудники налоговых органов могут зайти на территорию коммерческой организации. Вы имеете полное право сверить список лиц, указанных в решении о выездной проверке, с теми, кто в реальности к вам приехал (и заодно выяснить, не нарушены ли сроки её проведения).

В решении о проведении выездной налоговой проверки указываются все сотрудники налогового органа, которые будут проводить проверку, перечисляются налоги и период, попадающие под проверку (пункт 4 статьи 89 НК РФ).

При изъятии документов, требуйте составить по ним опись, чтобы исключить их потерю в дальнейшем. В большинстве случаев проверяющие могут обойтись и копиями. Присоединяйтесь к Закрытому клубу предпринимателей в нише бухгалтерского аутсорсинга и обсудите с коллегами опыт выездных проверок.

Даже если вы не согласны с результатами, подпишите протокол, но напишите к нему возражения (для этого есть специальный раздел). О чем в нем нужно сказать? Во-первых, о вашем несогласии с информацией, изложенной в акте, во-вторых, о планируемой подаче возражений в установленном законом порядке.

Любовный треугольник: налоговый инспектор, клиент и бухгалтерская фирма.

Если вы владелец аутсорсинговой компании или собираетесь ее открыть, то вас должен волновать вопрос: "Могут ли налоговики заглянуть к нам за информацией о клиентах и как на это реагировать?

Налоговая может проверять бухгалтерскую фирму как самостоятельное юридическое лицо. Тогда это совсем другая история. Документы ваших клиентов, относящиеся к их деятельности, никак тут не участвуют и нельзя требовать их представления.

Налоговая может проверять клиента бухгалтерской фирмы (встречная проверка). Тогда аутсорсер обязан ответить на запрос, но не передавать проверяющим всё подряд. Только документы, подтверждающие факт оказания бухгалтерских услуг — то, что касается взаимоотношений аутсорсера и клиента между собой.

Могут проверить клиента и запросить документы по его деятельности, находящиеся в офисе аутсорсера (на ответственном хранении, в учетной программе и т.п.).

Во время проверки бухгалтерские документы проверяемого должны находиться в офисе по юридическому адресу (если конечно это не квартира учредителя). Поэтому налогоплательщики часто берут у налоговиков отсрочку (ст. 89 НК РФ) для подготовки документов и запрашивают нужные документы у своей обслуживающей бухгалтерии.

В Школе бухгалтерского бизнеса руководители аутсорсинговых компаний и начинающие в этой области предприниматели проходят в том числе обучение по юридическим рабочим вопросам, позволяющим разграничить ответственность аутсорсера и клиента как по допущенным в результате ведения учета ошибкам, так и по результатам проверок.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, и аудитория «Клерка» о вас узнает
Создать блог