Чек-лист владельца аутсорсинга: как контролировать работу сотрудников

Владельцы бухгалтерского бизнеса неохотно делегируют свои полномочия, так как волнуются за результаты. Действительно, как ни проверяй сотрудника при найме, все равно нет гарантий, что он оправдает все ожидания. Но это не повод делать все самому. Просто работников нужно контролировать. Расскажем, как это делать.
3,2 тыс. 1 тыс.
Чек-лист владельца аутсорсинга: как контролировать работу сотрудников

Владельцы бухгалтерского бизнеса неохотно делегируют свои полномочия, так как волнуются за результаты. Действительно, как ни проверяй сотрудника при найме, все равно нет гарантий, что он оправдает все ожидания. Но это не повод делать все самому. Просто работников нужно контролировать. Расскажем, как это делать.

Чек-лист: как контролировать персонал

1.Составьте четкие регламенты типовых операций.

Каждый бизнес-процесс можно и нужно разложить на простые элементы.

У работника перед глазами всегда должен быть чек-лист, где в доступной форме описан порядок действий в том или ином случае.

Чем проще и детальнее будет описание, тем меньше ошибок будут допускать сотрудники. Не ленитесь указывать самые элементарные, но очень важные мелочи, например:

  • «поставить галочку в окне программы»;
  • «проверить номер в графе документа»;
  • «ответить клиенту в мессенджере или почте, что документы получены».

Тогда по ходу работы, сотрудник сможет крыжить выполненные задачи. А вы будете спокойны, что текущая операционка спокойно функционирует без вашего ежеминутного участия.

2.Создайте комфортную виртуальную среду.

Сегодня большинство сотрудников работает удаленно, то есть визуально контролировать рабочий процесс, не получится.

Но существует масса способов наладить командную работу в виртуальной среде: онлайн-конференции, чаты, корпоративные мессенджеры. Это помогает создать эффект присутствия. Дает сотруднику понимание, что он находится под присмотром и является винтиком в коллективном механизме.

3.Автоматизируйте бизнес-процессы.

Когда работник один, владелец бизнеса всегда знает, чем он занят. Но когда численность персонала растет - «ручным» способом контроля уже не обойтись. Значит пора подключать CRM-системы и другие инструменты автоматизации бизнеса. Например: Битрикс24. Они позволяют вести учет рабочего времени и отслеживать поручения, выполняемые конкретным работником, на каждом этапе.

Вы сможете видеть все переписки с клиентами, отслеживать, насколько лояльно и профессионально общаются сотрудники. Использовать показатели эффективности персонала для расчета KPI и премиальной системы в своей компании.

Многие сервисы позволяют настраивать уровень доступа. Так вы можете быть уверены, что сотрудник видит только нужные для работы данные, а в случае увольнения не сможет унести с собой всю клиентскую базу.

4.Выделите время на обучение кадров.

У сотрудника может быть солидный, но узкопрофильный опыт работы. Особенно, если он на протяжении долгих лет трудился в одной компании.

Часто ни резюме, ни рекомендации, ни дипломы, не дают полного представления о реальном наборе знаний и умений работника.

Иногда человек стесняется сказать о том, что он не знаком с каким-то сервисом, или никогда не работал с документами определенного типа. Или он просто не хочет испортить репутацию в глазах начальства. Столкнувшись с новой ситуацией в лоб, такой сотрудник может попытаться решить все самостоятельно, пусть и с ошибками.

Чтобы пробел в знаниях сотрудника не обернулся неприятным сюрпризом, перед тем, как бросить его в пучину задач, убедитесь, что они ему по силам.

Лучше потратить немного времени на обучение типовым бизнес-процессам, чем разгребать проблемы из-за некачественно выполненной работы.

5.Сравните показатели ваших сотрудников.

Уровень индивидуальной эффективности может быть разным. Один операционист обрабатывает 20 документов час без недочетов и опечаток, а другой одолевает только 5 и постоянно ошибается.

Если для новичка медлительность и недочеты на стадии привыкания допустимы, то проблему со «старым» работником стоит решать радикально. Неэффективные кадры нужно менять.  

Как контроль персонала влияет на состояние бизнеса

Когда владелец бизнеса регулярно контролирует трудовые ресурсы, он может решить ряд задач:

  • выявить недочеты в организационной структуре, когда задачи неправильно делегируются и в результате не выполняются совсем;
  • вычислить «бесхозные» функции, когда процесс простаивает, потому что за него никто не отвечает;
  • выявить перегруженность или, наоборот, слишком свободный график работников;
  • увидеть проблемы во взаимоотношениях сотрудников;
  • пересмотреть зарплаты и мотивирующие выплаты;
  • запланировать обучение персонала;
  • подготовить план по приему новых кадров, если сотрудники уже не справляются с текущим объемом работ.

Если владелец будет держать руку на пульсе, то его бизнес будет работать, как единый, четко отлаженный механизм. Это позволит улучшить уровень сервиса, повысить лояльность старых клиентов, привлечь новых и генерировать больше прибыли.

Хотите научиться управлять персоналом? Приходите в Школу ББ. Вы научитесь подбирать сильных специалистов в команду, поймете, как грамотно делегировать полномочия, пропишите структуру и регламенты взаимодействия, обозначите точки контроля, у вас появится время на стратегию и развитие бизнеса.

Комментарии

1
  • Tatiana

    «Клерк» превратился в рекламную листовку около входа в метро, при этом и качество работы копирайтеров снизилось до неприличия.

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
75

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
140
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

40
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
41
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Интересные материалы

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.