Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить сотрудничество с другим ИП и избежать налоговых ловушек

Индивидуальный предприниматель может оформить сотрудничество с другим ИП двумя способами:

• заключить гражданско-правовой договор (ГПХ);

• принять на работу по трудовому договору.

Исполнителями и сотрудниками могут быть не только физические лица или самозанятые, но и ИП. Разница в том, что при ГПХ учитывается статус исполнителя. За физлицо без специального налогового статуса заказчик платит НДФЛ и страховые взносы. 

ИП может легально работать и с физлицами, и с ИП, и с самозанятыми. Ключевой вопрос — какую форму сотрудничества выбрать: ГПХ или трудовой договор. От этого зависят налоги, страховые взносы и риски.

Гражданско-правовой договор выбирают в таких случаях:

• Подрядчика привлекают на разовые и краткосрочные задачи. Например: перевезти груз, написать рекламный текст, разработать сайт, провести ремонт. Заказчику важен результат, а не процесс выполнения задачи.

• Нет потребности в постоянном персонале или объем задач — непостоянный.

С помощью ГПД можно подключать исполнителей только на время проекта или в моменты пиковых нагрузок. Исполнитель сам планирует время, место и порядок оказания услуг. 

Сотрудничество по ГПХ удобно для заказчика: не нужно вести кадровые документы и предоставлять социальные гарантии. Но есть главный риск — переквалификация. 

Налоговая и трудовая инспекция могут признать договор ГПХ трудовым, если увидят признаки трудовых отношений, например:

• Исполнитель выполняет рабочую функцию, а не задачу с конкретным результатом.

• Выплаты похожи на зарплату — происходят с одинаковой периодичностью независимо от объема работ.

• Исполнитель подчиняется внутренним правилам заказчика.

• В договоре указана должность исполнителя, график работы и т. д.

Часто указывают, что длительное сотрудничество тоже является признаком трудовых отношений. Это не так. Под подозрение обычно попадает длительное систематическое сотрудничество — ситуации, когда подрядчик месяц за месяцем выполняет одни и те же услуги с одним и тем же уровнем оплаты.

Такое сотрудничество законно, но под ним часто маскируют трудовые отношения. При этом иногда бизнесу такое сотрудничество необходимо — например, компания сотрудничает с дизайнером и регулярно заказывает принты. В таких ситуациях стоит максимально конкретизировать в документах, что за услуга была оказана. В случае принтов — дать им названия, закрепить во всех документах техническое задание и описания. Чтобы снизить риски длительного сотрудничества, нужно заключать рамочный договор и на каждую услугу отдельные задания с подробным техзаданием.

Из-за переквалификации предпринимателю-заказчику доначислят страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы снизить риски переквалификации, следуйте рекомендациям:

• Формулируйте задачу как результат. Сотрудничество должно носить сдельный характер. Например, задачу можно поставить как «разработать сайт» или «доставить груз из точки А в точку Б», но не как обязанность «выполнять функции дизайнера / водителя».

• Не используйте элементы трудового договора. Исключите из текста упоминания про отпуск, больничный, рабочий график, выходные дни, а также трудовые термины «работа», «зарплата», «премия» и т. д.   

• Привязывайте оплату к результату. Выплаты должны зависеть от выполнения задачи или ее этапа. Если подрядчик получает фиксированную выплату каждый месяц — это сигнал для налоговой.

• Не требуйте подчинения внутреннему трудовому распорядку. В договоре не должно быть формулировок про внутренний распорядок или подчинение менеджеру. Подрядчик действует самостоятельно.

• Пропишите порядок сдачи-приемки. В договоре нужно указать, что подрядчик направляет акт, заказчик принимает работы и оплачивает. Это подтверждает законность ГПХ-сотрудничества.

• Укажите в договоре правовой статус ИП. Также нужно дополнительно прописать ОГРНИП.

Если исполнитель по договору ГПХ — ИП, он самостоятельно считает и платит налог с доходов на своем режиме (УСН, общая система, патент, и т. д.). Заказчик не удерживает с доходов исполнителя НДФЛ и не начисляет страховые взносы.

Есть ситуации, когда предпринимателю уже недостаточно гражданско-правового договора. Тогда единственный вариант — оформить сотрудника по ТК.

Условия для заключения трудового договора:

• Выполнение повторяющейся функции. Если человек выполняет одни и те же функции каждый день, например, ведет бухгалтерию, обслуживает клиентов, работает водителем или продавцом, — это трудовые отношения. В таком случае важен не только результат, но и процесс выполнения работы.

• Есть подчинение другому сотруднику и график работы. Сотрудник обязан приходить к определенному времени, соблюдать внутренние правила и подчиняться руководителю. Такие условия можно закрепить только в трудовом договоре.

• Требуется долгосрочное сотрудничество. Если предприниматель планирует длительно сотрудничать со специалистом, лучше заключить трудовой договор. Это снизит риск споров и претензий от налоговой.

Заключение трудового договора защищает работника и снижает риск претензий со стороны ФНС или инспекции труда. Но для нанимающего ИП есть риски:

• Нарушение обязанностей работодателя. Предприниматель должен оформлять кадровые документы, предоставлять отпуска, оплачивать больничные, вовремя платить зарплату, НДФЛ и взносы, обеспечивать охрану труда, медосмотры (для отдельных профессий).

• Ограничения по численности сотрудников. Для ИП на спецрежимах действуют лимиты по численности работников. Например, на УСН нельзя нанять больше 130 сотрудников, на ПСН — 15 сотрудников. Если лимит превышен, предприниматель потеряет право использовать текущий налоговый режим.

• Сложность увольнения. Прекратить трудовые отношения можно только по основаниям, предусмотренным ТК.

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он берет на себя обязанности работодателя: удерживать налоги, начислять страховые взносы и сдавать отчетность.

Кроме того, ИП-работодатель обязан предоставлять и оплачивать:

• ежегодный оплачиваемый отпуск;

• больничные листы;

• декретные выплаты и отпуск по уходу за ребенком;

• другие компенсации и гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом.

ИП, который нанимает работников, отчитывается перед налоговой  службой и Социальным фондом.

В налоговую нужно сдавать:

• РСВ (расчет по страховым взносам) — ежеквартально: до 25 апреля, 25 июля, 27 октября и до 26 января 2026 года.

• 6-НДФЛ — ежеквартально, итоговый годовой — до 25 февраля 2026 года.

• Персонифицированные сведения — ежемесячно, до 25 числа. Можно не сдавать за месяцы, в которые уже подан раздел 3 РСВ: март, июнь, сентябрь, декабрь.

В Социальный фонд нужно сдавать отчет ЕФС-1:

• кадровые события (прием, увольнение) — на следующий рабочий день;

• раздел 2 (взносы на травматизм) — ежеквартально, до 25 числа месяца после квартала;

• годовой отчет — до 25 января 2026 года.

Qugo помогает предпринимателям безопасно работать с ГПХ: сервис сам проверяет статус плательщиков НПД, формирует чеки и акты, а выплаты исполнителям проходят быстро и без ошибок. Платформа помогает снизить риски переквалификации и упростить сотрудничество с подрядчиками, какой бы статус у них ни был: самозанятый, ИП или обычное физлицо.

Читайте также:

• Самозанятый не выдал чек и пропал. Что делать заказчику, чтобы снизить риски в 2025 году.

• Новый закон о платформенной экономике с 1 октября 2026 года: что меняется для бизнеса.

• Как обжаловать решение о переквалификации договора ГПХ в трудовой.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFJRPWBS