5 критериев успешного перехода на новую 1С

Программы 1С ориентированы на автоматизацию бизнес-процессов. Они охватывают все важные области учета и управления — финансовый, управленческий учет, операционную деятельность. 

В каких случаях бизнес нуждается в переходе на новую 1С:

1. Текущая конфигурация 1С не покрывает потребности растущего проекта. Система начинает «тормозить», отчеты формируются медленно — нужно более мощное решение. 

2. Компания открывает филиалы, расширяет логистику, увеличивает складскую сеть. Новая конфигурация позволяет учитывать все направления в едином контуре и автоматизировать то, что раньше делалось вручную или в Excel.

3. Применяемая программа 1С не позволяет соблюдать требования законодательства в области НДС, маркировки товаров, ФСБУ.

4. В текущей версии не хватает форм регламентированной отчетности. Например, в версии программы «1С:Бухгалтерия 3.0» более расширенная номенклатура форм.

Следует учитывать особенности миграции на 1С — предварительный анализ ситуации в бизнесе, четкая формулировка потребностей, работа в связке с компанией-интегратором. 

Успешная миграция на 1С начинается с грамотного планирования. Перед переходом важно провести аудит: какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации, каких функций нет в текущей системе, почему старая конфигурация больше не помогает. 

Основные этапы планирования:

• Проведите анализ — какие задачи решаются в старой системе, что работает стабильно, а что требует изменений. Составьте список, какие модули реально используются, а каких не хватает в текущей версии.

• Определите цели перехода. Они могут быть разными — от налаживания автоматизации в связи с расширением предприятия до обмена данными с ГИС («Честный ЗНАК», «Меркурий», ЕГАИС).

• Сформулируйте запрос — какие модули, функции нужны бизнесу. В этом вопросе также помогают специалисты компании-интегратора. Они проводят интервью с представителями бизнеса и предлагают оптимальное решение. На этом этапе бизнесу важно четко донести свои потребности и ожидания для корректной подготовки ТЗ.

Грамотное планирование позволяет избежать перегрузок и плавно начать работать в новой системе 1С. 

Официальный партнер 1С — это подрядчик, который обеспечивает безболезненный переход на новую систему учета и автоматизации. Специалисты переносят операции, проводки, документы без потерь для бизнеса. А также знакомят сотрудников с ПО и оказывают поддержку после перехода на 1С.

На что обращать внимание при выборе партнера 1С:

1. Наличие статуса официального партнера 1С — это говорит о том, что компания прошла сертификацию и работает по методологии фирмы 1С. 

2. Положительные отзывы на сайтах-отзовиках. Клиенты расскажут о компании лучше, чем она о себе сама.

3. Поддержка после запуска. Решение технических проблем, адаптация к новому ПО, оперативное реагирование на текущие вопросы — партнер 1С не бросает клиентов один на один с трудностями.

4. Прозрачные условия сотрудничества. Вам изначально должны быть понятны этапы перехода на 1С, план работ и стоимость услуги. Условия сотрудничества фиксируются в договоре. 

Компания RG-Soft — сертифицированный партнер 1С. Специалисты обладают глубокой квалификацией и готовы помочь бизнесу с переходом на новую 1С. Предлагаем большой выбор решений для перехода:

Грамотно составленное ТЗ — это дорожная карта для всех участников проекта. Без четкого техзадания бизнес не получит нужного результата. 

В чем секрет подготовки ТЗ:

1. Будьте всегда на связи с компанией-интегратором — участвуйте в обсуждениях, давайте обратную связь, проверяйте промежуточные отчеты. Никто не знает ваш проект лучше вас.

2. Озвучьте все проблемные места. Перечислите, что не устраивает в старой системе — отсутствуют нужные интеграции, формы отчетов, документы дублируются. Это поможет исключить повторение проблем в новой конфигурации.

3. Проверяйте финальный документ. Обязательно прочтите проект ТЗ. Если что-то упущено, то сообщите исполнителю. Все неточности и расхождения лучше исправить «на берегу».  

Чем точнее сформулировано ТЗ, тем меньше сюрпризов возникнет в процессе. Работы идут по заранее согласованному плану, исключено двоякое толкование задач. Хорошее ТЗ учитывает не только текущие потребности, но и планы на развитие бизнеса — открытие филиалов, расширение штата. 

Перенос данных в 1С — это трудоемкий процесс миграции из старой конфигурации 1С (или другой системы учета) в новую версию программы. Переносятся справочники (контрагенты, номенклатура, сотрудники), остатки, документы, бухгалтерские и налоговые регистры, история операций. Объем и глубина переноса зависят от целей проекта и особенностей бизнеса.

Перенос данных стоит доверять специалистам, так как они:

1. Обладают высокой квалификацией. В 1С есть типовой помощник, с помощью которого бизнес может выполнить миграцию данных своими силами из УТ 10.3 в УТ 11.5. Если компания работает в нетиповой конфигурации УТ 10.3 (это самый распространенный случай), то типовой помощник здесь не справится.

2. Имеют специальные инструменты и знания. Специалисты используют проверенные методики переноса, которые позволяют корректно сопоставить данные двух систем и сохранить их структуру. Например, реализация нестандартной функциональности, которую хотелось бы сохранить при переходе из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

3. Проверяют корректность работы программы после переноса данных. После завершения миграции выполняют всестороннее тестирование — от проверки целостности данных до оценки ключевых функций системы.

Важно адаптировать персонал к обновленной редакции или новой программе 1С, чтобы в процессе работы не возникало ошибок и тормозов в учете.

Почему обучение сотрудников нельзя игнорировать:

1. Старая и новая версии внешне могут быть похожи, но внутри они устроены по-разному. Отчеты формируются иначе, проводки создаются по новым правилам, интерфейс может быть изменен. Пользователь, не зная этого, начинает «кликать наугад» и теряется. 

2. Обучение помогает не только освоить систему, но и снять страх, продемонстрировать удобство новых функций. Снижается риск саботажа внутри компании.

3. Переход на новую 1С — это изменения в бизнес-процессах. Часто они сопровождаются перераспределением задач. Важно обучить сотрудников их новым обязанностям, показать преимущества автоматизации.

В таблице собрали типичные ошибки и способы их преодолеть.

Стоимость перехода зависит от объема и сложности задач. У бизнеса могут быть специфические запросы, которые влияют на итоговую цену реализации проекта. Окончательную сумму может назвать официальный партнер 1С, с которым вы договорились об исполнении услуги. Обсудите стоимость заранее, чтобы это не стало неожиданным сюрпризом. 

Сертифицированный партнер 1С обеспечивает безопасность данных рядом мер — использует утвержденные фирмой 1С алгоритмы и методики переноса данных, создает резервные копии, проводит тестирование на корректность миграции данных. После окончания перехода исполнитель оказывает поддержку, в том числе решает технические проблемы.

В большинстве случаев не нужно полностью останавливать деятельность компании. Но могут потребоваться временные перерывы — например, на этапе миграции или тестирования. Планируйте переход на новую 1С в периоды с наименьшей нагрузкой на бизнес (например, в сезонный спад). 

Переход на новую 1С — это смена конфигурации или версии системы с сохранением накопленных данных, логики учета и привычных бизнес-процессов. Чаще всего это переход на более современную редакцию 1С (например, с ЗУП 2.5 на 3.1) или перенос данных в новую систему (например, с УТ 10.3 в 1С:КА)

Внедрение 1С — это запуск 1С «с нуля» в компании, где раньше система не использовалась. На этапе внедрения все выстраивается с чистого листа: подбирается конфигурация, описываются бизнес-процессы, система настраивается и загружаются только актуальные начальные данные (без истории).

Доработка 1С — это изменение уже работающей системы: добавление новых форм отчетности, автоматизация операций, настройка интеграций и т. д. При доработке редакция системы остается прежней, а изменения касаются отдельных функций или блоков.

Читайте также:

• Как выбрать техническую поддержку 1С именно для вашего бизнеса.

• Как вести товарный учет в рознице, чтобы не замораживать деньги на складе: порядок и способы.

• Аренда 1С в облаке: кому подойдет, особенности и преимущества для бизнеса.

Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!

Экспресс-обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFJZxFkL