Как автоматизировать документооборот с помощью 1С

Электронный документооборот (ЭДО) — неотъемлемая часть работы государственных и коммерческих организаций, независимо от их масштабов и отрасли. 

Автоматизация документооборота — это простой и быстрый обмен документами как внутри компании (между сотрудниками, филиалами), так и за ее пределами (с госорганами, контрагентами). 

Продуктовая линейка 1С предлагает решения для автоматизации документооборота:

1. «1С:Документооборот».

2. «1С:Договоры».

3. 1С:Document Management

4. «1С:Электронный документооборот». 

Отдельный механизм внедрения автоматизированного документооборота в компании — интеграция программы 1С для документооборота и текущей программы учета. Например, 1С:ДО → 1С:ЗУП, 1С:ДО → «1С:Бухгалтерия», 1С:ДО → 1С:ERP и другие варианты. 

«1С:Документооборот» — программа для обмена документами внутри организации. Компании выбирают это решение, чтобы ускорить принятие решений, сократить сроки согласований, повысить эффективность регламентированного учета. 

«1С:Документооборот» закрывает задачи бизнеса и государственных учреждений:

1. «1С:ДО ПРОФ» — решение для коммерческих и бюджетных организаций с невысокими требованиями к документообороту и несложной организационной структурой.

2. «1С:ДО КОРП» — закрывает текущие потребности в документообороте в коммерческих и бюджетных учреждениях со сложной организационной структурой.

3. «1С:ДО Государственного учреждения» (ДГУ) — применяется в государственных организациях с развитой системой обмена документами.

С программой 1С:ДО внутренний документооборот в компании происходит быстрее. Например, бухгалтер может отправлять сотрудникам расчетные листки, а руководитель отдела закупок согласовывать договоры с директором. 

Возможности системы: 1С:ДО — это современный инструмент для управления корпоративным контентом (ECM-система). Компании выбирают это решение за удобную функциональность — автозаполнение типовых форм, настройку маршрутизации, встроенный почтовый клиент с шаблонами писем и учетом переписок по проектам, отражение всей корреспонденции в журналах.

Интеграция 1С:ДО и 1С: для внутреннего документооборота компания может создать интеграцию между «1С:Документооборот» и текущей программой учета 1С — «1С:Бухгалтерия», «1С:Розница», ERP, ЗУП, КА, УНФ, УТ и др. 

Преимущества интеграции:

1. Работа в едином интерфейсе: исключается задваивание данных.

2. Отправка, подписание и получение документов происходит в несколько кликов.

3. Данные в системах синхронизируются, снижается вероятность ошибок.

4. Весь путь документа прослеживается — от отправки до подписания или отклонения.

5. Бизнес экономит на бумаге, печати, почтовых и курьерских расходах.

Интеграция электронного документооборота — это создание единого информационного пространства для оптимизации процесса обмена документами. Например, компания может интегрировать 1С:Документооборот в программу 1С:ЗУП и обмениваться документами в одной системе, а не использовать две разрозненные конфигурации.

1С:Document Management — это одна из редакций программы 1С:Документооборот (наряду с ПРОФ, КОРП и ДГУ), аналог «1С:Документооборот КОРП». Оснащена интерфейсом на русском и английском языках. 

Примеры компаний, где может применяться 1С:Document Management:

1. Российская компания имеет филиалы или дочерние предприятия за границей.

2. Российская компания сотрудничает с иностранными работниками.

3. Российское предприятие входит в филиал иностранной компании, ведущей деятельность в России.

1С:Document Management позволяет комплексно управлять документами и бизнес-процессами компании. Обеспечивает полный цикл работы с документами — от создания и согласования до хранения и контроля исполнения. 

Возможности системы 1С:Document Management: позволяет настроить удобный язык для пользователей — интерфейс полностью на английском языке, либо задать один из языков как основной, а второй — для некоторых сотрудников. Например, основной язык интерфейса — английской, а русский язык — для некоторых сотрудников, или наоборот.

Остальные возможности программы аналогичны тем, что представлены в «1С:Документооборот»: централизованное хранение документов, поиск по реквизитам и метаданным, автоматические уведомления, шаблоны типовых документов, гибкая настройка маршрутов.

«1С:Договоры» — решение для организации документооборота в компаниях, которые интенсивно работают с договорами. Программа позволяет сократить время на создание, поиск, мониторинг и контроль сроков по договорам.

ПО представлено в следующих вариантах:

1. «1С:Договоры Базовая версия». Программа рассчитана на одного пользователя, есть ограничения по согласованию документов и изменениям. Перед внедрением рекомендуем уточнить подробности у компании-интегратора.

2. «1С:Договоры ПРОФ». Подходит для одновременного использования несколькими пользователями (например, до пяти сотрудников). Открыта для согласования документов и изменений.

Решение сокращает время на заключение и ведение договоров. Вся деятельность компании, связанная с договорами, отражена в одной системе. При необходимости любой документ можно быстро найти по реквизитам.

Возможности системы «1С:Договоры»: программа подходит малым и средним компаниям, ведущим деятельность в сфере торговли, разработки IT-продуктов, перевозок, юридических и консалтинговых услуг и т. д. Может применяться в крупных компаниях с небольшими отделами закупок. 

В рамках учета договорных документов система автоматически подтягивает реквизиты из карточек для формирования договоров, приложений, смет. Отправка и принятие документов возможны по email.    

«1С:Электронный документооборот» — это решение для обмена юридически значимыми электронными документами между организациями, ИП и государственными органами напрямую из интерфейса 1С. Сервис подходит для компаний любого масштаба — от небольших фирм до крупных холдингов. 

Сервис 1С-ЭДО изначально встроен в большинство программ 1С и обновляется вместе с используемыми конфигурациями. 

Как выглядит электронный документооборот:

1. Уполномоченный сотрудник компании-продавца вводит реквизиты контрагента и добавляет «Соглашение об использовании электронных документов».

2. Сотрудник добавляет первичный документ, подписывает его электронной подписью и отправляет контрагенту.

3. Контрагент подписывает документ.

4. Документ фиксируется в системе продавца и попадает в электронный архив.

Какими документами можно обмениваться с внешними пользователями:

• договорами и допсоглашениями;

• УПД, актами, счетами-фактурами, накладными;

• актами сверки, прайс-листами;

• простыми электронными письмами;

• отчетностью с госорганами.

Возможности системы «1С:Электронный документооборот»: 1С:ЭДО — это безопасный обмен документами с партнерами и контрагентами. Документы прослеживаются на всех этапах — отправка, прочтение, подписание. Подходит для работы с маркировкой, товарами, подлежащими прослеживаемости. Документы не нужно распечатывать и хранить в бумажном виде, они находятся в электронном архиве и доступны для быстрого поиска. 

Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!

Экспресс-обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое, уступая место обмену документами «в цифре». Отличия между ними собрали в таблице:

Компания RG-Soft — официальный партнер продуктов 1С. Предлагаем решения для ИП, коммерческих компаний и госучреждений — внедрение, сопровождение, обслуживание, «переезд» из одной программы в другую. Автоматизация документооборота — отдельная услуга, направленная на помощь по части обмена документами внутри компании и за ее пределами. На консультации специалисты предложат решение, расскажут о преимуществах программы, установят и настроят выбранный вами продукт.  

Читайте также:

• Как выбрать программу для бюджетирования малому бизнесу.

• 5 критериев успешного перехода на новую 1С.

• Как выбрать техническую поддержку 1С именно для вашего бизнеса.

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFHrFtRe