Самое главное:
Электронный УПД действует с 1 января 2026 года. Он заменил электронные формы акта, ТОРГ-12, счета-фактуры. Бумажные версии первичных документов остаются в силе.
С 1 апреля 2025 года формат электронного УПД обновлен до версии 5.03. Новый бланк учитывает все необходимые разделы: налоговую ставку УСН 5 и 7%, работу с маркированными и прослеживаемыми товарами.
Важно заполнять УПД корректно: коды единиц измерения по ОК 015-94, идентификаторы для прослеживаемых и маркированных товаров (№ 2, № 3), таможенные сведения, отдельные поля для подакцизных товаров. Они заполняются при необходимости.
Обмениваться электронным УПД можно в сервисах ЭДО или программах учета (например, 1С).
Подготовили небольшой чек-лист для бизнеса по переходу на электронный УПД.
Примечание от экспертов RG-Soft. В коммерческой среде активно обсуждают внедрение электронного УПД с 1 января 2026 года. ФНС рекомендовала перейти на новый формат работы заранее: настроить бизнес-процессы, согласовать с контрагентами, довести ключевые действия до сотрудников. Но «пробелы» остаются до сих пор:
Кто должен применять электронный УПД?
Что будет за обмен первичными документами на бумаге?
Учитывает ли новый УПД налоговые ставки?
Как заполнить УПД в ЭДО?
Ответили на самые популярные вопросы бизнеса.
1. Что такое электронный УПД
Электронный УПД — это единый стандарт документа, который контрагенты используют при отгрузке товара, передаче результатов работ или услуг.
Что изменилось: с 1 января 2026 года участники ЭДО могут обмениваться только УПД в электронном формате. Электронный УПД работает по принципу «все в одном»: он объединяет электронные акт, ТОРГ-12 (товарную накладную), а при необходимости — счет-фактуру. Вместо 2–3 документов — универсальный передаточный документ.
Основание — приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
2. Обязателен ли электронный УПД для тех, кто обменивается бумажными актами и накладными
Электронный УПД заменяет только электронные первичные документы, которыми контрагенты обмениваются в сервисах ЭДО. С 1 января 2026 года перейти на новый формат работы должны участники электронного документооборота.
ФНС отменяет электронные первичные документы о передаче товаров (результатов работ, услуг):
Основание — приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.
Требование не касается тех, кто:
обменивается актами, накладными, счетами-фактурами на бумаге;
использует неформализованные электронные документы (PDF, скан-копии);
обменивается обычными электронными письмами с приложениями без подписания ЭП.
Примечание: если вы обмениваетесь с контрагентами бумажными первичными учетными документами, то обязанность по применению электронного УПД на вас не распространяется. Использовать бумажные формы можно и после окончания 2025 года.
3. В чем разница между электронным и бумажным УПД
Электронный УПД — это XML-файл, обычные пользователи его не видят. Оператор ЭДО обеспечивает визуализацию машиночитаемого формата: преобразует файл в PDF. Внешне он похож на бумажную форму УПД. В 2025 году действует формат электронного УПД — 5.03: именно его использует бизнес согласно новым требованиям ФНС.
Бумажный УПД — это утвержденная форма документа, включающая обязательные блоки: об отправителе / получателе, товаре, уполномоченных лицах, приемке и т. д. (приказ ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Документ можно скачать на ПК и заполнить в Word или Excel.
4. Как заполнить УПД
Оформление УПД — это стандартная процедура: в документе предусмотрены обязательные и дополняющие разделы.
Например, ИП Фатун В. В. продает товар ООО «Чайка». Нужно оформить отправку двух товарных групп на сумму 100 и 200 тыс. рублей. Продавец применяет налоговую ставку — 5% на УСН. Все основные сведения фиксируются в УПД:
Данные о продавце и покупателе: наименование, адрес, ИНН / КПП и другая обязательная информация.
Сведения о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, стоимость. При необходимости — страна происхождения и данные о прослеживаемом товаре.
Основание для передачи и получения товара.
Даты отгрузки и получения партии продукции.
Подписи ответственных лиц с обеих сторон, печати (если используются).
Электронный УПД заполняют по аналогии с примером выше. Он включает те же разделы, что и бумажная версия. При первом обмене в сервисе ЭДО данные сторон сохраняются, при последующем оформлении документ будет предзаполнен автоматически.
Примечание: при заполнении УПД необходимо указать статус 1 или 2. Этот раздел указывает, какие документы объединяет в себе документ.
5. Что значит в УПД статус 1 и 2
Универсальный передаточный документ совмещает в себе первичные учетные документы, а в некоторых случаях счет-фактуру. Статус имеет значение для вычета НДС:
Статус 1 (функция СЧФДОП). УПД объединяет три документа: акт + товарную накладную ТОРГ-12 + счет-фактуру. Он необходим для учета товара и получения вычета НДС (служит основанием для вычета).
Статус 2 (функция ДОП). УПД объединяет два документа: акт + ТОРГ-12. В книге продаж его отражать не нужно, документ не является основанием для применения НДС-вычета.
На заметку: в учетной политике утвердите форму и порядок применения УПД. Документ заполняют обе стороны: например, продавец — сведения об отправке товара, покупатель — о приемке.
Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!
Экспресс-обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С
6. На что обратить внимание при заполнении формы УПД
До 1 апреля 2025 действовал старый формат УПД — 5.02. Затем ФНС внедрила формат 5.03, который включает все необходимые разделы.
Обозначение прослеживаемых и маркированных товаров специальными кодами идентификации — № 2 (прослеживаемые), № 3 (маркированные товары).
Коды единиц измерения по ОК 015-94. Например, «006» (метры), «112» (литры), 796 (штуки).
Таможенные сведения для прослеживаемой и импортной продукции: номер декларации, регистрационный номер партии товара, страна происхождения.
Производители подакцизных товаров заполняют сведения об акцизе отдельной строкой. Например, при реализации табака, ГСМ, спиртосодержащих товаров с долей этилового спирта более 9%.
На заметку: удобнее всего формировать УПД в программах учета и сервисах ЭДО: они «подсвечивают» поля для заполнения и помогают не допустить внесение некорректных сведений.
7. Что учесть при переходе на электронный УПД
Избежать сложностей при переходе на новый формат работы с контрагентами помогут четкие действия собственников.
В крупных организациях ключевые действия могут выполнить бухгалтеры, которые выступают в роли стратегов и бизнес-консультантов.
Оцените формат документооборота. Факт взаимодействия с контрагентами в сервисах ЭДО накладывает обязанность применять электронный УПД с первого квартала 2026 года.
Проверьте учетную систему. Программа 1С или другая система автоматизации учета должна соответствовать требованиям ФНС и поддерживать формат УПД 5.03 — разделы для заполнения налоговых ставок 5 и 7%, отражения НДС, сведений о прослеживаемых и маркированных товарах.
Уточните условия у оператора ЭДО. Сервис также должен соответствовать последним требованиям и помогать пользователям безболезненно преодолеть адаптационный период (бухгалтерам, руководителям, ИП).
Согласуйте порядок работы с контрагентами. Доведите до сведения поставщиков, клиентов, заказчиков, перевозчиков, что переходите на электронный УПД. Предупредите об ответственности за несоблюдение новых правил.
Настройте внутренние процессы взаимодействия. Проведите тестовую отправку электронного УПД контрагентам. Убедитесь, что система работает без сбоев, контрагенты, со своей стороны, не допускают ошибок.
Компания RG-Soft предлагает малому и среднему бизнесу простое решение для автоматизации учета — 1С:Фреш. Это облачное решение, которое позволяет работать в привычных системах 1С без установки ПО на собственные серверы (Бухгалтерия, ЗУП, УНФ, ERP и др.). Кроме того, вам откроются дополнительные преимущества:
автоматические обновления 1С;
круглосуточная техническая поддержка;
отсутствие платежей за установку, сопровождение ПО, обслуживание сервера.
Облачное решение позволяет делать резервные копии данных, экспортировать данные на ПК, работать в автономном режиме в случае плохого интернет-соединения. По сути — вы берете в аренду программу из линейки 1С с ежемесячной абонентской платой.
8. Как электронный УПД помогает работать с маркировкой товаров
С 2025 года основные процессы при работе с маркированной продукцией требуют применения УПД. В 2026 году такой формат затрагивает еще больше товарных групп.
Передача права на товар. При отгрузке товара с маркировкой контрагенты фиксируют факт передачи в сервисе ЭДО, обмениваясь электронным УПД. Например, это касается строительных материалов, упакованной воды, пива и слабоалкогольных напитков.
Поэкземплярный учет при передаче сведений в «Честный ЗНАК». Участники рынка должны заполнять электронный УПД и направлять сведения в систему маркировки через оператора ЭДО. Например, это относится к антисептикам, дезинфицирующим средствам, растительным маслам, ветпрепаратам.
Примечание: использовать электронный УПД должны все участники оборота, к которым относится это требование (розничные и оптовые продавцы, производители, импортеры, дистрибуция).
9. Как электронный УПД упростит работу бухгалтерам
Переход документооборота «в цифру» — это не бюрократическое препятствие. Наоборот, УПД 5.03 делает процесс отгрузки и передачи товара (услуг, работ) более прозрачным и контролируемым.
Что меняется для бухгалтеров:
Меньше документов. Один электронный УПД вместо 2–3 документов первичной отчетности.
Своевременное отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Ускорение при оформлении отгрузок. Обмен УПД происходит в сервисах ЭДО — это снижает вероятность ошибок и позволяет мгновенно взаимодействовать с контрагентами.
У бизнеса есть выбор — остаться на бумажном документообороте, закрепив этот формат в учетной политике, или перейти на электронный документооборот. 1С:ЭДО позволяет организовать электронный документооборот с контрагентами. В сервисе можно обмениваться юридически значимыми документами, подписанными электронной подписью, онлайн. В сервисе всегда актуальные формы документов, а защиту информации обеспечивает надежное шифрование данных.
Чек-лист для бизнеса по переходу на электронный УПД
В таблице — короткая инструкция для руководителей, собственников и бухгалтеров. Как подготовиться и что сделать для корректного перехода на новый формат работы:
Что сделать | Отметка |
Проверить необходимость перехода на УПД 5.03. Требование относится к участникам ЭДО. Бумажный обмен и PDF / скан-копии можно продолжать и после 2025 года | ✅ |
Проверить учетную систему (1С или др.) и оператора ЭДО. Сервис должен поддерживать формат 5.03 УПД: иметь разделы для отражения налоговых ставок по УСН 5 и 7%, продажи маркированных и прослеживаемых товаров | ✅ |
Утвердить форму и порядок применения УПД в учетной политике | ✅ |
Настроить внутренние бизнес-процессы: обмен документами, согласования, приемку | ✅ |
Провести обучение бухгалтеров, менеджеров, кладовщиков | ✅ |
1С:Фреш — это облачное решение для малого и среднего бизнеса. Нет необходимости устанавливать ПО на свой сервер. В рамках ежемесячной абонентской платы вы получите: регулярные обновления, поддержку специалистов 24/7, удаленный доступ к программе с любого устройства, где есть интернет. Данные бизнеса хранятся в защищенном дата-центре на российском сервере. Заполните заявку на консультацию, и менеджеры ответят на ваши вопросы.
Читайте также:
Пошаговое руководство, как автоматизировать бухгалтерский учет.
1С:ЗУП: основные возможности программы для кадрового специалиста.
Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFJkkcqo
Комментарии
1