Как удаленно подписать договор?

Еще сравнительно недавно стороны составляли договор на бумаге и обменивались оригинальными подписями. Как правило, инициатором договоров являются менеджеры компании. Причем речь идет как о договорах на поставку собственной продукции, товаров, так и на приобретение сырья, материалов у поставщиков.

В большинстве случаев договоры заключаются так: менеджер направляет проект договора на почту контрагенту. После согласования одна из сторон направляет подписанный со своей стороны оригинал своему контрагенту. Помимо несения почтовых расходов, нередко возникают ситуации, когда договор «не дошел» до своего адресата. Например, по ошибке указан неверный адрес, да и потеря писем почтой — не такая уж редкость.

В случае, когда стороны сделки находятся в разных городах либо по каким-то причинам не могут подписать бумажный договор, можно заключить договор иным способом.

Какими иными способами можно заключить договор?

Буква закона говорит о том, что можно заключить договор путем обмена определенными документами ().

Такими документами могут быть: письма, телеграммы, телексы, телефаксы и иные документы, которые передаются по каналам связи.

В этом случае важно доказать, что документы были направлены именно контрагентом, а не иным лицом, не имеющим никакого отношения к данной компании либо неуполномоченным на принятие таких решений (постановление АС г. Москвы от 09.02.2021 № А40-155322/2020). Иначе может получиться, как в той пословице: «Я — не я, и лошадь не моя».

К тому же, нередко менеджеры используют свою личную электронную почту при обмене документами.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций в тексте договора или дополнительном соглашении к нему, нужно прописать контактное лицо, ответственное за заключение договора, его электронный адрес. Также необходимо прописать какие действия будут осуществлять стороны путем электронной переписки.

Таким образом, электронной переписке придается юридическая сила.

Как подписать договор, не выходя из офиса?

Обратимся к норме закона. Законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» обмен электронными сообщениями, которые подписаны электронной подписью, приравнивается к обмену документами.

ЭП бывают трех видов. В одной из наших статей, мы подробно писали о видах ЭП.

Аналогом собственноручной подписи является квалифицированная ЭП (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). КЭП существенно облегчает жизнь и оформить ее могут как компании, так и физические лица.

Процесс подписания договора происходит так: стороны согласовали все условия договора, одна из сторон распечатывает договор, подписывает его КЭП и направляет по электронной почте другой стороне для подписания.

В этом году компании и ИП имеют возможность получить сертификат в налоговой инспекции, а не только в удостоверяющем центре. Причем данная услуга бесплатная, необходимо только пройти идентификацию клиента, предоставив определенный пакет документов.

Возможность подписания договора электронной подписью должна быть согласована между контрагентами (, постановление АС Московского округа от 13.06.2017 № А40-78415/16).Причем контрагентами должен быть согласован вид применяемой ЭП (ФСБУ 27/2021, утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Вместе с тем, стороны могут выбрать смешанный способ подписания договора. Например, поставщик подписывает договор КЭП, а покупатель — собственноручной подписью.

Еще одним способом удаленного подписания договора является использование ЭДО. Благодаря этому способу компаниям можно не только сократить бумажный документооборот, но и сразу отправлять при истребовании налоговиками документы в XML-формате либо PDF/A-3 формате.

Налоговиками был разработан формат такого электронного договора (приказ ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@). Электронный документ представляет собой единый файл обмена, подписываемый сторонами договора.

В настоящее время у многих компаний уже налажен ЭДО у операторов. В этом случае договор сканируется, затем загружается в программу и подписывается КЭП.

Если применять формализованный формат, то эти действия не нужны.

Налоговиками в период пандемии была утверждена Концепция ЭДО в хозяйственной деятельности, в которой предполагается, что в 2024 году налоговики планируют перевести бизнесменов на ЭДО.