Поставщик прислал корректировочный счет-фактуру: как загрузить ее в 1С и принять к учету

Когда компания продает товары, выполняет работы или оказывает услуги, которые облагаются НДС, она оформляет обычный счет–фактуру (Сф). В нем указывается информация о сделке:

• наименование и реквизиты продавца и покупателя;

• описание проданных товаров или оказанных услуг, их количество, цена и стоимость;

• ставка НДС и сумма налога;

• общая сумма к оплате.

Важно помнить, что Сф выставляется в течение пяти календарных дней с момента факта сделки или получения предоплаты (обычный Сф на аванс).

Бывает, что в оформленных документах обнаруживаются ошибки или выявляются обстоятельства, которые требуют внесения изменений в первоначальную сделку. Например:

• пришлось вернуть часть товара — выявили брак;

• неверно указали в первоначальном Сф количество товара или цену;

• допустили ошибку в реквизитах покупателя.

В таких ситуациях обычный Сф исправить нельзя. Вместо этого оформляется корректировочный. Он должен содержать ссылку на тот документ, который корректируется, а также информацию о том, как изменились показатели.

Корректировочный Сф позволяет правильно отразить изменения в учете как у продавца, так и у покупателя, и корректировать суммы НДС к уплате или вычету.

Когда у компании десятки поставщиков и покупателей, неточности в документах встречаются чаще, чем у небольшой фирмы. Проверить их вручную затратно по времени. Ошибки в Сф влияют на расчет НДС. Следовательно, нужно сделать уточнения в декларации по НДС, не исключена доплата налога, а значит и пени. 

Сейчас многие пользователи 1С обмениваются документами через электронный документооборот. Это удобно в независимости от масштаба бизнеса. Но остаются компании, которые предоставляют счета–фактуры, накладные, акты на бумаге. У крупного бизнеса, да и не только, ежемесячно могут быть десятки таких документов. 

А теперь такой момент. Внутри компании и при взаимодействии с другими контрагентами большой документооборот. Компания пользуется ЭДО, для ускорения процессов подключает сервис 1С:Распознавание первичных документов. Получается серьезная нагрузка на сервер, а это дополнительные расходы для фирмы. Задумайтесь, возможно, стоит перейти на облачную версию 1С от компании Scloud. Тогда для работы в 1С ваш сервер уже не нужен, а его мощности пойдут на другие цели предприятия.

Электронный документооборот между контрагентами широко применяется сейчас. Пользователи программ 1С обращаются за консультациями к специалистам Scloud — один из Сф не выгрузился или каков порядок действий в программе для фиксации корректировочного СФ, чтобы не было нарушений и проблем с отчетностью по НДС. 

Если это 1С–ЭДО, они проконсультируют вас, но если это ЭДО другой компании, придется обращаться к соответствующему поставщику услуги. Как вариант, возможно, стоит подключить именно 1С–ЭДО, и будет, как сейчас распространено, услуга «одно окно» — все необходимые сервисы от одной компании.

Процесс регистрации электронного корректировочного Сф в 1С на первый взгляд может показаться сложным. Но он скорее не сложный, а трудоемкий — и то лишь для первоначальных настроек. Сделать правильные настройки помогут специалисты Scloud. Дальше все делается по алгоритму 1С — последовательность операций.

Три бесплатные консультации

Для пользователей облачной 1С от Scloud три бесплатных консультации входят в оплату аренды. Этого хватит сделать настройки и проверить, как отражается корректировка во всех регистрах учета. Попробуйте облачную 1С бесплатно 14 дней

Узнать подробнее

Рассмотрим конкретный пример и что в таком случае делать. Закончился 1 квартал 2025 года.  У пользователя 1С случилась ситуация — новый сотрудник при отгрузке товара случайно указал в документах одного из клиентов реквизиты другого. Заметили это через несколько дней, уже в другом квартале. Сотрудник обратился за консультацией в Scloud с «криком» о помощи исправить ситуацию, потому что сроки сдачи декларации по НДС поджимают.

Покажем алгоритм действий на примере 1С:Бухгалтерия. Изначально приходуете товар. Затем оформляете отгрузку покупателю (Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД)).

Обязательно зарегистрируйте счет–фактуру. Он отразится в Книге продаж за 1 квартал 2025 года (вкладка Отчеты — НДС — Книга продаж).

Поскольку нужно изменить контрагента, а не менять количество и цены, данная реализация сторнируется (вкладка Операции — Операции, введенные вручную). Когда наводите курсор на кнопку Создать, выберите в выпадающем списке Сторно документа. 

Если нужно поменять количество или цену, то на основании отгрузки создайте документ Корректировка реализации.

В строке Сторнируемый документ выберите тип Реализация, затем найдите документ, который нужно исправить, — он заполнится автоматом.

Откройте в документе вкладку НДС Продажи и в графе Запись дополнительного листа проставьте Да. Графа Корректируемый период — можно поставить дату той реализации, в которой будете менять покупателя. Важно, чтобы эта дата была именно того квартала, в котором была оформлена отгрузка с неверными данными.

Теперь остается выписать новый отгрузочный документ с правильными данными. Сделайте это именно в том квартале, когда обнаружили ошибку, а не задним числом.

Новый документ формирует свои проводки и регистр НДС продажи, где и проставьте галочку для Ручной корректировки. На вкладке регистра укажите Да для записи дополнительного листа, и в графе Корректируемый период можно поставить дату первой, неверной отгрузки.

Если допустили ошибку и обнаружили ее в одном квартале, то не нужно оформлять Операцию, введенную вручную.

Проконтролируйте правильность корректировки — сформируйте Книгу продаж за тот квартал, когда совершили ошибку, и настройте, чтобы сформировались дополнительные листы.

В данном случае нужно подать уточненную декларацию по НДС за период совершения ошибки. В нее войдет доп. лист Книги продаж (раздел 9.1).

Рассмотренный случай — это один из многих вопросов, с которыми пользователи 1С обращаются за консультацией в Scloud.

Сейчас многие выставляют товар на маркетплейсах и ведут розничную торговлю, которая связана с работой онлайн—касс. Поэтому часто интересуются учетом возврата товаров именно от розничного покупателя. В этом процессе много нюансов, но специалисты «проведут вас за руку» по всему процессу регистрации возвратов. Первый раз бывает сложно, потом все будет понятно. 

Также интересуются, как отразить возврат поставщику бракованного товара. Тут ничего сложного. На основании документа о поступлении делаете Возврат товара поставщику, он заполняется автоматом. Только меняете, например, количество бракованных вещей. В нашем примере возвращаем в одном квартале с поступлением.

На вкладке Расчеты счета не меняйте, участвует в проводках счет 76.02 — расчеты по претензиям. Обязательно зарегистрируйте корректировочный Сф. 

НДС по возврату попадает в строку 080 раздела 3 Декларации по НДС.

Также корректировочный Сф на возврат отображается в разделе 9.1 декларации.

Как быть в случае, когда Сф не попадает в книгу покупок, как регистрировать Сф по авансовому платежу — в решении всех этих вопросов помогают консультанты по работе с функционалом 1С компании Scloud. Для пользователей облачной версии 1С предоставлены три бесплатные консультации в месяц. 

Бесплатная книга «Налоговая реформа 2025 и изменения в 1С»

Узнайте о всех важных изменениях законодательства в 2025 году и новый функционал в программах 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFG4X3oE