Что делать, если чек не пробился? Алгоритм действий при сбоях в 1С:Рознице

Когда на кассе случается сбой, это всегда неприятно, ведь здесь на кону не только деньги, но и соблюдение закона. В такие моменты главное — не паниковать, а действовать по четкому плану.

Почему же сбой в работе кассы — это не просто технический вопрос? Все дело в законе № 54-ФЗ. Он обязывает предпринимателей при каждом расчете с покупателем выдавать кассовый чек, а также передавать данные о нем в налоговую инспекцию через Оператора фискальных данных (ОФД).

За нарушение этих требований предусмотрены штрафы. Поэтому, когда чек не пробивается, — это не просто досадная мелочь. Кроме того, обслуживание покупателей с нарушениями может нанести удар по репутации вашего магазина, ведь клиенты ожидают качественный сервис.

Теперь, когда ясна вся серьезность ситуации, перейдем к практике. Рассмотрим порядок действий, который поможет быстро решить наиболее распространенные проблемы с чеками в 1С:Розница. От простого случая, когда чек не распечатался, до более сложных ситуаций с чеками коррекции и передачей данных в налоговую.

Кассир пробил товар, клиент оплатил покупку, но касса «молчит». Чек не печатается, а покупатель ждет. Это, пожалуй, одна из частых ситуаций, и здесь важно не растеряться. Что же могло пойти не так и как быстро решить проблему? Только не паникуйте и попросите клиента подождать несколько минут, потому что ваша обязанность — выдать чек покупателю. Это покажет ваш профессионализм.

Причины, по которым чек не вышел, и их устранение:

В большинстве случаев, когда не вышел чек, — это техническая неполадка, которую довольно быстро можно решить. Главное — знать, куда смотреть и что делать. Однако, если вы испробовали все, а чек так и не вышел, но при этом оплата (особенно по карте) уже прошла, переходите к следующему шагу: проверке статуса транзакции. Нужно убедиться, что деньги не потерялись.

Эта ситуация одна из наиболее стрессовых для кассира. Покупатель получает сообщение на мобильный телефон, что операция по оплате прошла успешно, но касса не выдает чек. Тут возникает вопрос: «Что с оплатой?». Деньги с карты клиента списались, а чек не пробился. Значит ли это, что данные о продаже потеряны? Абсолютно нет, поэтому основная задача в этот момент — убедиться в этом. Даже если чек не вышел, всегда остается «цифровой след» операции. Нужно знать, где его искать.

Прежде чем что-либо предпринимать, важно убедиться, что деньги с карты клиента списались. Не всегда сбой в кассе означает списание средств.

• Проверьте банковский терминал. На нем есть журнал операций, в котором найдите нужную транзакцию по сумме и времени. Если искомая операция в журнале со статусом «Успешно» или «Одобрено», значит, деньги с карты клиента были списаны.

• Проверьте личный кабинет (ЛК) банка–эквайера. Сделайте это в том случае, если при проверке терминала вы не получили однозначную информацию. Проверьте детализацию операций. Нужная вам операция должна иметь статус «Проведена»/«Завершена», тогда деньги со счета покупателя действительно списаны.

• Проверьте ЛК Оператора фискальных данных (ОФД). После подтверждения оплаты следует проверить ЛК ОФД. Если чек зарегистрирован ОФД, вы увидите его в ЛК. Тогда просто распечатайте его на обыкновенном принтере. Если же чека нет в ЛК ОФД, то в этом случае стоит проверить программу.

После того как вы нашли подтверждение операции оплаты, вы можете быть уверены, что данные о продаже не потерялись. Теперь пора действовать.

• Сообщите клиенту. Объясните ему, что оплата прошла, но кассовый чек не был напечатан из-за технического сбоя. Попросите его подождать либо скажите, что чек будет отправлен ему в электронном виде или по СМС. Это снимет напряжение и покажет, что вы контролируете ситуацию.

• Проверьте программу 1С:Розница. Этот чек можно пробить через программу, отключив при этом терминал. Зайдите в раздел «Продажи» и в журнале чеков найдите тот, который соответствует времени продажи. Вероятно, что он будет не проведен. Проведите документ, а это значит — программа успешно зафиксирует продажу. Затем перейдите в рабочее место кассира (РМК) и там по кнопке «Пробить непробитый» фиксируйте продажу уже по кассе.

Однако может случиться, что чека в 1С:Розница может вообще не быть. Тогда с отключенным эквайрингом его нужно создать в программе и так же пробить через РМК по кнопке «Пробить непробитый».

• Отправьте электронный чек покупателю. Как только вы оформили чек, отправьте его на электронную почту или по СМС покупателю. Это требование закона, и покажет клиенту, что вы ответственно подошли к решению проблемы.

Никогда не проводите операцию повторно, если оплата уже прошла.

Иногда бывает так: вы пробиваете чеки, они печатаются и вроде бы все в порядке, но потом вы с удивлением обнаруживаете, что они не уходят в налоговую. Как это понять? При закрытии смены в Х–отчете будет указано количество непереданных ФД. Это тревожный звоночек, на который нужно реагировать незамедлительно.

Чтобы понять проблему, нужно вспомнить, что ОФД — это посредник между кассой и налоговой инспекцией. Когда вы пробиваете чек, информация о нем сначала уходит на фискальный накопитель внутри вашей кассы, а оттуда — к ОФД. Уже ОФД, в свою очередь, передает эти данные в налоговую. Если эта цепочка прервется, у вас возникнут проблемы.

Основные причины, по которым чеки не уходят в ОФД, и их решение:

Причин довольно много, по которым продажа проходит, а чек не пробивается. Однако информацию о неучтенной ранее выручке нужно «донести» до ФНС. Тут поможет чек коррекции.

Для чего же нужен такой чек? Это специальный вид чека, используется он для фискализации операций, которые по какой-то причине не были зафиксированы в момент расчета. Причинами этого могут быть:

• ошибка кассира, который забыл пробить чек или указал неверную сумму в чеке, в особенности на алкогольную/маркированную продукцию. А это значит, что будут нестыковки с ЕГАИС и с системой «Честный знак»;

• ошибка в реквизитах чека, признаке расчета; 

• технический сбой или проблема с электричеством, когда в магазине на какое-то время «вырубился» свет.

Такой чек нужно оформить до закрытия смены (п. 4 ст. 4.3 № 54–ФЗ). Теперь вы знаете, что чек коррекции — это главный инструмент в исправлении некоторых ситуации. Но и с ним бывают проблемы. Чтобы избежать новых ошибок, разберемся в нюансах.

Проблемы с чеком коррекции и их решение:

Не паникуйте, что пришлось оформить чек коррекции. Наоборот, он поможет избежать трений с налоговиками. Используйте его правильно и своевременно.

В статье были рассмотрены распространенные ситуации, которые нарушают процесс фискализации чеков. Как вы убедились, в каждой из них есть свой четкий и понятный порядок действий. Основное, что нужно усвоить:

• сбой — не катастрофа. Помните, что данные о продаже скорее всего сохранились. Ваша задача — найти их, сверить и правильно оформить;

• чек коррекции — ваш помощник. Не бойтесь использовать этот инструмент, он создан именно для таких случаев. Заполняйте его внимательно, чтобы не допустить новых ошибок;

• профилактика лучше лечения. Регулярно проверяйте состояние кассы, наличие бумаги, интернет–соединение и срок действия фискального накопителя. Обучайте сотрудников, чтобы они знали, как действовать в нестандартных ситуациях.

Соблюдение этого простого алгоритма поможет вам избежать штрафов от налоговой и сохранить доверие клиентов. Подготовленный продавец всегда управляет ситуацией, а не паникует. И не забывайте, что вы можете обратиться в Scloud за помощью к консультантам по работе в 1С или для настройки вашей ККТ и работе программы с ЕГАИС в случае торговли алкоголем.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFJNavoA