Как оплачивается больничный лист в 2025 году: для сотрудников по трудовому договору и по ГПХ

Пособие назначают за каждый день нетрудоспособности. В общем случае стоимость одного дня равна средней зарплате держателя листа нетрудоспособности в 2023 и 2024 годах с учетом:

• лимитов заработка для начисления страховых взносов;

• коэффициента в соответствии со страховым стажем.

Далее разберем пошагово расчет и оплату больничного в 2025 году.

Для этого у компании или ИП должна быть электронная подпись, так как информация о больничных приходит по ЭДО от Социального фона. Это может быть учетная программа или сервис любого оператора ЭДО с контролирующими органами.

В работу в части оплаты нужно брать больничные со статусом «Закрыт».

Болеть, ухаживать за больным родственником или пойти в декрет с оплатой вправе:

1. Работники по трудовым договорам.

2. Исполнители по гражданско-правовым договорам без статуса ИП или самозанятого.

Если ЭЛН пришел на штатника, сразу переходите к шагу 5.

Если он — штатный работник в другой организации, то информацию от СФР о больничном листе можно проигнорировать. Исполнителям, у которых есть постоянная работа по трудовому договору, больничные оплачивает работодатель.

Если нет, то перейдите к следующему шагу.

Фрилансер вправе получать оплату по больничному, если в 2024 году заказчики его услуг или наниматели заплатили страховые взносы с его гонораров, и сумма этих выплат не менее стоимости страхового года.

Эту минимальную сумму взносов считают так: МРОТ * 12 мес. 2,9%

В 2024 году МРОТ составлял 19 242 рубля, поэтому минимум взносов на ОСС для того, чтобы исполнитель смог получать пособие по больничному в 2025 году равен 6 696,22 рублей.

Если у фрилансера есть несколько заказчиков, но пособие он хочет получить в определенной компании, он должен предоставить один из документов:

• заявление с гарантией о том, что не получал пособие от других заказчиков;

• справку о том, что ему не начисляли и не выплачивали больничный другие заказчики.

От этого зависит, кто его будет оплачивать.

Если больничный лист оформлен в связи с болезнью работника или исполнителя по договору ГПХ, то первые три дня больничного оплачивает работодатель или заказчик соответственно.

Социальный фонд оплачивает больничные:

• начиная с четвертого дня болезни;

• по травме;

• по беременности и родам;

• по уходу за больным членом семьи.

Вне зависимости от того, пришел ли в организацию запрос на оплату больничного Социальным фондом или нет, правила расчета пособия одинаковы. Далее переходим непосредственно к расчету.

В 2025 году нас интересует доход за 2023 и 2024 год. Если речь идет о сотруднике, который эти годы полностью отработал там же, где и работает сейчас, то сумму заработка берем из учетных данных. Если нет, то:

• берем данные из справки 182н, если работник предоставил ее;

• запрашиваем данные в СФР.

Полученные значения сравниваем с предельными:

• за 2023 год — 1 917 000 рублей; 

• за 2024 год — 2 225 000 рублей.

Если работник заработал больше, то в расчет берем лимиты, и тогда суммарно за 2023 и 2024 годы это будет 4 142 000 рублей.

Если в 2023 и 2024 году работник не заработал ничего, или его общий стаж на момент открытия листка нетрудоспособности менее шести месяцев, то сумму пособия нужно считать исходя из МРОТ 2025 года — 22 440 рублей. И тогда заработок в расчетном периоде получится 538 560 рублей (22 440 руб. * 12 мес.) без учета районного коэффициента.

Результат на предыдущем шаге нужно разделить на 730 дней. Тогда максимальный среднедневной заработок получается 5 673,97 рублей, минимальный — 737,75 рублей.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Чтобы правильно рассчитать стаж, просуммируйте все дни, месяцы и годы, когда работник был официально застрахован, а именно:

• работал по трудовому договору;

• состоял на государственной и муниципальной службе;

• занимался иной деятельностью, за которую заказчик платил страховые взносы;

• проходил военную службу;

• находился в отпусках по беременности, родам и уходу за ребенком до полутора лет;

• болел при наличии уплаченных взносов за это время. 

Важно: при наложении одного периода на другой в стаж засчитывайте только один. 

Подтверждающие документы:

• основной — трудовая книжка;

• если нет трудовой книжки — справка СТД-СФР. Ее работник может получить на бумаге в отделении Социального фонда или МФЦ и электронно через Госуслуги.

Чем больше страховой стаж, тем больше сумма пособия по временной нетрудоспособности:

Исключение: пособие по беременности и родам всегда считают в размере 100% среднего заработка.

В ЭЛН врач указывает период освобождения от работы, который подлежит оплате. 

Важно: если речь идет о длительном больничном в связи с тяжелым заболеванием исполнителя по гражданско-правовому договору со сроком до шести месяцев, то количество оплачиваемых дней нетрудоспособности ограничено 75 днями. Такие долгие болезни оплачивает СФР, но на основании ответа на запрос от заказчика услуг фрилансера. Поэтому ответственным за взаимодействие с фондом важно отслеживать сроки действия договоров ГПХ, чтобы передавать в Соцфонд корректные данные и не допустить переплату.

Если ЭЛН полностью или частично подлежит оплате за счет СФР, то на этом этапе компания должна отправить ответ на запрос СФР.

Если работодатель должен оплатить свою часть, то идем дальше.

Для этого количество дней нетрудоспособности умножьте на средний дневной заработок и коэффициент по стажу.

Правила расчета и удержания НДФЛ с больничных такие же, как и для обычной зарплаты — действует пятиступенчатая прогрессивная шкала.

Из суммы, полученной на шаге 11, вычтете сумму, полученную на шаге 12. Это и будет сумма больничного к выплате.

НДФЛ перечислите в ФНС в составе единого налогового платежа.

Если возникли сложности с регистрацией больничного листа или с расчетом пособия по временной нетрудоспособности, обращайтесь с вопросами к консультантам по 1С Scloud. Вы сможете получить быстрые и полезные ответы для решения вашей задачи.

Читайте также:

• Топ-10 вопросов и ответов про подотчетные суммы в 2025 году.

• Полная материальная ответственность работников: что изменилось с 1 сентября 2025.

• Какие документы нужно выдать при увольнении сотрудника в 2025 году: чек-лист для бухгалтера.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGxZQ9e