Оформление отпуска в 1С:ЗУП и расчет компенсаций при увольнении

Процесс предоставления отпусков, будь то основной ежегодный или дополнительные, требует внимательного подхода к оформлению и расчету. Корректное отражение всех деталей в учетной системе обеспечивает соблюдение законодательства и прав работников. Далее мы поэтапно рассмотрим, как оформить основной и дополнительные отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом.

1. Предварительная настройка программы. Перед началом оформления отпусков в 1С:ЗУП необходимо убедиться, что программа настроена для работы со всеми их видами. Для этого перейдите в раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты», затем выберите «Настройка состава начислений и удержаний» и откройте раздел «Отпуска».

Одновременно с настройкой отпусков рекомендуется настроить регистрацию всех возможных причин отсутствия сотрудников: раздел «Учет отсутствий» там же, где работа с отпусками.

2. Оформление основного отпуска. После корректной настройки программы можно приступить к регистрации и начислению всех видов отпусков для сотрудников. Наиболее частым является основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Ниже представлен краткий алгоритм процесса его оформления и расчета:

• сотрудник подает заявление на отпуск;

• на основании заявления издается соответствующий приказ;

• с приказом работник знакомится под роспись;

• информация об отпуске вносится в личную карточку сотрудника;

• производится расчет и выплата начисленной отпускной суммы.

3. Оформление дополнительных отпусков. Оформление дополнительных отпусков происходит аналогично основному. Однако, прежде чем приступить, необходимо зарегистрировать в справочнике «Виды отпусков» (раздел «Настройка» — «Предприятие») все типы дополнительных отпусков, которые есть в вашей компании. Многие часто используемые виды отпусков уже доступны в 1С:ЗУП.

Оформление как основного, так и дополнительных отпусков производится через один и тот же документ «Отпуск». Доступ к нему осуществляется через вкладку «Зарплата» (пункт «Создать» — «Отпуск») или через раздел «Отпуска» на вкладке «Кадры»/«Зарплата».

Оплачиваемый дополнительный отпуск рассчитывается и регистрируется в программе в том же документе «Отпуск». Расчет происходит на вкладке, аналогичной той, что используется для основного отпуска.

Учебный дополнительный отпуск в табеле учета рабочего времени отображается с использованием условного обозначения «У».

При расчете отпускных иногда могут возникать ошибки. Своевременное выявление и устранение таких неточностей поможет избежать проблем с сотрудниками и контролирующими органами. Далее мы рассмотрим, как действовать в случае обнаружения ошибок при расчете отпускных.

• До выплаты. Если ошибка обнаружена до момента выплаты, внесите необходимые правки в документ «Отпуск» и проведите его заново. Программа 1С:ЗУП автоматически обновит сумму.

• После выплаты. При уже выплаченных отпускных для исправления ошибки необходимо использовать механизм сторнирования (аннулирование ошибочной выплаты) и последующего доначисления. Это выполняется либо по гиперссылке «Сторнирование» в документе «Отпуск», либо через раздел «Зарплата» — «Сторнирование начислений». После этого создается новый документ «Отпуск» для пересчета.

• Информирование работника. Необходимо уведомить сотрудника о произошедшем перерасчете, объяснив его причины. При возникновении необходимости удержать излишне выплаченную сумму, следует действовать в рамках установленных законодательством лимитов на удержания из заработной платы.

• Актуализация отчетности. Если ошибочный расчет повлиял на ранее сданную отчетность (6-НДФЛ, РСВ), подайте уточненные формы.

При прекращении трудовых отношений, помимо окончательного расчета, сотруднику могут полагаться дополнительные компенсационные выплаты. Они направлены на смягчение последствий увольнения и являются обязательными в определенных законодательством случаях. Правильное определение видов компенсаций и точный расчет их размера — важная составляющая кадрового делопроизводства.

Когда сотрудник принимает решение прекратить трудовой договор по собственному желанию, важно соблюсти процедуру, предусмотренную законодательством. Это включает подачу заявления, отработку определенного срока и корректный расчет всех причитающихся выплат.

• Неиспользованные отгулы. Данный вид выплаты введен с 1 марта 2025 года в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса (закон № 339-ФЗ от 30.09.2024). Она предоставляется, если сотрудник, выбравший одинарную оплату и отгул вместо двойной оплаты за работу в выходной или праздничный день, не успел использовать все накопленные дни отдыха к моменту увольнения.

• Неиспользованный отпуск. При увольнении сотруднику положена компенсация за дни отпуска, оставшиеся неиспользованными. Важно отметить, что для начисления этой выплаты не требуется отработка полного рабочего года. Она предоставляется пропорционально отработанному времени, даже если оно составляет один месяц или его часть.

• Задержка выплаты при увольнении. Трудовое законодательство устанавливает обязанность произвести полный расчет с увольняющимся сотрудником в день его увольнения. В случае нарушения этого срока, работник имеет право требовать компенсацию. Размер такой компенсации составляет 1/150 ключевой ставки Центрального Банка за каждый день просрочки.

Увольнение по соглашению сторон происходит, когда и работодатель, и сотрудник взаимно договариваются о прекращении трудовых отношений, часто при наличии обоюдного желания расстаться или в рамках оптимизации штата. Данный вид прекращения трудового договора является особым, поскольку все условия определяются взаимной договоренностью между работодателем и работником.

Компании могут начать сокращать штат по ряду причин, среди которых: существенное падение спроса на продукцию или услуги, экономический кризис, реструктуризация бизнеса с целью повышения эффективности, а также внедрение новых технологий, снижающих потребность в человеческом труде. Такие меры часто предпринимаются для стабилизации финансового положения, оптимизации затрат и адаптации к меняющимся рыночным условиям.

При таком формате, помимо стандартных выплат, предусмотренных при увольнении по инициативе работника, предоставляются дополнительные компенсации:

• выходное пособие — это компенсация работнику в связи с потерей работы не по его инициативе. В последний рабочий день выплачивается сумма, которая равна среднемесячному заработку;

• компенсация на время поиска работы — это выплата, предоставляемая, если сотрудник не смог трудоустроиться в течение месяца после увольнения. Он имеет право на получение среднего заработка за второй месяц. В отдельных случаях, по решению службы занятости, работодатель может быть обязан оплатить и третий месяц поиска работы (ст. 178 ТК);

• компенсация при досрочном увольнении — это доплата, которая выплачивается, если увольнение происходит раньше двухмесячного срока с момента уведомления работника о предстоящем сокращении. Работникам сообщают о таких изменениях минимум за два месяца, и если увольнение оформляется до истечения этого периода, предприятие доплачивает за оставшееся время.

И не забудьте: работодатель обязан произвести все расчеты в последний рабочий день сотрудника. 

Своевременное и точное оформление отпускных дней, а также корректный расчет компенсаций при увольнении — ключевые задачи при работе с персоналом. Используя возможности 1С:ЗУП, вы сможете оптимизировать эти процессы. Для получения экспертной поддержки и решения любых вопросов, связанных с работой с программой, вы всегда можете обратиться к специалистам Scloud.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFJAJXTE