Прощайте, проблемы с печатью УПД: найдено простое решение

Любой, кто ведет бизнес, регулярно сталкивается с УПД. Это важный документ для бухгалтерии и налоговой, поскольку он подтверждает факт передачи товара или завершения услуги. Главное достоинство УПД — его многофункциональность, которая зависит от того, какой статус ему присвоен.

• Статус 1. Полностью заменяет сразу два бланка: Сф и первичный документ (будь то накладная или акт). Но главное — позволяет покупателю принять НДС к вычету.

• Статус 2. Используется как обычный первичный документ. Идеален для тех, кто не работает с НДС (не является его плательщиком).

Если законодатели меняют требования к этим реквизитам, организации нужно самой привести свой бланк УПД в соответствие. Например, с 01.10.2024 Сф стала выглядеть иначе.

Также существуют обстоятельства, при которых использование УПД исключено:

• когда на ОСНО поступает предоплата (аванс), требуется выписать Сф на аванс;

• при продаже или передаче алкоголя и спиртосодержащих товаров — в этом случае оформляется ТТН по форме 1-Т;

• если в условиях договора с контрагентом указан другой, обязательный к применению, документ.

Следовательно, УПД служит для подтверждения законности ваших сделок. Чтобы он приносил пользу, все его реквизиты должны быть заполнены правильно, а сам документ должен легко печататься, чтобы вы могли в любой момент предъявить его в госорганы. К сожалению, именно с печатью часто бывают сложности, о которых далее и поговорим.

Ваш персональный консультант 1С в Telegram!

Присоединяйтесь к каналу «Подслушано у консультанта 1С» и получайте советы, разборы ошибок и ответы на вопросы об 1С каждый день

Перейти в канал

Вы проверили: УПД заполнен правильно, все нужные реквизиты на месте. Но нажатие кнопки «Печать» по-прежнему не дает результата. В этой ситуации у вас есть два варианта: либо обратиться к специалистам по работе в 1С за консультацией, либо попробовать найти причину самостоятельно.

Если вы решили действовать своими силами, статья поможет в этом. Рассмотрим частые проблемы, которые возникают, когда документ уже готов, и дадим решения: от простых ошибок в заполнении до сбоев в настройках вашей программы.

Когда вы даете команду «Печать», а документ не формируется или выглядит некорректно, ваш первый шаг — вернуться к исходному УПД и тщательно проверить, все ли поля заполнены верно. Поверьте, в большинстве случаев причина кроется не в технических сбоях, а именно в ошибках, допущенных при вводе информации.

1. Внимательная проверка данных. Самая распространенная причина отказа в печати УПД при работе на ОСНО — это несформированный Сф. Программа 1С, как правило, указывает на этот недочет. Проверьте, что переключатель «УПД» внизу документа находится в нужном положении.

После того как вы оформите Сф, универсальный документ сразу можно будет распечатать. Если же активировать переключатель сразу (поставить его справа), программа сделает Сф за вас автоматически, и печать УПД будет доступна без промедления. Кроме того, убедитесь, что даты и номера в документе верны, а числовые суммы не содержат ошибок и лишних символов.

2. «Скрытые» ошибки в УПД, о которых мало кто думает. Бывает, что трудности возникают из-за тех разделов документа, которые мы считаем второстепенными. Эти незаметные ошибки часто сбивают с толку. На какие же неочевидные пункты нужно обратить самое пристальное внимание.

• НДС отсутствует в печатной форме. Покупатель поставил товар на учет, но, обнаружив брак, инициировал возврат поставщику, формирует документ «Возврат товара поставщику» и запускает печать УПД. Результат: в распечатанном УПД нет суммы НДС, хотя в базе все данные по этому налогу указаны четко.

Все идет по плану. Когда возвращаете товар, ответственность за корректировку лежит на поставщике (он выписывает корректировочный Сф). В связи с этим покупатель для оформления этого действия может распечатать или накладную ТОРГ-12, или использовать печатную форму УПД со статусом 2. Обратите внимание, что в УПД со вторым статусом НДС не указывается.

• Данные грузополучателя не отображаются. Причина проста: если это поле было оставлено пустым в документе реализации, то и в УПД оно не попадет. Поэтому убедитесь, что вы внесли всю необходимую информацию о грузополучателе, если он является отдельным от покупателя лицом.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Реализация», где расположены две кликабельные ссылки: «Реквизиты печатных форм и ЭДО» и «Доставка». Рекомендуем перейти по каждой из них и убедиться, что все обязательные данные там внесены. Часто сбои в печати происходят из-за пропущенных реквизитов в этих разделах.

• Пропала фраза «Без НДС». Компания, не являющаяся плательщиком НДС, создает документ отгрузки, где в строке «% НДС» указано «Без НДС». Но в печатной форме УПД эта надпись не появляется. Причина — данная строка относится к форме Сф. В УПД со статусом 2 данные поля разрешено не заполнять, и вместо текста там будет стоять прочерк.

Если вам нужно, чтобы запись «Без НДС» обязательно отображалась в печатной форме УПД, внесите изменения в Макет печатной формы документа.

• Разная стоимость в УПД и документе реализации. Хорошая новость: ошибки в данных нет. Причина кроется в вашем выборе метода отображения НДС — сверху цены или внутри общей суммы. Переключатель, который это регулирует, находится в виде активной ссылки в «шапке» документа «Реализация товаров».

Когда в настройках стоит «НДС в сумме», вы обязательно увидите расхождение в стоимости между исходным документом и распечатанным УПД. Это объясняется тем, что в УПД (в графе 5) указывается чистая стоимость, не облагаемая налогом. Если же выбрать опцию «НДС сверху», то стоимость будет отображаться одинаково.

Вы тщательно проверили все данные, но УПД все равно формируется с ошибками? Скорее всего, вам нужно заняться настройками программы. К счастью, большая часть таких проблем решается без лишних хлопот.

1. Проблема в устаревшей версии. Программа 1С постоянно адаптируется к изменениям в законах. Разработчики регулярно выпускают обновления, чтобы документы (и УПД в том числе) всегда соответствовали актуальным нормативным актам.

• Влияние на печать. Если ваша конфигурация устарела, она будет использовать старый шаблон УПД. В ранних версиях 1С могут отсутствовать важные поля, которые стали обязательными позже.

• Что делать? Сравните номер вашей текущей версии программы с актуальными данными релизов 1С. При необходимости — обновите ее. 

2. «Секретные» рычаги в программе, которые исправят печать УПД. В 1С есть несколько скрытых параметров, от которых зависит правильность печати.

• Проблема с подписью и печатью. Чтобы печать и подпись руководителя появились в УПД, их изображения надо сначала загрузить и прикрепить к карточке компании. В 1С:Бухгалтерия это просто: «Главная» — Организации — «Логотип и печать». Для 1С:УТ и 1С:КА такая возможность отсутствует, помогут только сторонние (внешние) обработки.

• Объединение УПД и Сф. В 1С:Управление торговлей это настраивается через ЭДО. Путь: «НСИ и администрирование» — Настройка интеграции — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО. Выбрав нужного контрагента, отметьте пункты «Счет–фактура и первичный документ в одном документе» и «Счет–фактура и корректировка в одном документе». Но помните, что это работает только при наличии ЭДО. В 1С:Бухгалтерия все намного проще: достаточно перевести вправо нужный тумблер внизу документа «Реализация товаров».

Когда УПД распечатывается на двух или более листах, большая часть которых пустует, знайте: это, как правило, связано с настройками печати, а не с самим документом.

1. Основание разрыва. Правила таковы, что зона подписей и печати должна находиться на одном листе. Если последняя строка номенклатуры не умещается, вся заключительная часть перебрасывается на следующий лист. При этом для соблюдения правил на новом листе должна быть напечатана одна позиция номенклатуры и обязательно «шапка» таблицы.

2. Быстрое устранение разрыва. Вы можете справиться с проблемой прямо в окне, где видите документ перед печатью, без необходимости менять настройки самого УПД.

1. Кликните «Печать». Вам нужен УПД.

2. Выделите прерывистую линию, которая разделяет страницы.

3. Нажмите на троеточие (правый верхний угол): Таблица — Настройки печати — Удалить разрыв страницы.

4. Далее выделите заголовок таблицы («шапку»), который появился на втором листе, кликните правой кнопкой мыши — «Удалить».

5. Затем просмотрите исправленный документ (кнопка лупы). Если он по-прежнему не умещается, дополнительно отрегулируйте настройки печати в этом окне.

Ваш персональный консультант 1С в Telegram!

Присоединяйтесь к каналу «Подслушано у консультанта 1С» и получайте советы, разборы ошибок и ответы на вопросы об 1С каждый день

Перейти в канал

Проблемы, возникающие при печати УПД, можно и нужно решать. Большинство этих сложностей вполне по силам рядовому пользователю, без необходимости обращаться к разработчикам.

Запомните ключевые шаги: обязательно перепроверяйте информацию в документе; следите за актуальностью версии вашей программы; если вам требуется отредактировать шаблон, сделайте его внешнюю копию; и всегда удаляйте разрывы страниц, регулируя масштаб непосредственно перед печатью. 

Внимание к мелочам — залог успешной работы с документами. Если вы не смогли найти причину, всегда есть профессионалы, готовые помочь: обратитесь за консультацией к специалистам по работе в 1С компании Scloud, и они вместе с вами найдут и устранят ошибку.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGCJDxc