Командировка под контролем: чек-лист важных документов для бухгалтера и сотрудников

В каждой компании свои правила и требования к пакету документов для деловых поездок. Эксперты по командировкам считают, что чем больше у вас письменных доказательств о расходах, тем спокойнее бухгалтеру на встречах с налоговой.

Командировка под контролем: чек-лист важных документов для бухгалтера и сотрудников

Собрали самые важные и нужные из них в одном чек-листе, чтобы эти документы всегда были под рукой. Для удобства его можно скачать и сохранить на рабочем столе.

До командировки

  • Заявка на командировку 

В заявке указывают личные данные, размер суточных, перечисляют все будущие траты на поездку, а также прописывают даты, цель и направление. После этого документ отправляют на согласование руководителю.

  • Служебное задание

По закону оформлять его тоже необязательно, но есть нюансы, о которых мы писали в отдельном материале. Если в вашей компании это важный документ, в нем нужно указывать сроки, цель поездки, ФИО и должность командированного. Сам бланк компания разрабатывает самостоятельно или можно воспользоваться унифицированной формой № Т–10а

  • Приказ о направлении в командировку

В 2022 году этот документ необязательный. Однако некоторые компании продолжают ее заполнять и используют для этого унифицированную форму 

№ Т-9. Заполняется он на основе служебного задания. Письменное обоснование командировочных расходов может пригодиться на проверке от налоговой. При желании стандартный бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями.

  • Согласие на работу в выходные 

Если выполнять служебное задание сотрудник будет в выходные, вам обязательно понадобится его письменное согласие.

  • Расходный кассовый ордер

Если в вашей компании принято выдавать наличные для покупки услуг по командировке, вам понадобится этот документ. Для него есть своя унифицированная форма № КО-2. Форму выписывают в одном экземпляре. 

  • Заявление в бухгалтерию о получении суточных 

Обычно деньги перечисляют за несколько дней до поездки. Поэтому бухгалтер должен быть в курсе о командировке заранее, чтобы выписать суточные. По статье 217 НК максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ: до 700 ₽ за каждый день поездки по России и до 2 500 ₽ — в других странах.

После командировки 

По возвращению из командировки сотрудник должен сдать авансовый отчет. К нему прикладываются документы, которые подтверждают все траты. Проверьте, что у вас есть все из списка:

  • Посадочные талоны или ж/д билеты

Посадочный талон — важный отчетный документ. Он нужен для того, чтобы подтвердить факт командировки и оправдать расходы для налоговой. Если талон потерялся, можно заказать электронную справку у авиакомпании или у своего подрядчика по организации командировок. 

  • Подтверждение проживания в гостинице

Это тоже важный документ для отчета. Если не подтвердить проживание, компании могут начислить штраф после налоговой проверки. Гостиницы не всегда выдают такие справки, однако если бронировать по безналу, подойдут обычные закрывающие от гостиницы.

  • Чеки о поездках в такси

Те самые расходы, которые доказать сложнее всего. Особенно, если такси оплачивать наличными. Как известно, в России водители такси не выдают чеков.

Лайфхак: выбирайте подрядчиков, которые дают возможность оплачивать такси с корпоративного счета компании и автоматически получать «закрывашки» за поездки сотрудников. 
  • Чеки за непредвиденные расходы, связанные с командировкой

Если вы задержались в командировке не по своей вине и где-то пришлось платить из собственного кармана, — обязательно сохраняйте чеки. Без них будет сложно возместить расходы.

Чтобы список важных документов всегда был под рукой, скачайте чек-лист

Он напомнит и подскажет пункты, которые вы могли упустить при организации поездки.