Как правильно подтверждать расходы на перелеты сотрудников в командировке

Бухгалтеры до сих пор сталкиваются с трудностями при подтверждении расходов на авиаперелеты: нужно ли ставить штамп на посадочном талоне, требуется ли чек об оплате билета и какие документы обязательно приложить к авансовому отчету.

Разобрали четыре распространенные ситуации, которые возникают при проверке командировочных расходов. На них отвечает Артур Павлов, финансовый директор Smartway.

Ответ эксперта: нет, штамп на электронном посадочном талоне не требуется.

Если сотрудник зарегистрировался на рейс онлайн и получил посадочный талон в электронном виде, этого документа достаточно, чтобы подтвердить факт перелета.

Минфин разъяснил в письмах от 15.01.2018 № 03-03-06/1/1335 и от 04.07.2025 № 02-06-10/65516, что для подтверждения расходов на авиаперелет используют два документа:

1. Электронный авиабилет (маршрут-квитанция). Он подтверждает факт покупки билета и содержит стоимость перевозки.

2. Посадочный талон. Он подтверждает факт использования билета — то есть сам перелет.

Посадочный талон может быть электронным — например, в приложении авиакомпании или в формате PDF. Наличие штампа, печати или отметки о досмотре не требуется.

Эта позиция подтверждена разъяснениями Минфина (например, письмо от 09.01.2024 № 03-03-05/217).

Поэтому требовать от сотрудников распечатанные посадочные талоны со штампами — устаревшая практика.

Ответ эксперта: чаще всего — нет. Если маршрут-квитанция электронного билета содержит обязательные реквизиты, она сама считается первичным документом. В ней должны быть указаны:

• стоимость перевозки;

• данные пассажира;

• маршрут перелета;

• реквизиты перевозчика.

В этом случае электронный билет подтверждает заключение договора перевозки, а посадочный талон — факт оказания услуги. Дополнительный кассовый чек запрашивать не требуется.

Такую позицию Минфин также неоднократно подтверждал в своих письмах.

Как без ошибок подтверждать расходы на проезд в командировках

Электронные посадочные, такси, контрольные купоны и другие документы для авансового отчета

Скачать

Ответ эксперта: проблемы обычно появляются не из-за формы документов, а из-за несоответствий.

Например:

• посадочного талона нет вообще;

• билет оформили не на сотрудника;

• маршрут не совпадает с приказом о командировке;

• невозможно подтвердить факт перелета.

Например, если посадочный талон потеряли, авиакомпания может выдать справку о перелете, которая подтверждает факт поездки. Многие перевозчики оформляют такие справки платно.

Ответ эксперта: чтобы расходы на авиаперелет приняли к учету без вопросов, обычно достаточно двух документов:

1. Маршрут-квитанция электронного авиабилета. Подтверждает стоимость перелета.

2. Посадочный талон (в том числе электронный). Подтверждает факт перелета.

Если билет содержит все обязательные реквизиты, дополнительных чеков или штампов не требуется.

Главное — чтобы документы подтверждали три вещи:

• маршрут поездки;

• стоимость;

• факт использования билета.

Как без ошибок подтверждать расходы на проезд в командировках

Электронные посадочные, такси, контрольные купоны и другие документы для авансового отчета

Скачать

В командировках бухгалтеры сталкиваются и с другими спорными ситуациями:

• как подтверждать расходы на такси;

• нужны ли чеки при покупке электронных билетов;

• как учитывать штраф при возврате билета;

• какие документы нужны для автобусов и каршеринга;

• можно ли компенсировать поездку на личном автомобиле.

Ответы — в бесплатной памятке по подтверждению расходов на проезд в командировках в 2026 году.

В ней Артур Павлов также разобрал:

• какие документы нужны для авиа, ж/д, автобусов и такси;

• какие ошибки чаще всего приводят к претензиям налоговой;

• какие документы нужно прикладывать к авансовому отчету.

Сохранить памятку бесплатно

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJG7zLq