Форматы, к которым привыкли бухгалтеры — электронные ТОРГ-12, акты выполненных работ и даже старые версии УПД — с 2026 года уходят в прошлое. ФНС меняет правила: с нового года единственным разрешенным документом для ЭДО станет УПД версии 5.03. Он заменит сразу три документа — первичку, акт и счет-фактуру.
Это не просто косметическая правка: если вы продолжите использовать привычные электронные формы после 1 января, такие документы не будут иметь юридической силы. Поэтому важно уже сейчас разобраться, что представляет собой УПД 5.03, как он работает и как подготовить бизнес к новому формату.
⏩ Зачем отменяют накладные и акты — и почему всех переводят на УПД
До сих пор компании пользовались разными электронными формами: у кого-то шла ТОРГ-12, у кого-то акты, кто-то отправлял счет-фактуру отдельно, а кто-то работал по старым версиям УПД. Итог — данные не совпадают, документы не читаются между системами, и каждый раз нужно вручную сверять реквизиты.
Новый формат УПД 5.03 решает эту неразбериху. Он объединяет все в один документ, который одинаково понимают и бухгалтерские программы, и контрагенты, и налоговая.
Что дает переход на УПД
Проблема | Как решает УПД 5.03 |
Несовпадение данных между документами | Все в одном: один документ = одна сделка |
Ошибки при ручной сверке | Единая структура = автозаполнение и контроль |
Разные форматы у контрагентов | УПД понимают все операторы ЭДО |
Сложно отследить статус документов | УПД подписывается КЭП, хранится в архиве |
Много бумаг, акты и накладные отдельно | Один документ вместо трех |
До 2026 года схема выглядела так:
Товар — ТОРГ-12.
Услуги или работы — акт.
При наличии НДС — счет-фактура.
А с 1 января 2026 года все сразу в УПД 5.03.
Какие документы уходят в архив
Старые электронные формы официально утратят силу:
❌ Акт выполненных работ — приказ ФНС № ММВ-7-10/552@.
Они не будут приниматься через ЭДО после 31 декабря 2025 года.
А как быть тем, кто работает без ЭДО? Спокойно. Нововведения касаются только тех, кто обменивается документами в формате, утвержденном ФНС — то есть в структурированном виде через оператора ЭДО.
Бумажные накладные и акты — продолжают работать
Простой обмен PDF-файлами, Excel-таблицами или сканами тоже разрешен, если стороны договорились
Что за формат у нового УПД 5.03 — и почему он один на всех
До апреля 2025 года компании могли работать по УПД старых версий — 5.01 и 5.02. Но с 1 апреля действует только один вариант: УПД 5.03. Он утвержден приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ и стал единственным допустимым форматом для электронных документов о передаче товаров и услуг.
УПД 5.03 — это единый стандарт, который одинаково понимают и 1С, и все операторы ЭДО, и контролирующие органы.
В новом документе собраны все важные реквизиты, которые раньше растягивались на 2–3 отдельных формы:
номер и дата документа;
данные продавца и покупателя: ИНН, КПП, наименование, адрес;
описание товаров или услуг: наименование, количество, единицы измерения, цена, сумма;
ставки и суммы НДС;
подписи сторон — в электронном виде, через КЭП (усиленная подпись).
Что нового по сравнению с прошлыми версиями
Что добавили или поменяли | Зачем это нужно |
Поля для маркировки и прослеживаемости | 📦 учет обуви, техники, лекарств и пр. |
Уточнены единицы измерения и ставки НДС | 📊 меньше путаницы в расчетах и отчетах |
Убраны дублирующие реквизиты | ✂️ документ стал компактнее и логичнее |
Универсальность для всех операторов ЭДО | 🔄 один формат — единый для всех сторон |
Как оформлять разные операции в одном УПД
Переход на УПД 5.03 не меняет суть ваших сделок. Меняется только упаковка: вместо трех документов — один, но с теми же реквизитами и юридической силой. Хоть товар, хоть услуга, хоть и то и другое вместе — все можно оформить через один УПД.
📦 Продажа товаров = УПД вместо ТОРГ-12 + счет-фактура
Если вы продаете товар, УПД фиксирует отгрузку и налоговые обязательства одновременно.
Что указывается в документе:
наименование и артикул товара;
количество и единицы измерения;
цена за единицу и общая сумма;
ставка и сумма НДС;
дата отгрузки;
ЭЦП продавца и покупателя.
Это полностью заменяет ТОРГ-12 и счет-фактуру — никаких дополнительных форм не нужно.
🛠 Оказание услуг = УПД вместо акта и счет-фактуры
Если вы выполняете работы или оказываете услуги — УПД фиксирует факт их выполнения и начисление НДС.
В документе нужно указать:
четкое название услуги (например, «аудиторская проверка» или «ремонт оборудования»);
период выполнения;
объем (часы, дни, штуки — как удобно);
цена, сумма, ставка НДС;
дата завершения;
подписи сторон (ЭЦП).
Такой УПД заменяет и акт выполненных работ, и счет-фактуру.
⚙️ Комбинированные сделки (товар + услуга) = все в одном УПД
Если вы, например, поставляете оборудование и сразу выполняете его монтаж, не нужно оформлять два документа. Просто все включаете в один УПД:
Что включаем в один документ | Пример |
🧃 Товар | Генератор, кондиционер, сервер |
🔧 Услуга | Монтаж, настройка, доставка, обучение |
📄 Итог | Один УПД, один комплект подписей, меньше ошибок |
Так работает 90% сделок в реальности — поставка + сервис. Теперь подтверждается все одной подписью.
УПД 5.03 — это действительно гибкий инструмент, который подстраивается под ваш тип сделки, а не наоборот. В нем можно оформить практически все, кроме авансов и отдельных случаев, где нужен только счет-фактура (об этом — дальше).
💡Как подготовиться к переходу на УПД 5.03
Чтобы в январе не было авралов, лучше пройти адаптацию к УПД 5.03 заранее. Подход простой: разобрать текущий документооборот, подтянуть технику и обкатать процесс на тестовых документах.
Если вы работаете в 1С — вам повезло: поддержка УПД 5.03 уже реализована во всех основных конфигурациях. В «1С:Бухгалтерии», «УТ», «КА», «УНФ», «Рознице» и других — формат 5.03 доступен начиная с обновлений середины 2025 года. А в сервисе «1С-ЭДО» все уже готово для обмена по новым правилам: не нужно дорабатывать обработчики, формат подгружается автоматически, подписывается КЭП и попадает в регистры как надо.
📌 Нужно только подключить ЭДО и проверить, что установлены актуальные версии конфигурации и модуля обмена. Если не уверены — поможем: в «Софт-Юнити» подключим ЭДО, настроим УПД, проверим подпись и сделаем тестовый обмен с вашими контрагентами. Быстро и без сюрпризов.
УПД 5.03 — это уже не «будущее», а текущий рабочий формат. Лучше заранее войти в процесс, чем догонять в последний момент.
🔥Кстати, для читателей Клерка — акция от Софт-Юнити!
Если вы только переходите на ЭДО, сейчас самое время попробовать, как это работает на практике.
До 31 декабря 2025 года при покупке продуктов 1С версии ПРОФ или КОРП вы получите 3 месяца бесплатного доступа к сервисам 1С:ИТС — без договора и без ограничений.
В тестовый период можно подключить 1С-ЭДО, 1С-Отчетность, 1С-Контрагент, 1С-Коннект и другие сервисы.
📩 Оставьте заявку и участвуйте в акции:
Реклама: ООО «ЮНИТИ-ИТ», ИНН 7726756287, erid: 2W5zFGZNBc4
Начать дискуссию