Топ-5 ошибок в ЕФС-1 в 2025 году: штрафы, как исправить

Если Соцфонд при проверке сведений обнаружит, что ФИО или СНИЛС, указанные в Подразделе 1 Раздела 1, не соответствуют данным, имеющимся у фонда, отчет не примут.

Такие ошибки подлежат обязательному исправлению в течение пяти рабочих дней после получения от фонда соответствующего уведомления. Если вовремя не внести исправления, штраф за недостоверные данные составит 500 рублей по каждому физлицу, в отношении которого допущены ошибки (п. 17 Порядка, утв. приказом СФР от 07.11.2023 № 2200, ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Личные данные застрахованных лиц могут быть перепутаны при заполнении — например, в Подразделе 1 указаны данные одного сотрудника, а фактически сведения в Подразделах 1.1 или 1.2 относятся к другому работнику. Фонд примет отчет, но сведения в нем не будут соответствовать действительности.

Как исправить ошибки в персональных данных, зависит от их вида и представляемых сведений.

Если сдавали сведения на одного сотрудника, но ошибочно указали ФИО и СНИЛС другого человека, придется подавать исправления дважды:

• Подраздел 1.1 — заполните личные данные в Подразделе 1 и сведения о трудовой деятельности заново как в первичном отчете, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» укажите «Х», чтобы отменить ранее поданные сведения. Отдельно заполните и сдайте отчет с правильными личными данными и типом сведений «Исходная».

• Подразделы 1.2, 1.3 — заполните и сдайте заново отчет с неправильными личными данными в Подразделе 1, проставив «Х» в поле сведений «Отменяющая». Затем подайте отчет с правильными данными, указав тип сведений «Исходная».

Если ФИО или СНИЛС указаны некорректно:

• Подраздел 1.1 — заполните правильные данные в Подразделе 1 и заново заполните сведения о трудовой деятельности, указав тип сведений «Исходная».

• Подразделы 1.2, 1.3 — правильно заполните Подраздел 1 и вновь внесите сведения в Подразделы 1.2 или 1.3, указав тип сведений «Исходная» (письмо СФР от 19.04.2024 № 19-20/18046).

Если в подраздел 1.2 ошибочно включили сотрудника, не работавшего в организации в отчетном периоде:

• Заново заполните все личные  данные и подраздел 1.2, указав тип сведений «Отменяющая», и сдайте его в ИФНС.

Если необходимо исправить сведения об основании для досрочного назначения пенсии:

• Сформируйте и сдайте подраздел 2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Корректирующая» (п. 144 приказа СФР от 17.11.2023 № 2281).

Исправленные сведения подавайте только по тем физлицам, в отношении которых допустили ошибки.

Расхождение сведений в Подразделе 1.1, поданных при увольнении, с данными, представленными в СФР при приеме того же работника возникает, если в период работы сотрудника были кадровые изменения, но отчеты по ним не подавались.

Например, сотрудница принята на должность бухгалтера, а позднее ее перевели на постоянную работу в должности экономиста, с которой она впоследствии уволилась. Сведения о переводе в СФР не подавали. 

В сведениях об увольнении в графе 5 указали должность «экономист», а в графе 6 — код выполняемой функции 2631.5, при этом в ранее поданных сведениях о приеме в графе 5 была указана должность «бухгалтер», а в графе 6 соответствующий ей код 2411.6. 

Чтобы устранить такое несоответствие, придется подать в Соцфонд промежуточные сведения о переводе сотрудницы на другую постоянную работу.

Расхождение может возникнуть и по причине ошибки, допущенной в сведениях о приеме на работу.

Например, при приеме совместителя в графе 5 вместо кода для договора по совместительству «1» ошибочно указали код трудового договора для основной работы «0». Прежде чем подавать сведения об увольнении, нужно исправить неверный отчет о приеме, представленный ранее.

Как исправлять такие ошибки:

• В первой строке таблицы Подраздела 1.1 заполните сведения о приеме, продублировав первоначальные неверные данные как в первичном отчете, при этом в графе 11 проставьте «Х», чтобы отменить ошибочную запись.

• В следующую строку таблицы внесите правильные сведения о приеме.

Ошибки в сведениях о трудовой деятельности или отсутствие таких сведений о кадровых событиях, имевших место в течение года, могут привести к расхождениям данных с Подразделом 1.2 «Сведения о страховом стаже».

Например, если забыли подать Подраздел 1.1 со сведениями о приеме нового сотрудника, но подаете по тому же сотруднику Подраздел 1.2, это будет выявлено Соцфондом, который направит вам уведомление об устранении несоответствий.

Получив уведомление, чтобы избежать штрафа в размере 500 рублей по каждому физлицу, в течение пяти рабочих дней исправьте ошибки или подайте недостающие сведения о трудовой деятельности, а если неверно указали периоды стажа — заполните подраздел 1.2 с типом «Корректирующая» (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 17 Порядка, утв. приказом СФР от 07.11.2023 № 2200). 

При этом отчет заполняйте только на сотрудников, по которым найдены ошибки (п. 55 приказа СФР от 27.11.2023 № 2281).

Если в компании проведена реорганизация (слияние, присоединение, выделение, разделение или преобразование), в Соцфонд необходимо подать Подраздел 1.1 со сведениями о переименовании страхователя.

В графе 3 укажите кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» и здесь же отразите свой прежний и новый регистрационные номера в Соцфонде. Если номер не менялся, дважды укажите свой действующий регистрационный номер (п. 53 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Если сведения не поданы в срок, штраф составит 500 рублей по каждому застрахованному лицу, дополнительно оштрафуют и должностных лиц на 300–500 рублей (ст. 17 закона № 27-ФЗ, ст. 15.33.2 КоАП).

Внесение показателей только за последний квартал — довольно частая ошибка при заполнении Подраздела 2.1 Раздела 2 «Расчет сумм страховых взносов» за полугодие и последующие периоды.

Разбивка начислений за три последних месяца приводится в графах 5–7, а суммы с начала года указывают в графе 3. 

Если выплаты в графе 3 отразить не с начала года, а лишь за последний квартал, произойдет занижение облагаемой базы и взносов к уплате. В этом случае подача уточненного расчета в СФР обязательна (п. 1.1 ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В исправленном расчете укажите правильные показатели в графе 3 нарастанием с начала года.

Ответственность за неполную уплату взносов при занижении базы наступает в виде штрафа в размере 20% от суммы неуплаты (ст. 26.29 закона № 125-ФЗ).

Штраф платить не придется, если уточненный расчет подали до того, как узнали, что ошибку обнаружил Соцфонд, или после проведения фондом выездной проверки, не обнаружившей нарушений. Но прежде необходимо уплатить образовавшуюся недоимку и пени (п. 1.4 ст. 24 закона № 125-ФЗ).

Обратите внимание: нередко при подаче первичного отчета по взносам на «травматизм» (раздел 2 формы ЕФС-1) страхователи указывают в поле «Номер корректировки» значение «001». Это неправильно — при сдаче первичного отчета надо указывать значение «000». При подаче первого уточненного отчета проставьте «001», второго – «002» и т.д.

Подключитесь к сервису от Такском и без ограничений сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы. При наличии действующей ЭП подключитесь к сервису удаленно — это не требует посещения офиса и займет всего несколько минут. 

Читайте также: 

• Как рассчитать и оплатить больничный в 2025 году: памятка для работодателя.

• Топ-8 изменений в Трудовом кодексе с 1 марта 2025: дайджест для кадровика и бухгалтера.

• Как на УСН рассчитать НДС с аванса: инструкция для бухгалтера.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Разобрали реальные кейсы в Руководстве

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFJ7hJnk