Топ ошибок в счете-фактуре и УПД в 2025 году: когда ФНС откажет в вычете

Прежде всего, счет-фактура или УПД должен содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 5 ст. 169 НК.

Не все реквизиты из счета-фактуры одинаково важны для уменьшения НДС. Если, например, налоговая обнаружит опечатку в адресе, вычета вы не лишитесь. 

Ошибки в следующих реквизитах считаются более существенными и могут стать основанием для отказа в вычетах (п. 2 ст. 169 НК):

• Ошибки в ИНН покупателя или продавца. Налоговая идентифицирует налогоплательщиков по ИНН, поэтому в случае такой ошибки налоговики не смогут проследить цепочку контрагентов и покупатель автоматически получит отказ в налоговом вычете. При корректно указанном ИНН даже недочеты в наименовании контрагента не помешают вычету.

• Ошибки в наименовании товаров, работ, услуг. Если сведения в счете-фактуре не совпадают с актами, накладными, договорами, налоговая может посчитать, что документы не подтверждают факт совершения сделки. Аналогично, указание абстрактной номенклатуры типа «услуги по договору №...» без детализации может стать поводом для отказа в вычете, поскольку невозможно определить объект налогообложения.

• Стоимость товаров, работ, услуг с НДС и без НДС, ставка и сумма налога. Ошибки в этих реквизитах, неважно арифметические или иные — повод для отказа в вычетах. Например, если указана ставка НДС 10%, а счет-фактура выписан на реализацию товаров, облагаемых по ставке 20%, вычета у покупателя, скорее всего, не будет, а вот продавец получит доначисление налога.

Счет-фактура или УПД, как и любой документ, должны быть подписаны (п.6 ст. 169 НК). Важно как наличие подписи — ручной или электронной, так и полномочия подписанта. Если налоговая выяснит, что счет-фактура подписан лицом, не имеющим на это права, такой документ может быть признан недействительным и покупатель лишится вычета.

Также имейте в виду, что проставление факсимильной подписи на счетах-фактурах не допускается.

Еще одним важным показателем счета-фактуры или УПД является номер платежно-расчетного документа. Этот реквизит заполняется в случае получения предоплаты по договору.

Именно по этому реквизиту налоговики проверяют правомерность вычета НДС с полученного аванса. В периоде отгрузки в книге продаж отражается счет-фактура на реализацию с указанием номера платежного документа, а в книге покупок регистрируется вычет по авансовому счету-фактуре с тем же номером платежки. Если номера не совпадут, вычета можно лишиться.

Помимо реквизитов, налоговые органы проверяют счета-фактуры и УПД на достоверность.

Поддельным или фиктивным будет признан документ, который:

• выставлен несуществующим или «проблемным» контрагентом (например, фирмой-однодневкой);

• не подтверждает реальную хозяйственную операцию — то есть товары или услуги по нему фактически не передавались;

• содержит фиктивные реквизиты, подписи, несуществующую номенклатуру или суммы.

При таких обстоятельствах налоговая считает, что вычет заявлен необоснованно, даже если счет-фактура формально есть.

Также налоговики могут отказать в вычетах, если сочтут, что сделка была совершена без деловой цели, только ради налоговой выгоды (ст. 54.1 НК).

Налоговая инспекция может отказать в возврате налога и по другим основаниям, например:

• Превышение доли вычета по НДС. Доля вычетов в сумме начисленного НДС не должна превышать 89% (п. 3 приложения 2 к приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Если у налогоплательщика эта доля выше, инспекторы могут заподозрить его в применении незаконных схем и организовать проверку.

• Отсутствие оригиналов документов. Если по запросу инспектора вы не предоставили подлинники, подтверждающие право на вычет.

• Пропуск срока. Оформить вычет можно в течение 3 лет. Например, 2025 год — последний для возврата налога за 2022.

• Отсутствие права на вычет. Например, в году, за который заявлен вычет, у вас не было дохода, облагаемого НДС.

• Неверная форма декларации. Для каждого налогового периода используется свой актуальный бланк.

• Неверная инспекция. Подача декларации не по месту постоянной регистрации.

• Купленные товары, работы или услуги запланированы к использованию в деятельности, не облагаемой НДС при раздельном учете.

Отказ оформляется в виде официального уведомления, где указывается причина.

Если основанием стала ошибка в документах или другая устранимая причина, необходимо как можно быстрее внести исправления и повторно подать пакет бумаг. После этого проверка начнется заново.

Если вы считаете, что решение инспектора неправомерно, есть несколько способов защиты своих прав:

• Обжаловать отказ в самой налоговой инспекции.

• Подать жалобу в вышестоящий орган ФНС.

• Обратиться в суд с иском о неправомерном отказе.

Корректное оформление документов значительно повышает шансы на успешное получение вычета.

Чек-лист бухгалтера для проверки счета-фактуры или УПД перед заявлением вычета по НДС. Он поможет убедиться, что документ соответствует требованиям законодательства и не вызовет вопросов у налоговой при проверке.

Что нужно проверить перед тем, как подавать документы на налоговый вычет:

Общие реквизиты:

• счет-фактура или УПД оформлен по установленной форме;

• есть номер и дата документа, соответствующая дате операции;

• продавец и покупатель указаны корректно;

• присутствуют ИНН и КПП (при наличии) обеих сторон.

Проверка продавца (контрагента):

• компания или ИП зарегистрированы в ЕГРЮЛ или ЕГРИП; 

• контрагент не ликвидирован, ведет деятельность, платит налоги;

• контактные данные, адрес и реквизиты соответствуют данным в договоре;

• продавец не числится как фирма-однодневка;

• контрагент отражает сделку в своей книге продаж.

Содержание счета-фактуры:

• наименование товаров, работ, услуг указано детально, а не общими фразами; 

• стоимость и количество корректны, соответствуют договору;

• указана правильная ставка НДС; 

• суммы в документе указаны без ошибок; 

• есть подпись уполномоченного лица.

Если все пункты выполнены — вычет по такому документу можно заявлять безопасно.

Ошибки в счетах-фактурах и УПД — не только риск отказа в вычете, но и доначисления, штрафы и потеря времени на споры с налоговой. С «Онлайн-Спринтер» от компании «Такском» можно автоматизировать проверку документов, формировать декларации и сдавать отчетность прямо из программы. Все по требованиям ФНС — без ошибок и с подтверждением отправки. Сервис подходит как для ИП, так и для организаций, помогая экономить время и минимизировать риски ошибок. Для удобства пользователей «Онлайн-Спринтер» обеспечивает контроль сроков сдачи, напоминает о приближающихся датах отчетности, тем самым помогает избежать просрочек и штрафов.

Читайте также:

• Скидка по взносам на травматизм на 2026 год: когда и как подавать заявление

• Как платить авансы по налогу на прибыль в 2025 году: памятка для бухгалтера

• Как отразить заключение и прекращение договоров с физлицами в ЕФС-1: трудовой договор, ГПД

Пошаговый план перехода на ЭПД: от выбора оператора до работы водителей

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН, инструкцией по настройке подписей и МЧД, а также чек-листом для контрагентов

Внутри — акционные условия до 31 декабря 2026 акционные условия до 31.12.2026 и бесплатный тест-драйв

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFGJXFua