Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: подробный гайд для бухгалтера и бизнеса

С 1 сентября 2026 года некоторые перевозочные документы нужно будет оформлять в электронном виде. Основание — закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Обязательный переход на цифровой формат затронет несколько видов документов:

• транспортные накладные и заказы-заявки на перевозку автомобильным транспортом — п. 2 ст. 4;

• железнодорожные транспортные накладные — ст. 3;

• грузовые накладные при воздушных перевозках — ст. 2;

• экспедиторские документы, в том числе поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки — подп. «б» п. 1 ст. 1.

Отдельно власти обсуждают переход на электронные путевые листы — ЭПЛ. Сейчас документ можно оформлять на бумаге или в электронном виде, но в рамках цифровизации транспортного документооборота его также планируют перевести в обязательный электронный формат. Ожидается, что обязательные ЭПЛ начнут вводить в 2027 году. 

Для отдельных категорий продукции предусмотрены специальные  правила. С 1 сентября 2026 года при перевозке автомобильным транспортом отдельных маркируемых товаров электронный УПД нужно будет использовать вместе с электронным перевозочным документом — ЭТрН или ЭПЛ. Требование касается:

• пива и пивных напитков;

• сидра, пуаре, медовухи;

• спиртосодержащей непищевой продукции.

Основание — н п. 4 постановления Правительства от 28.11.2025 № 1944.

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН — один из основных перевозочных документов. Она подтверждает, что между сторонами заключен договор перевозки груза.

В ЭТрН указывают грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, сведения о грузе, транспортном средстве, водителе, маршруте и условиях перевозки.

Главное назначение ЭТрН — подтвердить заключение договора перевозки груза. Это следует из ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, которая с 1 сентября 2026 года будет действовать в новой редакции.

По содержанию ЭТрН похожа на привычную бумажную транспортную накладную, но оформляется не как скан и не как обычный файл PDF. Это формализованный электронный документ в XML-формате. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. В нем указано, что ЭТрН состоит из файлов обмена, которые по очереди подписывают участники перевозки.

ЭТрН оформляют через оператора информационной системы электронных перевозочных документов ИС ЭПД. Это организация, которая предоставляет сервис для оформления электронных перевозочных документов и при обмене передает их в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Такой порядок следует из постановления Правительства от 21.05.2022 № 931. ФНС ведет перечень операторов ИС ЭПД.

ЭТрН нужна не всегда. Если договор перевозки не заключается, документ не оформляют. Например, это возможно, когда покупатель забирает товар самовывозом или компания перевозит собственный груз своим транспортом между подразделениями. 

Сейчас электронные транспортные накладные можно использовать добровольно. Но с 1 сентября 2026 года цифровой формат станет обязательным (закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Новые правила касаются: 

• грузоотправителей, 

• перевозчиков, 

• грузополучателей, 

• экспедиторов, если они участвуют в оформлении перевозки. 

Переход на электронные перевозочные документы идет поэтапно.

Электронная транспортная накладная состоит из титулов. Это отдельные части документа, которые участники перевозки заполняют и подписывают по очереди.

В приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ указано, что электронная транспортная накладная включает четыре обязательных файла обмена. 

Каждый такой файл соответствует отдельному этапу перевозки: передаче груза, его приему перевозчиком, приемке у получателя и выдаче груза. 

Кроме четырех обязательных титулов, в ЭТрН есть дополнительные титулы. Их используют не в каждой перевозке, а только если нужно зафиксировать изменение условий или уточнить стоимость услуги. 

• Титулы 5 и 6 применяют, когда нужно зафиксировать итоговую стоимость перевозки и использовать ЭТрН как первичный учетный документ.

• Титул 7 — если меняется грузополучатель или адрес доставки.

• Титул 8 — при замене транспортного средства или водителя.

Электронные накладные оформляют через оператора ИС ЭПД, который передает их в ГИС ЭПД. Порядок работы с ГИС ЭПД установлен постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931.

Простая схема обмена выглядит так:

1. Грузоотправитель создает ЭТрН в учетной системе, личном кабинете или веб-интерфейсе оператора ИС ЭПД. В документ вносят сведения о грузе, сторонах перевозки, транспортном средстве, водителе, маршруте и условиях доставки.

2. Грузоотправитель подписывает свой титул электронной подписью. После этого документ через оператора ИС ЭПД становится доступен следующему участнику перевозки — перевозчику. 

3. Перевозчик принимает груз и подписывает свой титул. На этом этапе груз принят к перевозке. В зависимости от настроек сервиса часть действий может выполнять водитель через мобильное приложение, а итоговый титул подписывает уполномоченный представитель перевозчика.

4. Грузополучатель принимает груз и подписывает свой титул. Получатель подтверждает приемку груза. Если есть расхождения, повреждения или другие замечания, их нужно зафиксировать в документе.

5. Перевозчик завершает оформление ЭТрН. После выдачи груза перевозчик подписывает заключительный титул. Документооборот по перевозке считается завершенным, когда все обязательные титулы оформлены и подписаны. Участники перевозки могут отслеживать статус документа в сервисе оператора ИС ЭПД.

Если компания продолжит оформлять транспортные накладные на бумаге без законных оснований, могут возникнуть последствия.

Перевозку могут не принять без ЭТрН. По ст. 8 закона № 259-ФЗ перевозчик не принимает груз к перевозке, если на него не оформлена транспортная накладная (когда иное не предусмотрено законом или договором перевозки). После 1 сентября 2026 года по общему правилу такой накладной должна быть ЭТрН.

Перевозчику может грозить штраф за отсутствие документов. Ст. 12.3 КоАП предусматривает предупреждение или штраф 500 рублей за отсутствие у водителя документов, предусмотренных ПДД, в том числе товарно-транспортных.

Экспедиторы без регистрации не смогут полноценно работать. Экспедитор должен зарегистрироваться в системе «ГосЛог». Если этого не сделать, он может получить штраф по ст. 11.14.3 КоАП.

Штраф составляет:

• для граждан — от 3 000 до 5 000 рублей;

• для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей.

Партнеры без ЭПД могут задерживать процесс. ЭТрН подписывают несколько участников: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к оператору ИС ЭПД, не получил электронную подпись или не оформил МЧД для сотрудника, документ может «зависнуть» на этапе такого участника. Это может затормозить процесс перевозки.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать Руководство с реальными кейсами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

До 1 сентября 2026 года компаниям стоит проверить, как сейчас составляются транспортные накладные, и заранее настроить электронный обмен. 

1. Проверьте, как в компании оформляют транспортные накладные. Нужно определить, какие есть сценарии перевозок в компании. Это может быть доставка клиентам, перевозки между складами, отправка товаров в филиалы, работа со сторонними перевозчиками и экспедиторами. Для каждого сценария зафиксируйте, кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

2. Выберите оператора ИС ЭПД и заключите с ним договор. Для работы с ЭТрН компании нужно заключить соглашение с оператором. Через оператора участники будут создавать, подписывать и передавать ЭТрН, а сам оператор — направлять документы ЭТрН в ГИС ЭПД.

При выборе оператора проверьте:

• входит ли он в реестр операторов ИС ЭПД;

• поддерживает ли работу с ЭТрН;

• есть ли интеграция с учетной системой компании;

• смогут ли через него обмениваться документами ваши перевозчики, грузоотправители и грузополучатели.

3. Оформите электронные подписи и МЧД. Для работы с ЭТрН нужна электронная подпись. В ст. 18.1 закона № 259-ФЗ указано, что электронные перевозочные документы подписываются УКЭП или УНЭП физлица, сертификат которой создан в инфраструктуре Госуслуг (через «Госключ»). 

4. Проверьте готовность контрагентов. ЭТрН подписывают несколько сторон. До обязательного перехода уточните у партнеров, готовы ли они подписывать ЭТрН.

4. Подготовьте технические средства. Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать груз, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО. Также выберите подходящий тариф у мобильного оператора и убедитесь, что связь работает на маршрутах и в местах погрузки или разгрузки. 

5. Обновите договоры и внутренние инструкции. В договорах с перевозчиками, экспедиторами и клиентами закрепите порядок оформления ЭТрН, сроки подписания титулов, действия при ошибках и технических сбоях. Подготовьте инструкцию для сотрудников, которые участвуют в отгрузке, приемке и оформлении документов.

6. Проведите тестовые перевозки. До 1 сентября 2026 года лучше оформить несколько ЭТрН в тестовом режиме. Так вы проверите, корректно ли документы передаются в ГИС ЭПД и попадают в учетную систему.

Читайте также:

• Как заполнять единую упрощенную декларацию в 2026 году: новая форма, образец.

• Электронная подпись для отчетности и что изменилось с 1 апреля 2026 года.

• Как считать налог на прибыль в 2026 году: порядок и изменения.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFGcE2rm