РСВ не сошелся с банком или кассой: 10 причин расхождений и готовый текст пояснения для ФНС

Что именно проверяет ФНС

КС 2.28. Налоговая сравнивает количество сотрудников, которым начислялись выплаты, с количеством действующих ККТ. В проверку попадают кассы, у которых средняя месячная выручка за последние три месяца составила не менее 50 тыс. рублей. Для ИП-работодателя при подсчете учитывается и сам предприниматель.

КС 2.29. ФИО кассира из чека сравнивают с данными раздела 3 РСВ. Если кассир есть в чеках, но выплат этому человеку в РСВ нет, ФНС запросит пояснения.

КС 2.30. Выплаты физлицам по банковской выписке с назначением «заработная плата» или «оплата работ, услуг» сравнивают с базой по взносам. Требование возможно, если расхождение превышает 100 тыс. рублей или 50%. 

10 причин, которые не всегда означают серую зарплату

1. ИП сам работает за кассой

Предприниматель не включает себя в раздел 3 РСВ, потому что не является своим работником. При проверке по КС 2.28 ФНС должна уменьшить количество касс на одну.

Что написать: предприниматель лично обслуживает ККТ, наемные работники за данной кассой не работают.

2. Один сотрудник работает на нескольких кассах

Например, кассы находятся в разных отделах, но обслуживает их один продавец по очереди. Простое сравнение количества касс и работников этого не показывает.

Приложите график работы, должностную инструкцию и документы по открытию смен.

3. Кассы работают в разные дни или смены

Две ККТ могут использоваться поочередно: одна в будни, другая по выходным или во время выездной торговли. Это не означает, что одновременно нужны два кассира.

Приложите отчеты об открытии и закрытии смен и график сотрудника.

4. В чеке осталось имя уволенного кассира

Сотрудник уже уволился, но в настройках кассы не поменяли его ФИО. При этом фактически за кассой работал другой официально оформленный сотрудник.

В пояснении укажите, кто действительно работал, и приложите приказ об увольнении, график смен и документы по действующему сотруднику. Настройки ККТ нужно сразу исправить.

5. В ФИО кассира допущена ошибка

Причиной расхождения может стать опечатка, смена фамилии или неверные данные в кассовой программе.

Приложите документы сотрудника и поясните, что речь идет об одном и том же человеке.

6. Зарплата начислена в одном квартале, а выплачена в другом

Например, зарплату за март перечислили в апреле. Выплата попадет в банковскую выписку за полугодие, а начисление уже было отражено в РСВ за I квартал.

Приложите расчетные ведомости и платежное поручение. Покажите, в каком РСВ была учтена эта сумма.

7. Банк указал неправильное назначение платежа

В платежке написали «заработная плата», хотя перечисляли подотчетные деньги, возвращали заем или возмещали расходы сотруднику.

Приложите заявление, авансовый отчет, договор займа или другой документ, который подтверждает реальное назначение выплаты.

8. Сотруднику возместили расходы

Командировочные, документально подтвержденные расходы и некоторые компенсации не облагаются страховыми взносами. Но в банковской выписке такой платеж может выглядеть как обычная выплата физлицу.

К пояснениям приложите приказ, авансовый отчет, билеты, чеки и расчет компенсации. Необлагаемые выплаты должны быть оформлены по правилам статьи 422 НК. 

9. Физлицу перечислили арендную плату

Выплаты по договору аренды имущества не являются объектом обложения страховыми взносами. Например, организация арендует у директора автомобиль или помещение.

Приложите договор аренды, акт передачи имущества и расчет арендной платы.

10. Деньги перечислили самозанятому

Вознаграждение самозанятому не включают в РСВ, если исполнитель действительно применял НПД, выдал чек и отношения не имеют признаков трудовых. 

Приложите договор, акты, чек из приложения «Мой налог» и справку о статусе самозанятого на дату выплаты.

Готовый текст пояснений

В ответ на требование № ___ от ___ сообщаем, что расчет по страховым взносам за ___ заполнен верно.

Расхождение возникло в связи с тем, что сумма ___ рублей, перечисленная физическому лицу ___, является не заработной платой и не вознаграждением по договору выполнения работ или оказания услуг, а ___.

Указанная выплата не подлежит включению в базу по страховым взносам. Подтверждающие документы прилагаются.

Оснований для представления уточненного расчета по страховым взносам нет.

Для расхождения по кассе последнюю часть можно заменить:

ФИО ___ отражалось в кассовых чеках из-за неверных настроек ККТ. Фактически кассу обслуживал сотрудник ___, который официально трудоустроен и отражен в разделе 3 РСВ. Ошибка в настройках исправлена. Подтверждающие документы прилагаются.

Когда сдавать уточненный РСВ

Одних пояснений достаточно, если расчет составлен правильно, а расхождение связано с периодом выплаты, настройками ККТ или суммами, которые законно не облагаются взносами.

Уточненный РСВ нужен, если обнаружилось, что:

• сотрудника или исполнителя не включили в раздел 3;

• не показали облагаемое вознаграждение по договору ГПХ;

• занизили базу или сумму взносов;

• выплату ошибочно отнесли к необлагаемой.

Не стоит сдавать уточненку только ради того, чтобы закрыть требование. Сначала проверьте расчет. Если ошибки нет, объясните расхождение и приложите документы. Налоговая обязана рассмотреть представленные пояснения.

Как проверить РСВ до отправки

Чтобы не разбираться с расхождениями уже после требования, лучше заранее проверить контрольные соотношения и сверить отчет с данными 1С.

В курсе «Клерка» «Квартальная налоговая отчетность» есть отдельный раздел по РСВ: заполнение расчета в 1С и 1С:ЗУП, контрольные соотношения и порядок действий при получении требования от налоговой.

Курс входит в подписку Клерк.Школа. Вместе с ним открывается доступ еще к 80 онлайн-курсам для бухгалтеров по актуальным программам. Можно учиться непрерывно, обновлять знания по мере изменений законодательства и каждый месяц участвовать в онлайн-встречах с преподавателями, чтобы разбирать сложные вопросы на практике.