Психология для бухгалтера: как пережить отчетность без ошибок и срывов

Психологию часто относят к чему-то необязательному. Мол, бухгалтеру нужны НК, 1С и справочная система, а разговоры про стресс и личные границы можно оставить психологам и HR.

Но во время отчетности быстро становится понятно, одних профессиональных знаний недостаточно.

Если работаете второй день допоздна, одновременно отвечаете на звонки, ищете документы и пытаетесь получить подпись директора, риск ошибки заметно возрастает.

Сначала становится сложнее сосредоточиться. Потом начинает раздражать каждый звонок. К вечеру даже простая операция требует больше времени, чем обычно.

Проблема в том, что для бухгалтера усталость может дорого стоить. Поэтому состояние бухгалтера не только его личное дело. Это один из рабочих рисков компании.

Если вы закрываете период за отсутствующих коллег, уйти в отпуск прямо сейчас не получится. Значит, нужны способы снизить нагрузку внутри рабочего дня.

Вот несколько простых правил, которые можно использовать сразу.

Разделяйте день на рабочие блоки

Каждое сообщение кажется важным. Каждый звонок сбивает мысль. После этого приходится вспоминать, на какой строке вы остановились и что уже успели проверить.

Попробуйте выделить отдельные блоки времени.

Например:

• час на отчетность без почты и звонков;

• отдельное время на ответы коллегам;

• отдельный блок на проверку документов;

• конкретное время для вопросов руководителю.

Это не означает, что весь день пройдет строго по плану. Срочные задачи все равно появятся. Но даже один спокойный час без переключений может заметно снизить количество случайных ошибок.

Не оставляйте важную проверку на конец дня

К вечеру внимание снижается, а бухгалтеру часто приходится именно тогда перепроверять отчетность. Лучше перенести финальную проверку на утро. Если срок не позволяет, сделайте десятиминутный перерыв и вернитесь к отчету свежим взглядом.

Заранее определите зоны ответственности

Значительная часть стресса возникает не из-за самой отчетности, а из-за неопределенности.

Кто подпишет документы, если директор в отпуске? Кто даст данные вместо отсутствующего кадровика? До какого числа подразделения должны передать первичку? Лучше обсудить это до того, как сроки начнут гореть.

Зафиксируйте:

• кто передает данные;

• кто заменяет отсутствующего сотрудника;

• кто имеет право подписи;

• когда заканчивается прием документов;

• кому сообщать о задержке.

Это не решит все проблемы. Но вам не придется одновременно готовить отчет и выяснять, кто вообще должен принять решение.

Психологические навыки дают вполне рабочий результат

Управление нагрузкой, умение расставлять границы и спокойно обсуждать проблемы принято называть мягкими навыками.

Например, умение сказать директору: «Без этих документов отчет будет неполным» — это не разговор о чувствах. Это способ снизить профессиональный риск.

Умение не отвечать на несрочные сообщения во время проверки декларации — тоже не каприз. Это нормальная организация работы.

А способность заметить, что вы уже несколько недель плохо спите и не можете отключиться от отчетности даже дома, помогает вовремя остановиться, пока усталость не привела к серьезной ошибке.

Когда обычная усталость становится проблемой

После сложного отчетного периода чувствовать усталость нормально.

Но стоит обратить внимание на свое состояние, если:

• трудно заснуть из-за мыслей о работе;

• вы проверяете уже принятые отчеты без конкретной причины;

• начинаете срываться на коллег;

• боитесь уходить в отпуск;

• не можете передать даже простую задачу;

• обычное письмо из налоговой вызывает сильную тревогу;

• после выходных силы не возвращаются.

В такой ситуации недостаточно просто дождаться окончания отчетности. Полезно разобраться, как устроена нагрузка, где проходят границы ответственности и какие рабочие привычки постоянно забирают силы.

Где этому учиться

Профессиональных знаний бухгалтеру всегда будет мало. Меняется законодательство, обновляется 1С, появляются новые формы и требования.

Но параллельно приходится учиться работать с нагрузкой: планировать день, вести сложные разговоры, не принимать на себя чужую ответственность и вовремя замечать признаки выгорания.

Этим темам посвящен курс «Психология для бухгалтера: тайм-менеджмент, самоорганизация и борьба со стрессом».

В нем разбирают практические ситуации:

• как организовать рабочий день;

• как справляться со стрессом;

• как общаться с руководителем, коллегами и проверяющими;

• как устанавливать личные границы;

• как заметить признаки профессионального выгорания.

Курс входит в подписку Клерк.Школа. Вместе с ним открывается доступ еще к 80 онлайн-курсам для бухгалтеров по актуальным программам. Можно учиться непрерывно, обновлять знания по мере изменений законодательства и каждый месяц участвовать в онлайн-встречах с преподавателями, чтобы разбирать сложные вопросы на практике.

Хороший бухгалтер — не тот, кто работает без отдыха и никогда не испытывает стресс. А тот, кто умеет организовать работу, вовремя заметить перегрузку и сохранить внимание.