Папка безопасности главбуха: что собрать, чтобы не отвечать за решения директора

Главный бухгалтер редко работает в идеальных условиях: документы опаздывают, операции проводят срочно, электронной подписью директора пользуется бухгалтерия, а учет передают за один день.

Пока нет проверки, это кажется обычной рутиной. Но при споре значение имеют не устные договоренности, а документы. Поэтому стоит заранее собрать папку безопасности, которая отделит бухгалтерскую работу от решений руководства.

Проверьте, за что вы отвечаете по документам

Начать стоит с трудового договора и должностной инструкции.

На практике главбух может выполнять гораздо больше обязанностей, чем указано в документах. Или, наоборот, в должностной инструкции на него возложено почти все: от выбора контрагентов до контроля договоров и финансовых решений.

Важно понять:

• какие обязанности закреплены за бухгалтером;

• вправе ли он подписывать документы;

• отвечает ли за проверку контрагентов;

• кто принимает решения о заключении сделок;

• кто дает указания по отражению спорных операций;

• как оформляется несогласие бухгалтера с решением руководителя.

Именно документы помогают определить, где заканчивается зона ответственности главбуха и начинается ответственность директора.

В курсе «Ответственность главного бухгалтера коммерческого предприятия» этой теме посвящен отдельный блок. К нему приложен чек-лист для проверки трудового договора и должностной инструкции.

Не оставляйте опасные поручения устными

Главный риск возникает, когда бухгалтер предупреждает директора о проблеме, но выполняет его распоряжение без письменной фиксации.

Спорные решения — расходы без первички, операции задним числом, работа с сомнительным контрагентом — лучше оформлять служебной запиской или письмом. Достаточно указать суть операции, риски и позицию бухгалтера.

Это подтвердит, что бухгалтер выявил нарушение и предупредил руководителя.

На курсе разбирают, чем добросовестная ошибка отличается от умышленных действий, в каких ситуациях бухгалтер может стать участником налоговой схемы и как составить письменное возражение директору с готовым шаблоном служебной записки.

Разберитесь, кто на самом деле пользуется электронной подписью

Во многих компаниях электронная подпись директора хранится у главбуха. Это удобно: не нужно каждый раз ждать руководителя, чтобы отправить декларацию, подписать требование или передать документ через ЭДО.

Проблема появляется позднее, когда нужно установить, кто принял решение и отправил конкретный документ.

Если бухгалтер использует подпись руководителя без оформленных полномочий, границы ответственности становятся размытыми. Директор может заявить, что ничего не подписывал и не знал о содержании документов.

Поэтому стоит проверить:

• у кого есть доступ к электронной подписи;

• как оформлены полномочия сотрудников;

• кто согласовывает документы перед отправкой;

• сохраняются ли подтверждения такого согласования;

• что происходит при увольнении сотрудника или компрометации подписи.

Работе с электронной подписью и ЭДО в программе курса посвящен отдельный урок. Разбирают правила использования ЭП и как выстроить порядок, при котором можно восстановить цепочку принятия решений.

Заранее определите, как действовать при проверке и допросе

На проверке от главбуха часто ждут объяснений не только по учету, но и по деятельности всей компании: почему выбрали этого поставщика, кто договаривался об условиях, откуда директор знал контрагента.

Полезно заранее понимать разницу между фактами, которые известны бухгалтеру лично, и управленческими решениями руководителя. Отвечать следует только о своих действиях, документах и участии в операции.

В программу курса входят отдельные занятия о действиях при налоговой проверке, вызове на допрос в ФНС и допросе в рамках уголовного дела. Разбор ситуации, когда вопросы к компании появились и нужно правильно на них реагировать.

Не принимайте чужой учет без фиксации его состояния

Новый главбух получает базы, документы, остатки и незакрытые вопросы предыдущего сотрудника. Часто на полноценную проверку времени нет: отчетность нужно сдавать, платежи — проводить, требования — отправлять.

Если нарушения обнаружатся позже, придется устанавливать, когда именно они возникли и кто отвечал за соответствующий период.

То же правило действует при увольнении. Акт приема-передачи помогает подтвердить, какие документы и в каком состоянии бухгалтер оставил компании.

В курсе есть отдельный модуль по приему и передаче дел и готовый шаблон акта.

Что в итоге должно оказаться в папке главбуха

После такой ревизии у бухгалтера должен появиться не один универсальный документ, а комплект:

• проверенные трудовой договор и должностная инструкция;

• документы о полномочиях и использовании электронной подписи;

• порядок согласования спорных операций;

• письменные возражения и предупреждения руководителю;

• акты приема-передачи дел;

• подтверждения передачи документов и доступов;

• материалы по незавершенным проверкам и выявленным ошибкам.

Именно вокруг этих рабочих ситуаций построен курс  «Ответственность главного бухгалтера коммерческого предприятия». В программе также разбираются административная, материальная, налоговая, уголовная и субсидиарная ответственность, налоговые схемы, трудовые риски и ответственность при банкротстве.

К урокам приложены карта рисков главного бухгалтера, таблица штрафов и сроков давности, чек-лист признаков умысла и добросовестной ошибки, шаблоны документов и итоговый список документов личной защиты.

Обучение начинается 30 июля. Курс состоит из видеоуроков, конспектов, тестов и практических материалов. Проходить его можно в свободном графике в течение двух месяцев. Подробную программу курса и демо-урок смотрите здесь.