Честный знак: как работает маркировка и что должен контролировать бухгалтер

Что нужно проверить в первую очередь

Какие товары подлежат маркировке

Проверять следует не только коммерческое название товара, но и его характеристики, назначение, упаковку, код ТН ВЭД ЕАЭС и код ОКПД2.

Внешне похожие товары могут относиться к разным товарным группам и подпадать под разные сроки маркировки. По каждой позиции нужно определить:

• обязателен ли код маркировки;

• кто должен его наносить;

• разрешена ли продажа ранее произведенных немаркированных остатков;

• какие сведения нужно передавать при приемке и отгрузке;

• какой формат учета применяется;

• действует ли разрешительный режим на кассе.

Актуальные сроки лучше проверять по календарю и разделам отдельных товарных групп на официальном сайте «Честного знака». Перечень маркируемой продукции продолжает расширяться.

Настроен ли электронный документооборот

При передаче маркированных товаров между организациями сведения об обороте во многих товарных группах передаются через ЭДО с помощью универсального передаточного документа.

Оператор ЭДО направляет сведения из документа в систему маркировки. После обработки УПД товар отражается на балансе получателя в ГИС МТ.

При этом применяются два основных формата учета.

Объемно-сортовой учет — в документе указываются код товара GTIN и количество продукции. Перечислять каждый код Data Matrix не требуется.

Поэкземплярный учет — в УПД передаются конкретные коды каждой единицы товара.

Какой формат использовать, зависит от товарной группы и даты производства или ввода продукции в оборот. Например, для упакованной воды правила объемно-сортового учета предусматривают передачу GTIN и количества товара без серийных номеров отдельных упаковок.

Определены ли ответственные сотрудники

Фраза «маркировкой занимается склад» не описывает реальный процесс.

В работе участвуют несколько подразделений, необходимо письменно определить, кто отвечает за каждый этап. Без такого распределения ошибка может возникнуть на складе, обнаружиться в бухгалтерии, а исправлять ее будет некому.

Как проходит маркированный товар: пять основных этапов

Этап 1. На товар наносят код

Производитель или импортер заказывает коды и наносит средства идентификации на товар, упаковку, этикетку или ярлык. Обычно используется двумерный код Data Matrix. Как правило, он позволяет идентифицировать конкретную единицу продукции.

Бухгалтеру важно понимать, наличие изображения кода на упаковке еще не означает, что товар правильно введен в оборот и готов к продаже.

Этап 2. Товар вводят в оборот

После нанесения кодов участник передает в систему сведения о вводе продукции в оборот. Основание ввода может различаться:

• производство в России;

• импорт из стран ЕАЭС;

• импорт из других государств;

• маркировка остатков;

• перемаркировка.

После успешной обработки документа коды получают соответствующий статус в системе.

Этап 3. Товар передают покупателю

При оптовой поставке продавец формирует электронный УПД. В зависимости от действующего формата в документ включаются конкретные коды или GTIN и количество товара.

Получение товара на склад и его приемка в «Честном знаке» — не одно и то же. Товар может физически находиться у организации, но продолжать числиться в системе за поставщиком, если УПД не отправлен, не подписан или отклонен.

Этап 4. Товар выводят из оборота

При розничной продаже код сканируется на кассе и включается в кассовый чек. Сведения о выбытии передаются через оператора фискальных данных.

На бумажном кассовом чеке маркированная позиция обозначается символом «М», а в электронной версии передается код товара.

Для многих товарных групп действует разрешительный режим. До продажи система проверяет код и может запретить операцию.

С 28 декабря 2025 года продавцы маркированных товаров через кассу должны применять ТС ПИоТ — техническое средство получения информации о товаре. Оно обеспечивает взаимодействие кассового программного обеспечения с системой маркировки и участвует в проверке кодов. Порядок передачи сведений необходимо проверять по конкретной товарной группе.

Этап 5. Операцию отражают в учете

После поступления, продажи, возврата или списания необходимо проверить, что операция согласованно отражена:

• в бухгалтерской программе;

• в складском учете;

• в первичных документах;

• в ЭДО;

• в ГИС МТ;

• при розничной продаже — в кассовом чеке.

Это не означает, что остатки во всех системах всегда должны буквально совпадать. Например, при объемно-сортовом учете система может хранить количество товара по GTIN, а не перечень конкретных кодов.

Что бухгалтер должен контролировать постоянно

Бухгалтеру важно видеть не отдельные технические действия, а весь процесс. Минимальный контроль включает:

• актуальный перечень маркируемых товаров;

• правильность УПД;

• статус обработки документов;

• своевременную приемку товара;

• корректность возвратов и списаний;

• соответствие данных учета фактическому движению;

• отсутствие необработанных документов;

• назначение ответственных;

• своевременное обновление программ.

Бухгалтер не обязан заменять кладовщика, кассира и технического специалиста. Но именно он часто первым замечает, что хозяйственная операция отражена только в одной части системы.

Где разобраться в маркировке без лишней теории

В реальной работе маркировка не существует сама по себе, она связана с приемкой товаров, УПД, ЭДО, онлайн-кассами, возвратами, инвентаризацией и отражением операций в 1С.

Если бухгалтер отвечает за торговую компанию, недостаточно знать, где проверить статус кода. Нужно понимать всю цепочку учета и уметь найти ошибку независимо от того, возникла она на складе, в документах, на кассе или в учетной программе.

Этому посвящен курс повышения квалификации «Главный бухгалтер в торговле». В программе разбираются:

• работа с «Честным знаком», ЭДО и прослеживаемыми товарами;

• поступление, реализация и возврат товаров;

• онлайн-кассы и эквайринг;

• инвентаризация и товарные потери;

• учет операций в 1С:Бухгалтерии 8.3;

• торговля через интернет-магазины и маркетплейсы;

• бухгалтерский и налоговый учет торговой организации.

В курсе есть практические задания, тренажеры, тесты, материалы для работы и возможность задавать вопросы преподавателям по своим ситуациям. 

После обучения и итоговой аттестации вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации на 120 академических часов. Сведения о документе вносятся в государственный реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора, работодатель сможет проверить его подлинность. Обучение проводится на основании государственной образовательной лицензии.