Передайте свои полномочия другому сотруднику
Если вы единственный бухгалтер в компании, передать свои функции другому сотруднику, скорее всего, не получится. Тогда придется до отпуска закрыть все срочные задачи и максимально разобраться с текучкой. Но возможно, что и на отдыхе вас будут тревожить по разным текущим вопросам.
Если же у вас есть коллеги или сотрудники в подчинении, на время своего отдыха распределите полномочия между ними:
При наличии заместителя главного бухгалтера, в должностной инструкции которого есть условие об исполнении обязанности главбуха в его отсутствие, издавать приказ о передаче дел не нужно. Не требуется и дополнительное соглашение к трудовому договору, так как такая работа не выходит за рамки обязанностей заместителя и не требует доплаты (письмо Минтруда от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682).
При отсутствии заместителя, возложите свои полномочия на другого сотрудника бухгалтерии — с его письменного согласия. В этом случае будет иметь место исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Компания должна подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору с соответствующей доплатой на период отпуска бухгалтера (ст. 60.2, 151 ТК). Кроме этого подготовьте приказ о передаче этому сотруднику полномочий и права подписи документов на период отпуска. В приказе укажите срок, на который передаются полномочия. Подписывает приказ руководитель компании.
Если необходимо — оформите заранее карточку подписей в банке на временного исполнителя ваших обязанностей, или передайте ему электронный ключ подписи, чтобы в ваше отсутствие компания могла оплачивать счета, отправляя платежные поручения.
Единственному бухгалтеру компании сложно совсем забыть о делах даже в отпуске. Но 1С:Фреш от Ю-Софт позволяет работать в 1С из любой точки мира! Это круглосуточный доступ через интернет с любого устройства, без необходимости покупки серверов или отдельных программ. Автоматические обновления избавляют от расходов на сопровождение. Экономия на оборудовании и ПО — минимум 170 000 рублей.
Проинформируйте коллег о своем отсутствии
Если вы трудитесь в относительно большом коллективе, сообщите всем коллегам об уходе в отпуск, указав даты своего отсутствия, а также укажите должность, ФИО и контакты того, кто в этот период будет вас замещать, чтобы сотрудники знали к кому обращаться при необходимости.
Это можно сделать рассылкой по электронной почте или в мессенджере, который используется в вашей компании для коммуникации между сотрудниками и подразделениями.
При необходимости письмом в свободной форме известите о своем временном отсутствии контрагентов.
Подготовьте инструкции для подчиненных
Перед уходом в отпуск желательно составить для сотрудников бухгалтерии письменную инструкцию по различным вопросам. Например, о том, какие платежи нужно сделать в первую очередь или в определенные сроки, какие документы необходимо запросить у контрагентов, что делать при поступлении требований из ИФНС и т.п.
Такие «напоминалки» можно составить отдельно для каждого бухгалтера в пределах его обязанностей, либо сделать один документ с указанием, к сведению каких сотрудников бухгалтерии относится тот или иной пункт.
Обязательно поручите сотрудникам регулярно проверять входящие сообщения от ИФНС и СФР, поступающие по ТКС. Если придет запрос или требование, на него необходимо реагировать в сжатые сроки. Например, на дачу пояснений налоговикам отведено всего пять рабочих дней, и вы можете просто не успеть вернуться из отпуска до истечения этого срока.
Проведите инвентаризацию кассы
Если совмещаете свои функции с обязанностями кассира, являясь материально ответственным лицом, перед отпуском проведите инвентаризацию наличных в кассе.
Инвентаризация при смене материально-ответственного лица обязательна — это требование ФСБУ 28/2023 (пп. «в» п. 15 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»).
Итоги инвентаризации оформите актом унифицированной формы ИНВ-15.
С замещающим вас сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Сдайте отчетность
Если на период отпуска приходятся сроки сдачи деклараций, расчетов или уведомлений о начислениях, по возможности подготовьте и сдайте их заранее. Но помните, что делать это раньше, чем завершился отчетный период, нельзя.
Если вместо вас остается замещающий сотрудник, поручите представление отчетности ему, а по возвращении проконтролируйте, не нарушены ли сроки сдачи.
Даже в отпуске при необходимости можно вести учет и сдавать отчетность через интернет с 1С:Фреш от Ю-Софт. Программа позволяет работать в привычном интерфейсе без траты времени на обучение и адаптацию. А если возникнут вопросы по 1С и бухгалтерии, эксперты Ю-Софт помогут в любое время.
Уплатите налоги
Позаботьтесь о том, чтобы на едином налоговом счете в ваше отсутствие было достаточно средств для погашения обязательств по налогам и страховым взносам, срок уплаты которых приходится на ваш отпуск.
Это поможет избежать недоимок, начисления пеней и штрафов.
Определитесь с выплатой зарплаты и отпускных
Зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца — в день, установленный локальным актом работодателя (ст. 136 ТК). Перед своим отпуском проверьте, совпадает ли его период с числами месяца, в которые выдается зарплата сотрудникам.
Дело в том, что согласно трудовому законодательству, выдать зарплату сотрудникам заранее можно только в случае совпадения установленной даты с нерабочим праздничным или выходным днем — тогда выплата делается накануне. Отпуск бухгалтера не является причиной для переноса срока выплаты на более ранний или поздний период — в этом случае будет нарушен интервал между зарплатными платежами, который должен составлять полмесяца.
При наличии бухгалтера по зарплате или иного замещающего сотрудника проблем с выплатами быть не должно.
Но если вы единственный бухгалтер, вам нужно определиться — либо ваш отпуск должен приходиться на период между выплатами аванса и зарплаты за вторую половину месяца, либо, находясь в отпуске, придется «выходить на работу» в удаленном режиме, чтобы в срок рассчитать и выплатить зарплату.
Что касается отпускных — их можно выплачивать не позднее чем за три дня до начала отпуска. При этом ограничений для более ранней выплаты нет.
Работнику, отпуск которого начинается позже вашего, но в том же месяце, вы можете рассчитать и выплатить отпускные до начала своего отдыха. Если же отпуск сотрудника начнется в следующем месяце, не всегда можно заранее правильно определить его средний заработок для отпускных, поэтому есть риск, что после вашего возвращения на работу придется сделать перерасчет.
Неважно, где вы проводите свой отпуск — с 1С:Фреш от Ю-Софт вы сможете решать срочные вопросы без привязки к офису. В программе только актуальные формы документов — предусмотрены автоматические обновления. А если возникнут вопросы по 1С или учету, эксперты Ю-Софт помогут разобраться и предложат решение.
Получите 4 000 ₽ за переход на 1С:Фреш с Ю-Софт!
Работайте в 1С из любой точки мира. Тестируйте 1С:Фреш 30 дней бесплатно, получайте 4 000 ₽ за перевод каждого клиента и 5% кэшбэка на личный счёт со всех их покупок!
Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:
Читайте также:
Налоги, страховые взносы и отчетность по сотрудникам в 2025 году: шпаргалка для бухгалтера.
В какие сроки отвечать на требование налоговой в 2025 году, чтобы не получить штраф.
Счет-фактура при НДС на УСН: 10 полезных советов для упрощенцев.
Реклама: ООО «Ю-Софт Старт», ИНН 7726429561, erid: 2W5zFJ4KVR2
Начать дискуссию