Как система КЭДО автоматизирует рутинные задачи
Система кадрового электронного документооборота — это в первую очередь надежный помощник для специалистов отдела кадров. Наряду с преимуществами, которые получает от внедрения КЭДО бизнес в целом (о них мы расскажем дальше), такая система упрощает выполнение ежедневных обязанностей. Перечислим несколько основных профессиональных возможностей КЭДО.
Перевод кадровых документов в электронный вид
По действующим правилам практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид. Есть лишь несколько документов, для которых обязательна бумажная форма — это приказ или распоряжение об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы по прохождению инструктажа по охране труда.
Почему перевод кадровых документов в электронный вид — это удобно для всех сторон?
Специалист отдела кадров может только один раз разместить электронный документ в системе, причем на нужную группу сотрудников (отдел, вся компания и т. д.) или для сотрудника, работающего на конкретной должности. После размещения все, кто имеет доступ к документу, могут ознакомиться с ним и подписать его электронной подписью.
Если на работу будет принят новый сотрудник (или переведен из другого подразделения), он также получит доступ ко всей кадровой документации в автоматическом режиме.
Обратите внимание: система КЭДО предоставляет возможность выгрузки листов ознакомления. Можно скачать лист ознакомления как по конкретному сотруднику, так и по выбранному локальному акту.
Документооборот без бумаги
Система кадрового электронного документооборота для вашей компании
Создание шаблонов кадровых документов
Система КЭДО позволяет использовать стандартные шаблоны кадровых документов, которые кадровики используют в своей учетной системе, и загружать дополнительные печатные формы, учитывающие специфику компании, например работу в районах Крайнего Севера. Это касается тех документов, которые формируются пользователями самостоятельно, — служебных записок, заявлений на отпуск и т. д.
Важный плюс — возможность задать такие настройки при загрузке шаблона, с которыми часть полей будет заполнена автоматически. Это позволяет сократить количество ошибок при создании документа сотрудником и значительно ускорить весь процесс.
Еще одна полезная опция — специальная настройка заявок, по которым создаются шаблоны. Доступ к ним могут получать как все сотрудники компании, так и только определенная категория — например, исключительно сотрудники одного подразделения.
Избавление от рутины
Рутинные задачи отнимают массу времени, которое кадровик мог бы потратить с большей пользой. КЭДО помогает избавиться от рутины по многим кадровым вопросам.
Распространенный пример — перевод графика отпусков в электронный вид. От кадровика здесь потребуется только настроить автоматическую рассылку уведомлений сотрудникам, и система сама предупредит каждого о предстоящем отпуске по графику. Сотруднику останется только подтвердить отпуск или сообщить о переносе. Причем все это также происходит онлайн.
Еще одна задача, которая традиционно отнимает немало времени, — массовое ознакомление с приказами. С КЭДО этот вопрос решается буквально в один клик, причем каждому сотруднику автоматически отправляется приказ с его данными.
Интеграция КЭДО с учетной системой компании
Наличие у поставщика готовой полнофункциональной интеграции, например с 1С:ЗУП, Битрикс24 или БОСС-Кадровик, — серьезное преимущество. В этом случае кадровик сможет формировать кадровые документы, предположим в 1С-ЗУП, непосредственно из созданной сотрудником заявки в системе КЭДО. А некоторые системы КЭДО создают документы автоматически на основе заявки сотрудника и направляют их на согласование специалисту отдела кадров.
Сделать работу еще более удобной помогает возможность отправки созданных в 1С кадровых документов сотрудникам. Например, нужно отправить им расчетные листки. При наличии интеграции это делается сразу из 1С-ЗУП. Отправку можно настроить так, чтобы работники получали листки два раза в месяц — и для заработной платы, и для аванса.
Автоматизация приема на работу
Система КЭДО позволяет автоматизировать процесс приема на работу нового сотрудника. Кадровику достаточно лишь выбрать подходящую анкету из готовых шаблонов и направить ее кандидату для заполнения. После того как работодатель проверит анкету, в 1С-ЗУП автоматически заполняется карточка нового физического лица. Специалист отдела кадров оформляет сотрудника в несколько кликов.
Система КЭДО VK HR Tek поможет трудоустроить нового сотрудника онлайн всего за пять минут. Система отправит оффер после проверки со стороны собственной безопасности, автоматически распознает личные документы, которые подгрузил для оформления кандидат, а кадровику останется только проверить их.
Как КЭДО помогает бизнесу
Как показывает практика, внедрение системы КЭДО не только упрощает работу кадровой службы, но и повышает эффективность бизнеса в целом, помогает уменьшить расходы. Вот семь преимуществ КЭДО для бизнеса:
Кадровики выполняют задачи гораздо быстрее. Внедрение КЭДО избавляет сотрудников кадровой службы от рутины и повышает скорость обработки документации. Как правило, скорость возрастает более чем в два раза.
Система напоминает о дедлайнах. Пользователи системы КЭДО могут самостоятельно указывать дедлайны для каждого этапа работы с документом, после чего сотрудникам будут направляться уведомления об их приближении. Напоминания могут приходить на электронную почту, в СМС-сообщениях или в мессенджерах.
Гарантируется сохранность кадровой документации. С КЭДО потерять документы практически невозможно. Документы в электронной форме хранятся одновременно на нескольких серверах, а операторы используют отечественное программное обеспечение (при условии, что вы выбрали надежного оператора).
Риск случайного удаления документа сотрудником отсутствует, поскольку система просто не предоставляет такой возможности.
Действия каждого сотрудника фиксируются. Система КЭДО позволяет пошагово просмотреть все действия пользователей, а также маршруты движения каждой заявки или документа. При необходимости можно посмотреть, кто согласовал или отклонил определенную заявку.
Исключается возможность подписания прошедшей датой. Благодаря автоматической фиксации даты и времени создания и подписания документа возможные злоупотребления со стороны сотрудников пресекаются.
Минимизируется риск наложения штрафов. Опыт компаний, уже успешно работающих с системой КЭДО, показывает, что количество штрафов от трудовой инспекции после ее внедрения снижается. Как это возможно? При использовании КЭДО кадровики видят, что кто-то из сотрудников не подписал документ в срок.
Предположим, сотрудника компании перевели на должность, которая предусматривает командировки. В этом случае его нужно обязательно ознакомить с положением о командировках: при отсутствии подписи сотрудника трудовая инспекция вправе наложить штраф.
КЭДО помогает экономить на бумаге. Безбумажный документооборот, помимо всех преимуществ, — это экономия. Компаниям, внедрившим КЭДО, удается снизить затраты на ведение кадрового документооборота до 80%.
При переходе на КЭДО клиентоориентированные поставщики предоставляют готовые преднастроенные процессы — график отпусков, создание трудового договора, запрос справок и другие. В преднастроенных процессах — а это всегда самые распространенные кадровые задачи — уже прописаны маршрут документа, роли и другие значимые параметры. Такой подход помогает не упустить важные моменты.
VK HR Tek — это кадровый документооборот без бумаги. Узнать больше о возможностях сервиса и переходе на КЭДО вы можете на сайте VK HR Tek.
Документооборот без бумаги
Система кадрового электронного документооборота для вашей компании
Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7714415613, erid: 2W5zFGXUZmJ
Начать дискуссию