Как работает КЭДО
С классическим бумажным документооборотом мы давно и хорошо знакомы: горы бумаг, бесконечные поиски документов, а нередко и потеря важной документации в самый неподходящий момент. О том, сколько времени занимает, например, подписание кадровых документов дистанционными сотрудниками, говорить не приходится: зачастую это даже не дни, а недели. И плюсом дополнительные расходы на курьерские услуги.
Такой подход несовместим с новой реальностью. Замедление бизнес-процессов, беспорядок в документах и неоправданные траты — то, что сегодня бизнес никак не может себе позволить. К счастью, уже на протяжении нескольких лет компаниям разрешено вести кадровое делопроизводство в «безбумажном» виде.
Итак, система КЭДО позволяет создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде, а также обмениваться документацией онлайн. Распечатывать, отправлять на подпись, а затем хранить на протяжении нескольких лет в бумажном архиве большинство документов больше не нужно. На практике это выглядит следующим образом:
Сотрудник кадровой службы создает новый документ в системе КЭДО.
Документ пересылается другому сотруднику или в другой отдел.
Получатель знакомится с документом и подписывает его.
После подписания документ перемещают на хранение в электронный архив.
Если даже через несколько лет кому-то из сотрудников компании потребуется этот документ, пересматривать множество папок с бумагами не придется: поиск в электронном архиве занимает несколько минут.
Конечно, мы рассмотрели самый простой пример: с использованием системы КЭДО можно совершать гораздо более сложные операции. По кадровому документообороту перевести в электронный формат возможно 99% процессов. В КЭДО работают с такими документами как приказы, заявления, договоры, положения компании и ПВТР.
Для подписания применяется электронная цифровая подпись, благодаря чему по своей юридической силе документы идентичны бумажным экземплярам.
Но не забывайте об исключениях: некоторые документы законодательство все-таки обязывает оформлять на бумаге. Среди них — приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда, а также акты о несчастных случаях.
Почему вашей компании нужно перейти на КЭДО
Ведение электронного документооборота — не обязанность, а право компании. Но те, кто внедрил в свою деятельность КЭДО, уже смогли в полной мере оценить все преимущества такого решения.
Сохраняются связи между документами
Многие кадровые процессы предполагают подготовку пакетов документов. Предположим, работник компании решил взять отпуск без сохранения заработной платы. Сначала сам сотрудник пишет заявление, затем, если работодатель согласен предоставить отпуск, издается приказ. После этого сотруднику предстоит ознакомиться с приказом и поставить свою подпись.
Издание приказа без заявления влечет за собой штраф для работодателя, а наличие заявления без приказа не позволяет работнику уйти в отпуск. При переходе компании на КЭДО вероятность, что какой-то из документов затеряется, будет подписан несвоевременно или не подписан вообще, практически отсутствует.
Внедрение системы КЭДО VK HR Tek от VK Tech позволяет сделать все кадровые процессы максимально прозрачными. Вернемся к примеру с отпуском: созданное работником заявление автоматически отправляется в отдел кадров. И если кадровик в установленный срок не подготовит приказ, то система отправит ему напоминание. Благодаря этому исключаются случаи, когда о документе просто забыли.
Гарантируется сохранность документации
После подписания документы отправляются в электронный архив, который обеспечивает надежную защиту всей документации. Так, в системе КЭДО VK HR Tek предусмотрено хранение данных на нескольких серверах (причем серверы располагаются в РФ), а для входа используется двухфакторная аутентификация.
Риск случайного удаления документа отсутствует, так как для этого пользователю должны быть предоставлены соответствующие права.
Соблюдаются все сроки
При бумажном документообороте часто не удается подписать документы в установленный срок, так как многие сотрудники работают дистанционно, кто-то может уйти на больничный или забыть о подписании. Это замедляет работу как самой кадровой службы, так и других подразделений.
Поскольку бумажный документооборот позволяет подписывать документы задним числом, некоторые сотрудники не слишком ответственно относятся к соблюдению сроков. Но в случае проверки организации ей может быть назначен штраф.
Внедрение системы КЭДО исключает оформление документов задним числом за счет использования электронной подписи. Фальсифицировать такую подпись не удастся: и дата, и время подписания документа проставляются автоматически. А не забыть о документе помогает настройка дедлайнов и уведомлений.
Напоминания могут отправляться в мессенджерах, СМС-сообщениях и по электронной почте. И чем ближе будет наступление срока, тем чаще работник получает сообщения с напоминанием.
Минимизируется риск нарушения законодательства
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может столкнуться не только со штрафами, но и с судебными разбирательствами. Причем размеры штрафов могут быть существенными и достигают 200 тыс. рублей.
Обращение сотрудников в суд также приводит к серьезным убыткам. В судебной практике есть немало примеров, когда, например, из-за беспорядка в документации работник не получил премию, и суд обязал работодателя перечислить сумму, в несколько раз превышающую ее размер. К тому же любые судебные разбирательства негативно сказываются на репутации компании.
Документооборот без бумаги
Система кадрового электронного документооборота для вашей компании
Упрощается процесс поиска и хранения информации
Хранить кадровые документы нужно на протяжении длительного времени — от трех до 50 лет, а некоторые постоянно. При бумажном документообороте вся документация обязательно распечатывается, подшивается в папки, нумеруется и отправляется в архив. И когда возникает необходимость найти какой-то документ, предстоит или заниматься поисками самостоятельно, или запрашивать его в архиве: и тот, и другой вариант — это долго и неудобно.
Если компания использует систему КЭДО, таких проблем не будет. Для поиска нужного документа достаточно просто зайти в систему и найти его в электронном архиве. Процесс занимает буквально несколько минут.
Работа с удаленными сотрудниками больше не вызывает проблем
Наряду с перечисленными преимуществами система КЭДО способна сделать работу с дистанционными сотрудниками более удобной. Вне зависимости от режима работы, каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, обязан подписывать все кадровые документы.
Но когда работник не может лично приезжать в офис или вообще находится в другом городе, бумажные документы необходимо отправлять почтой или с курьером, а затем ждать возврата подписанных бумаг.
Система КЭДО эффективно решает и эту задачу. Для подписания дистанционному работнику достаточно зайти в систему и поставить свою ЭП.
КЭДО VK HR Tek: почему это удобно
Принцип работы систем КЭДО в целом идентичен. Пользователям сервиса VK HR Tek доступны все «базовые» опции, но есть и ряд дополнительных возможностей, которые способны сделать работу с кадровыми документами еще более комфортной как для самих кадровиков, так и для всего персонала компании:
Выпуск подписи за минуту. Еще одна особенность сервиса VK HR Tek — быстрый выпуск электронной подписи: она выпускается онлайн без посещения удостоверяющего центра. Генерация усиленной неквалифицированной ЭП займет всего минуту
Удобный ЛК. И кадровикам, и работникам предоставляется доступ к личному кабинету: благодаря понятному интерфейсу работа в системе не вызывает никаких сложностей.
Приложение для персонала. После установки мобильного приложения работники могут создавать и подписывать документы со своих смартфонов, причем сделать это можно в любой момент.
Настройка процессов под потребности компании. В системе КЭДО VK HR предусмотрена возможность кастомизации процессов. Благодаря этому каждая компания может настроить их под свою специфику и потребности.
Интеграция с учетными системами. VK HR Tek интегрируется с учетными системами, которые уже используются в компании.
А еще система КЭДО VK HR Tek позволяет перевести процесс найма новых сотрудников в автоматический режим. Система КЭДО самостоятельно направляет оффер тем претендентам, которые успешно прошли проверку.
Готовы повысить эффективность работы кадровой службы и избавиться от лишних расходов? Начните работу с КЭДО VK HR: это 73% экономии рабочего времени, 0% риска потери документов и 99% онлайн-операций в кадровом делопроизводстве.
Читайте также:
Как КЭДО помогает компаниям работать эффективнее: кейсы VK HR Tek.
Почта для бизнеса: какие проблемы решают корпоративные ящики.
Документооборот без бумаги
Система кадрового электронного документооборота для вашей компании
Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7714415613, erid: 2W5zFJ4NU5v
Начать дискуссию