Как в пару кликов оформлять авансовые отчеты, расчетные листки и заявки на путевые листы

Система КЭДО VK HR Tek упрощает взаимодействие между сотрудниками. Она позволяет:

Быстро создавать кадровые документы. Например, автоматически заполняет поля приказа данными сотрудника, что помогает избежать ошибок при составлении документа. 

Автоматизировать прием сотрудника на работу. Соискатель заполняет, подписывает и загружает сканы паспорта, СНИЛС и ИНН в личный кабинет кандидата, а специалист отдела кадров или другие сотрудники согласовывают его кандидатуру и оформляют нужную документацию. Карточка нового физического лица создается и заполняется в 1С-ЗУП автоматически.

Подписывать документы электронной подписью. Каждому сотруднику выдается УНЭП, с помощью которой он подписывает кадровые документы. С электронной подписью они равнозначны бумажным. В системе можно подписывать сразу несколько документов и скачивать их.

Знакомить сотрудников с локальными нормативными актами. Решение позволяет размещать и хранить ЛНА, автоматически напоминает персоналу о необходимости изучить документы. Так, система КЭДО помогает избежать нарушений: ознакомление всех сотрудников с ЛНА — требование трудового законодательства.

Настраивать маршруты согласования документов. VK HR Tek позволяет быстро согласовывать документы со всеми ответственными лицами. Процесс прозрачен и не требует лишних действий.

Чтобы настроить его, в системе КЭДО нужно сформировать организационную структуру. Это иерархическое древо, где видно, какое подразделение какому подчиняется. С ее помощью легко автоматизировать процесс согласования документов.

Планировать и согласовывать отпуска. Вести график отпусков, избегать пересечений и учитывать неиспользованные дни — трудоемкая задача для кадрового специалиста. Система КЭДО автоматизирует этот процесс, а также подачу заявлений на отпуск и их согласование.

VK HR Tek позволяет не только перевести кадровые процессы в цифровой вид, но и подключить личные кабинеты для руководителей, сотрудников и специалистов отдела кадров. Вы можете работать со всеми документами и заявлениями в одном окне — переключаться между программами не придется. Также в системе можно вести некоторые бухгалтерские процессы.

Документооборот без бумаги

Система кадрового электронного документооборота для вашей компании

Записаться на демо

VK HR Tek автоматизирует не только работу с кадровыми документами. Рассказываем о трех процессах, которые наиболее часто используют наши клиенты в системе КЭДО. 

При выплате зарплаты работодатель обязан уведомлять каждого сотрудника в письменной форме о ее составных частях и прочих выплатах (ч. 1 ст. 136 ТК). Это уведомление оформляют в виде расчетного листка, который нужно выдавать работнику в электронной форме или на бумаге. Обычно это трудоемкий процесс, особенно в крупных компаниях с большим количеством персонала.

В бухгалтерском учете путевые листы нужны, чтобы корректно списать затраты на покупку ГСМ и начислить зарплату водителям. В налоговом учете они служат первичными документами, которые подтверждают расходы на топливо для целей налогообложения. 

Если у компании большой автопарк, бухгалтеру приходится тратить много времени, чтобы проконтролировать заполнение путевых листов, рассчитать ГСМ по нормам расхода и внести эту информацию в 1С.

С помощью VK HR Tek процесс становится проще:

• Сотрудники самостоятельно создают заявку на путевой лист в личном кабинете системы КЭДО. Они заполняют данные отправления, назначения и другие поля. Можно скопировать данные из предыдущего путевого листа, чтобы сэкономить время.

• Печатную форму путевого листа подписывает уполномоченный сотрудник.

• В системе КЭДО заявка проходит по настроенному маршруту — в процессе ее согласовывают ответственные.

• После согласования данные из заявки автоматически переносятся в систему 1С, где на их основе создается путевой лист. 

Нередко бухгалтеру сложно собрать все документы от сотрудников после командировки. Приносят не все чеки, долго оформляют авансовый отчет, о котором приходится несколько раз напоминать. В итоге бухгалтерия не может своевременно отразить расходы в учетной программе.

С VK HR Tek оформлять авансовые отчеты гораздо удобнее:

• Сотрудник загружает чеки и другие подтверждающие документы непосредственно в систему КЭДО — они не задерживаются и не теряются.

• Чеки проверяются в ФНС. Это позволяет убедиться, что они корректны и соответствуют требованиям налогового учета.

• После проверки документы проходят согласование. На их основе автоматически создается авансовый отчет в 1С, бухгалтеру не нужно вводить данные вручную.

• Печатную форму проверенного и проведенного авансового отчета можно отправить в ту же заявку в КЭДО на подписание.

Решение гибкое. Вы можете быстро запустить систему КЭДО в формате SaaS — тогда платформа размещается в облаке. Не нужно устанавливать ПО, тратить время и ресурсы на обслуживание серверного оборудования. Для компаний, которые хранят большие объемы данных, подойдет решение On-Premises. Система развертывается в вашей инфраструктуре: вы можете настроить ее по индивидуальным требованиям и внедрять свои протоколы безопасности.

Запишитесь на демонстрацию, чтобы оценить все возможности сервиса и получить подходящее вам решение.

Читайте также:

• Как КЭДО упрощает работу кадровика: возможности и преимущества.

• Чем корпоративный мессенджер отличается от обычных.

• Почта для бизнеса: какие проблемы решают корпоративные ящики.

Документооборот без бумаги

Система кадрового электронного документооборота для вашей компании

Записаться на демо

Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7714415613, erid: 2W5zFG27cWc